Чтобы было удобно хранить все документы, связанные с налоговыми декларациями, заведите банковский ящик с шестью подвесными полками, промаркированными по годам от 1 до 6 (но не по текущим годам). Так вам не нужно будет каждый год менять ярлыки. Храните налоговые документы за последний год в папке с ярлыком Год 1, документы за предыдущий год — в папке Год 2 и так далее. В конце каждого года выбросите содержимое самой нижней папки (Год 6), переместите содержимое каждой папки на одну папку назад и поместите документы за год, который только что закончился, в папку Год 1. Положите банковский ящик в чулан или на чердак. Если вас вдруг посетит налоговый инспектор, вы будете к этому готовы.
4. Разложить по местам
МОИ ЛЮБИМЫЕ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДЛЯ ДОМАШНИХ ДОКУМЕНТОВ• Деревянные тумбочки с двумя ящиками — обычно их размер прекрасно подходит для хранения домашних документов. Ищите привлекательные деревянные ящики; дешевые металлические картотечные блоки легко гнутся и ржавеют, что может затруднить хранение.
• Портативные ящики для папок — прекрасная альтернатива, если у вас нет места для тумбочки. Они бывают пластиковыми, из ротанга, из лозы и из оцинкованной стали и легко помещаются на любой полке.
• Подвесной «карман» для файлов — его можно превосходно использовать в качестве навесного оборудования на стене, особенно если вы — визуал и страдаете от синдрома «С глаз долой — из сердца вон» (очень популярны настенные «карманы» производства компании E-Z Pocket).
• Деревянные и плетеные корзины — прекрасный способ хранить на столе или бюро офисные принадлежности, не создавая беспорядка.
• Лотки для писем — привлекательное приспособление для сортировки почты и сообщений по адресатам в прихожей, на столе или на другой поверхности. Могут быть выполнены из ротанга, дерева, лозы, проволочной сетки и из стали.
• Плетеная из лозы или из проволоки подставка для телефона и автоответчика — замечательное средство для экономии места.
• Коробки, обклеенные бумагой, — привлекательный способ сортировать и хранить рецепты, детские рисунки и банковские принадлежности на полках.
• Бюро из ротанга и дерева — превосходное приспособление для хранения файлов, папок и офисных принадлежностей, позволяющее замаскировать все это под столик у кровати (выпускаются компанией Hold Everything).
• Ящик для папок/одеял — превосходен для информационных центров, расположенных в спальнях или гостиных, потому что является прекрасным средством маскировки.
• Столик на колесиках — с его помощью удобно перемещать документы из места их хранения туда, где вы предпочитаете с ними работать (например, к столу в столовой). В продаже можно найти деревянные, металлические и обитые тканью столики.
• Настенный календарь/центр сообщений — прекрасное средство для того, чтобы поддерживать контакт со всеми членами семьи. Собирает всю важную информацию в одном месте.
Домашний календарь-планировщик, в котором собрана информация для всей семьи
МАРКИРОВКАОна настолько же важна для домашнего информационного центра, как и для любых других зон дома или офиса. Здесь она также позволяет легко увидеть, куда класть документы и файлы, мгновенно находить их и вовремя замечать, если чего-то не хватает или что-то лежит не на своем месте. (О приемах маркировки файлов можно прочитать в Главах 6–9.) То, что работает в офисах, может точно так же подойти для домашних информационных центров.
5. Поддерживать порядок
Если вашу систему будут использовать другие члены семьи, убедитесь, что они понимают ее логику. Объясните, куда нужно класть счета и т. д., чтобы каждый мог находить и убирать предметы туда, где они должны находиться.
Поощряйте использование своей системы, делегируя некоторые обязанности по работе с домашними документами другим членам семьи. Пусть один ребенок каждый день сортирует письма по почтовым ящикам. Другой ребенок может отвечать за то, чтобы хранить свежие каталоги и выбрасывать старые. После того как вы привели документы в порядок, попросите супруга оплачивать счета, если особенно ненавидите именно эту задачу.
Если вы хотите постоянно держать под контролем поток домашних бумаг, важнее всего регулярно отводить время для работы с ними, точно так же, как вы делаете это в офисе:
• Каждый день. Отведите пятнадцать-тридцать минут на то, чтобы написать письма, сделать телефонные звонки и обработать корреспонденцию. Если вы делаете это каждый день, беспорядок не возникнет.