3.2. Основные проблемы выбора между централизованными и децентрализованными системами
Централизация закупок становится все более и более привлекательной для организаций, работающих в различных отраслях и преследующих разные цели. Выбор между централизацией и делегированием полномочий происходит на разных уровнях, а окончательное решение должно приниматься после внимательного изучения нескольких элементов, которые мы обсудим в следующих разделах. Как будет показано далее, иногда ни полная централизация, ни полная децентрализация не являются оптимальными схемами, и предпочтительной оказывается гибридная гибкая модель[56].
Вне зависимости от того, является ли организация частной или государственной, при выборе между централизацией закупок в руках единого органа (топ-менеджмента, центрального правительства) и делегирования закупок подразделениям (отделам, филиалам, местным госадминистрациям), ей приходится принимать во внимание многие аспекты закупок. Ниже мы идентифицируем и обсуждаем основные проблемы выбора между централизацией и децентрализацией по следующим аспектам закупок:
• эффективность – экономия и контроль издержек;
• стандартизация продуктов;
• фаворитизм;
• стратегические закупки;
• сетевой эффект и сетевые стандарты;
• динамика рынка;
• чрезвычайные ситуации;
• стоимость стратегической информации;
• рыночная позиция;
• мониторинг действий подрядчиков;
• электронные закупки.
В последующих разделах будет показано, как эти аспекты взаимосвязаны. К примеру, контроль издержек, вызванный экономией на масштабе, достигается быстрее в случае, когда централизация относится к закупкам стандартизированных продуктов. В то же время крупномасштабные закупки стандартизированных продуктов повышают рыночную позицию покупателя.
3.2.1. Эффективность: экономия и контроль затрат
Экономия и контроль затрат являются ключевыми аспектами государственных и частных закупок.
Государство всегда должно контролировать свои расходы. Часто это делается за счет рационализации затрат на закупки товаров и услуг, на которые уходит значительный объем денежных ресурсов и где сокращения добиться легче, чем в социальном секторе (медицинские расходы и выплата пенсий).
Контроль закупочных издержек также важен для частных компаний в целях улучшения конкурентного положения на мировых рынках. Управление затратами необходимо для продолжения деятельности компаний при стагнации или слабом росте экономики, так как при снижении спроса прибыль фирмы падает. Однако даже при стабильном росте экономики управление затратами может стать важным конкурентным фактором.
В автомобильной промышленности считается, что для успешного развития в современных экономических условиях фирмам необходимо сосредоточиться на развитии и/или сохранении критических навыков снижения затрат сегодня и в будущем. Основными пунктами сокращения затрат должны быть сферы снабжения и закупок, но также и административные расходы и расходы на управление поставками в общем[57]. Упомянутое ранее исследование практики закупок крупных международных компаний, проведенное консалтинговой фирмой Эй Ти Карни (A.T. Kearney), показывает важность и стратегическую значимость управления издержками. В исследовании также иллюстрируются современные методы управления затратами[58].
Централизация, безусловно, является проблемой для компаний определенного размера и географического распространения. С ростом компании сложнее осуществлять контроль издержек децентрализованных филиалов. Эта проблема может быть решена путем выделения бюджетов децентрализованным подразделениям, однако такой путь не всегда предполагает эффективное ведение расходов.
Может ли централизация привести к улучшению контроля затрат и обеспечить необходимое качество закупок? По мнению Джина Рихтера (Gene Richter), бывшего руководителя отдела закупок IBM, централизованные закупки благотворно влияют на деятельность крупных компаний. Об этом он говорит в своих комментариях к книге Лу Герстнера (Lou Gerstner), бывшего управляющего директора IBM, «Кто сказал, что слоны не танцуют?» («Who Says Elephants Can’t Dance?»): «Большинство компаний, проводящих централизованные закупки, способны значительно снизить закупочные затраты подразделений без потери скорости реагирования на возникающую потребность каждого подразделения в первоклассных поставщиках».
Таким образом, централизация позволяет сократить издержки за счет 1) эффекта синергии (экономия на масштабе, отсутствие дублирования действий), 2) специализации и 3) совместного использования знаний и ресурсов.
56
Разновидность гибридной системы может возникнуть, если закупка различных продуктов централизуется в различных локациях, что ведет к созданию смешанных закупочных условий, где ответственность за принятие закупочных решений делится между местными и центральным подразделениями; эта модель проиллюстрирована случаем General Motors (см. подраздел 3.2.4.1). Еще одним примером являются так называемые «гибкие закупки» компании TBS (Turner Broadcasting System Inc.), проводимые менеджером по стратегическому снабжению Шейлой Джонсон (Sheila Johnson). По идее, эта модель совмещает преимущества двух подходов, так как ни полная централизация, ни полная децентрализация не удовлетворяют закупочным нуждам компании.
58
Исследование 2004 г. «Оценка эффективности закупок» является пятым в серии отчетов, начавшимся в 1992 г. Акцент в исследовании сделан на управлении издержками и снабжением как средстве снижения затрат и создания стоимости на рынке поставок. В исследовании приняли участие руководители закупочных отделов ведущих международных компаний. Целевая группа состояла из 275 компаний со средним доходом около 10 млрд долл. США в 2003 г. Подробнее об исследовании см.: http://www.atkearney.de/content/misc/wrapper.php/name/file_aep_2004_s_1224156603d570.pdf/download/1