4) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа («получатель» документа);
5) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние («отправитель»);
6) ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;
7) полученный статус документа, т. е. «выходной» статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;
8) примечание (многострочный текст);
9) путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.
Регистрация документа – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них даты регистрации и делопроизводственного индекса.
Цель регистрации – придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Каждый документ должен регистрироваться только один раз – поступающие в день поступления, а создаваемые – в день подписания или утверждения.
Регистрация позволяет:
• подтвердить факт получения или отправки документа;
• создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;
• вести контроль исполнения документа;
• дать качественные и количественные характеристики документов.
Карточная система регистрации документов
Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.
Пример лицевой стороны карточкиПри карточной системе регистрации ведут две картотеки:
1) сроковая контрольная картотека;
2) справочная картотека.
Карточку на документ заполняют по мере выполнения следующих операций:
1) передача документа руководителю;
2) получение резолюции срока исполнения и исполнителя.
Журнальная система регистрации документа
Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500–600 документов в год.
Журналы оформляются следующим образом:
1) в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре;
2) в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала.
Журнал регистрации входящих документовВсе листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.
Пример.
В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 100 листов.
Регистрация документов на компьютере позволяет:
1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;
3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;
4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.
При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.
2.2. Работа с входящими документами
Входящие документы – это документы, которые поступают в организацию (на предприятие) из других организаций по разным каналам связи.
Организацию работы с входящими документами можно представить в виде последовательной цепочки.
Помните!
• Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».
• Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.
• Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.
• Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.
• Заказные письма принимаются под расписку.
• Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».
Примерные формы для работы с входящими документамиФорма журнала учета входящих документов2.3. Работа с исходящими и внутренними документами
Исходящие документы – это документы, которые созданы в данной организации и отправляемые за пределы организации (предприятия) в другие учреждения или ответы частным лицам, приславшим обращение.