Посмотрите внимательно на список дел риелтора:
1. Звонить по Базе и находить собственников,
2. Заниматься разработкой рекламы, чтобы обеспечить поток клиентов,
3. Размещать рекламу,
4. Принимать первичные звонки,
5. Делать исходящие мотивационные звонки,
6. Искать Базы недвижимости,
7. Подключать Базы недвижимости,
8. Выставлять объекты в рекламу,
9. Искать по Базе объекты,
10. Встречаться с собственниками и клиентами,
11. Подписывать договоры с клиентами,
12. Проводить показы, просмотры,
13. Договариваться и разрабатывать схему сделки,
14. Собирать и проверять документы,
15. Принимать аванс,
16. Договариваться с банком,
17. Проводить сделку,
18. Регистрировать сделку,
19. Завершать сделку.
А теперь давайте посмотрим на этот впечатляюще длинный список и разделим дела на две колонки. В одну поместим те, которые непосредственно приводят брокера по недвижимости к достижению цели, а во вторую — те, которые можно поручить коллеге.
Получается, что только 30 % дел приводят вас к прибыли и, главное, не могут произойти БЕЗ ВАШЕГО НЕПОСРЕДСТВЕННОГО УЧАСТИЯ. Задачи из правой колонки необходимо делегировать коллегам, а их исполнение поставить на контроль.
1. Звонить по Базе и находить собственников — CALL-Центр,
2. Заниматься разработкой рекламы, чтобы обеспечить поток клиентов — Рекламная служба,
3. Размещать рекламу — Рекламная служба,
4. Принимать первичные звонки — CALL-Центр,
5. Искать Базы недвижимости — Рекламная служба,
6. Подключать Базы недвижимости — Рекламная служба,
7. Выставлять объекты в рекламу — Рекламная служба,
9. Договариваться и разрабатывать схему сделки — Юрист,
10. Собирать и проверять документы — Юрист,
11. Договариваться с Банком — Юрист,
12. Проводить сделку — Юрист,
13. Регистрировать сделку — Юрист.
И снова теперь посмотрим на дела из левой колонки:
1. Делать исходящие мотивационные звонки (!),
2. Искать по Базе объекты,
3. Встречаться с собственниками и клиентами (!),
4. Подписывать договоры с клиентами (!),
5. Проводить показы, просмотры (!),
6. Принимать аванс,
7. Завершать сделку.
Только 4 (!) процесса максимально влияют на ваш успех (п. 1, 3, 4, 5):
Делать исходящие мотивационные звонки
Встречаться с собственниками и клиентами
Подписывать договоры с клиентами
Проводить показы, просмотры
А теперь сравните это с первоначальным списком дел. Сколько процентов? Ровно 20 %. Таким образом, мы выбрали дела, которым надо уделять максимум внимания в течение рабочего дня, так как именно они проводят к цели. Вы поговорили с потенциальным клиентом по телефону — назначили встречу — подписали договор — проводите показы и просмотры. Посмотрев на эту обновленную цепочку событий, скажите:
— Могут ли эти процессы обойтись без вас? — Нет.
— Можете ли вы достигнуть своей цели без остальных процессов? — Да.
Пример:
К вам обратился клиент и получил предварительную консультацию по телефону. Вы встретились и подписали с ним договор. Потом проанализировали потребность и поняли, что на прошлой неделе договорились с собственником квартиры, которая максимально удовлетворит потребность клиента. Вы провели показ квартиры и мотивировали собственника чуть уступить клиенту, а клиента — купить эту квартиру.
Все, точка!
И где в этом примере противоречия? Где остальная рутина?
Если вы сосредоточены на самых важных делах, если вы максимальный упор делаете на эти процессы, вы достигаете цели мгновенно. Так как повысить собственную эффективность? Анализировать свои дела и делать упор только на самые важные.
Вы уже поняли, что надо расписывать цели: дня, недели, месяца. Расписывать действия, которые приведут вас к успеху. Делайте это ежедневно и посылайте цель дня своему начальнику. Сначала это кажется обязанностью, потом войдет в привычку, а потом вы почувствуете, что без этого не можете начать день. Это станет рефлексом. Тогда и в выходной вы будете ставить себе цель — отдых, и станете качественно отдыхать. А почему? Да потому, что таким образом вы не втащите в свой выходной день работу.
Глава 40. Как убедить клиента встретиться в нужное вам время
Клиентам интересны востребованные и занятые люди. Если ваш день, неделя и месяц не расписаны, разве вы занятой человек? Другое дело, когда вы говорите, что у вас расписанный график, и если клиент согласен встретиться в назначенное вами время, то вы сможете его проконсультировать. Тогда вы будете востребованы.
Хотите, чтобы клиент подстраивался под ваш график? Распишите день и назначьте цели, ради которых не будете подстраиваться под клиента. И увидите результат.
Глава 41. Почему цели руководителей и агентов должны совпадать
Любое планирование — это непредсказуемое будущее. Дело в том, что планы — это, как правило, размытые цели. Нет концентрации на цели — нет результата.
Опыт показывает, что, как только руководитель поручает своему отделу выполнение плана, в коллективе возникают стрессовые ситуации. Почему? Все очень просто: руководитель ставит свой план, связанный со своей целью, и не хочет слышать цели сотрудников. Конфликт, скандал, ругань.
Посмотрите на ситуацию снизу вверх и попросите подчиненных сформулировать цели и способы их достижения. При таком подходе рядовые сотрудники чувствуют, что их услышали и с их жизненными приоритетами считаются. Выделите тех сотрудников, чьи цели совпадают с вашими, остальным и предложите найти компромиссное решение. Если ваши цели и цели сотрудника систематически не совпадают, вам не по пути, расстаньтесь.
В начале каждой недели сверяйте и корректируйте цели, тогда работа будет строиться эффективно. Посмотрите на активности сотрудника в течение того дня, когда он не достиг поставленной цели, найдите, какие активности оказались лишними, выделите их и исключите повторение. Тогда ваш сотрудник будет в комфортном состоянии, а вы получите результат.
Руководителю остается научиться делать то, что уже делают его подчиненные: расписывать все свои цели.
Глава 42. Управление делами с помощью автоматизированных систем
На данном этапе вы понимаете, как определить цели, как распределить эффективно дела и настроиться на решение только тех дел, которые приносят доход.
Но как упростить себе жизнь?
Почему-то риелторы не торопятся осваивать автоматизированные системы управления отношениями с клиентами. Считанные риелторские компании заказывают и устанавливают CRM-системы. Не будем уходить сейчас в дебри автоматизации, а лучше разберем набор личных инструментов для риелтора.
Систематизацию отношений с клиентами и контроль за личными делами можно поручить любому автоматизированному органайзеру. Отличное решение — gmail.com от компании Google.
Зарегистрировав здесь аккаунт, риелтор получает набор готовых инструментов:
— электронную почту,
— автоматизированный календарь управления делами,
— систему редактирования и хранения документов,
— систему хранения фотографий объектов,
— записную книгу контактов.
Работать в системе надо начинать активно. Откажитесь от бумажного органайзера, ведите дела так, чтобы получать уведомления и не забывать о встречах и задачах.
Какие преимущества получит такой специалист? Система позволяет синхронизировать аккаунт с мобильным устройством (планшетом и телефоном). Настроив свой мобильный, риелтор будет получать sms-напоминания обо всех событиях и встречах. Настройки позволяют сделать так, чтобы оповещение о встрече пришло за сутки, за несколько часов и за 1 час до встречи.
Не надейтесь на память. Перегруженная информацией голова перестает воспринимать новую информацию, а для общения с клиентом важно иметь «чистый разум». Все, что можно внести в систему в виде напоминаний, поручайте ей.