Этот день стал итогом тщательных многомесячных приготовлений. Для работников резиденции переход власти к новой администрации начинается примерно за полтора года до инаугурации, когда главный швейцар приступает к подготовке специальных буклетов для будущего президента и его супруги (вдобавок не зная, кто именно это будет). В них содержатся детальные планы помещений Белого дома, список обслуживающего персонала и перечень допустимых изменений в Овальном кабинете.
Работавший главным швейцаром с 1986 по 2007 год Гэри Уолтерс начинал собирать информацию о кандидатах еще во время внутрипартийных выборов, задолго до официального выдвижения партиями своих кандидатов в президенты. Особенные трудности возникали, когда шансы остаться на второй срок утратили Форд, Картер и Буш-мл. «Главное внимание уделяется семье, которая здесь в данный момент, но нужно внимательно следить за тем, что ожидается в перспективе», – говорит Уолтерс.
В декабрьском промежутке между выборами и инаугурацией Уолтерс устраивал семье вновь избранного президента экскурсию по Белому дому, которую проводила действующая первая леди. Тогда же будущей первой леди вручают буклет с фотографиями и именами работников резиденции. Это отчасти и мера безопасности – зная всех работников в лицо и по именам, президентская семья может вызвать Секретную службу, если увидит незнакомое лицо.
Выезжающая семья оплачивает вывоз своих личных вещей из Белого дома. Въезжающий в Белый дом президент тоже оплачивает перевозку в него личного имущества либо собственными деньгами, либо средствами своего избирательного фонда. Доставку личного имущества в Белый дом утром дня инаугурации въезжающая семья должна согласовать с Секретной службой. Перевозка в Белый дом мебели и громоздкого имущества въезжающей президентской семьи – логистическая проблема, возникающая при каждой инаугурации. После выборов 1960 года личный секретарь четы Кеннеди Летиция Болдридж написала Джекки, что спросила личного секретаря Эйзенхауэров Мэри Джейн Маккаффри, «нельзя ли будет без ведома Эйзенхауэров перетащить в дом кучу нашего барахла, и она сказала, да, главный швейцар сможет припрятать коробки, чемоданы и т. п., а ровно в 12:00 вытащить их на свет божий. Восхитительно, правда? Чистый Альфред Хичкок». Болдридж вспоминала, как вместе с горничной Джекки Провиденцией Паредес и камердинером Джона Джорджем Томасом они подъехали к Белому дому в машине, битком набитой багажом президентской семьи. Все остальные в это время были на церемонии инаугурации на Капитолийском холме. Заснеженную Южную лужайку заливал яркий солнечный свет. «Мы рассчитали время поездки так, чтобы не оказаться у Белого дома до двенадцати дня, поскольку вновь избранный президент становится официальным хозяином Белого дома только в полдень».
Спустя полвека все происходило так же. Вскоре после выборов помощники семьи Обама начали договариваться с персоналом резиденции, и за неделю до инаугурации большую часть мебели уже доставили в Белый дом и складировали в Китайском зале на первом этаже, откуда ее можно было быстро поднять наверх. Буши уже говорили главному швейцару Стивену Рошону, что хотят максимально облегчить переезд семьи нового президента. Рошон, однако, не хотел, чтобы у Бушей создалось впечатление, будто их выживают. «Мы хотели, чтобы эта мебель не попадалась на глаза живущей семье. Не то чтобы они не знали о ее существовании, но нам не хотелось показать, будто мы стараемся ускорить их отъезд».
Аналогичные контакты с персоналом резиденции установили и другие помощники семьи Обама. Более чем за два месяца до инаугурации главная флористка Нэнси Кларк встретилась с дизайнером семьи Обама Майклом Смитом, чтобы обсудить букет в комнатах личных покоев, где остановятся в день инаугурации друзья и родственники президентской четы. «Времени на подготовку очень немного, поэтому все старались сделать это настолько хорошо, насколько возможно в отведенные сроки», – говорит первый личный секретарь четы Обама Дезире Роджерс, близко знающая их еще с чикагских времен. Она вспоминает, что в день инаугурации «мы приехали в дом как можно раньше, чтобы все подготовить, – распаковывали вещи, раскладывали по комнатам одежду».