Приложение позволяет сделать детальное представление о потраченных средствах. Для выполнения акцептованных платежей и учета совершенных оплат приложение БХР интегрируется с автоматизированной банковской системой (далее – АБС). Для проведения платежа АБС передаются данные платежного поручения, сформированные в БХР по согласованным распоряжениям на платежи, а из АБС – данные об оплате. На основании последних в БХР рассчитывается фактическая смета и готовится «план-факт» отчетность, отчеты по динамике БХР[10]. Так, например, акционерный коммерческий банк «Транскапиталбанк» реализовал в 2009 г. указанный проект автоматизации управления административно-хозяйственными расходами. Этот опыт интересен, поскольку банк обладает 69 офисами в 17 субъектах России, т. е. имеется необходимость централизованного управления расходами территориально удаленных подразделений. На рис. 2.1 представлена схема ведения бюджета хозяйственных расходов банка.
Рис. 2.1 – Реализованная в системе технология ведения бюджета хозяйственных расходов АКБ «Транскапиталбанк»
До внедрения новой технологии управления затратами, в банке велось годовое планирование хозяйственных бюджетов с ежеквартальными корректировками. В процессе участвовали сметообразующие подразделения, отвечающие за формирование сметы на основании заявок потребляющих подразделений. Для планирования использовались привычные Excel-таблицы. Планы в Excel-формате подразделения пересылали в Департамент финансового планирования и контроллинга, где проходил контроль и утверждение. Согласование платежей осуществлялось на бумажных носителях-оригиналах или копиях документов, что, с учетом территориального распределения подразделений головного офиса, значительно замедляло процесс.
Для создания годовых бюджетных планов с детализацией по месяцам сметообразующие подразделения вводят плановые значения по статьям бюджетов в специальные Excel-шаблоны, данные из которых импортируются в систему. Сводный годовой бюджет формируется за счет консолидации бюджетов подразделений с внесением необходимых корректировок. При исполнении сметы подразделения банка, инициирующие расход, создают в системе электронный документ, распоряжение на платеж, и прикладывают к нему отсканированные оригиналы счета, договора, акта и другие документы, подтверждающие основание платежа. Потребляющее подразделение вводит заявку или распоряжение на платеж в систему с помощью клиентского приложения или на специализированном веб-сайте. В системе каждый документ проходит цепочку согласований, необходимых для данного платежа и предписанных циклом документооборота. Система позволяет максимально гибко настроить разнообразные цепочки согласований в зависимости от пройденных этапов, выполненных действий и значений атрибутов документа: сумма, статья бюджета, подразделение-инициатор, номер договора. В процессе согласования документы визирует руководитель сметообразующего подразделения, ответственный за данный расход, бюджетный контролер, куратор, налоговый контролер (в случаях, когда банк выступает налоговым агентом по уплате налога) и бухгалтерия. При визировании осуществляется контроль на соответствие платежа запланированным лимитам (функция бюджетного контролера).
Расходы, которые не были учтены в бюджете, проходят отдельную цепочку согласования с дополнительными этапами подписи начальника Департамента финансового планирования или Председателя Правления. Эти ответственные лица могут принять решение об оплате из резерва или отклонить платеж.
Оплата распоряжений осуществляется в АБС банка. Для этого распоряжения с визами «к оплате» выгружаются из системы в АБС, где на их основании формируются документы оплаты. Регулярно из АБС выгружается файл с данными по оплаченным документам, который автоматически загружается в систему. На основании этих данных в системе формируется проводка совершенных платежей по статьям фактической сметы.
По данным плановой и фактической сметы формируется ряд план-факт отчетов, с помощью которых руководство может контролировать исполнение бюджета. Также в системе присутствует интерфейс анализа бюджета. Пользователь может просматривать как фактические платежи (признаваемые по кассовому методу в разрезе дат оплаты), так и расходы (признаваемые по методу начисления), в случае если они отнесены на период, отличный от периода фактической оплаты. Например, если банк оплачивает аренду помещений за год со 100 % предоплатой, за период начисления расхода принимается год, в течение которого банк будет пользоваться арендованными оплаченными площадями.
10
Кругова А., Пушкин А. Технология ведения бюджета хозяйственных расходов АКБ «Транскапиталбанк»// Банки и технологии, 2009, № 1