• затекстовые – приводятся после всего текста с кратким библиографическим описанием книги и указанием страницы.
Библиографические ссылки на несколько документов, приведенные в одном внутритекстовом, подстрочном, затекстовом примечании, отделяются друг от друга точкой с запятой.
В библиографической ссылке на составную часть документа допускается:
• не указывать основное заглавие статьи или другой составной части документа, но при этом обязательно указывают страницы, на которых он опубликована;
• не указывать страницы, на которых опубликована составная часть документа, но при этом обязательно указывают ее основное заглавие, например:
Иванова Т.Д. // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.-С. 150–160.
или
Иванова Т.Д. Трудовая миграция россиян (некоторые результаты социологического исследования) // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.
При записи подряд нескольких библиографических ссылок на один документ в повторной ссылке приводят слова «Там же» или «Ibid» (для документов, напечатанных латинским шрифтом) и указывают соответствующие страницы. В ссылках на многотомное и сериальное издание кроме страниц указывают номер тома, выпуска (части), год, месяц, число, например:
Иванова Т.Д. Трудовая миграция россиян (некоторые результаты социологического исследования) // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.-С. 153.
Там же.-С.157.
Глава 2. Информационное обеспечение деятельности
2.1. Документооборот
Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Различают следующие основные потоки документации:
1) документы, поступающие из других организаций (входящие);
2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
3) документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Документооборот должен регламентироваться графиком, утвержденным приказом руководителя организации. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, который должен выполняться каждым структурным подразделением организации.
Для рационального обеспечения документооборота непрерывным потоком и без задержек необходимо добиваться сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным документом. Для этого на предприятии:
1) проектируют маршруты прохождения документы;
2) устанавливают конкретные сроки нахождения документов у каждого исполнителя;
3) контролировать прохождение документов по всем рабочим местам.
В документообороте выделяют следующие группы документов:
• предложения, заявления и жалобы граждан;
• правительственная документация;
• документы, адресованные на имя руководства;
• документы, адресованные структурным подразделениям.
В систему документооборот входит понятие «маршрут документа».
Маршрут документа – это перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:
1) дата поступления документа;
2) срок исполнения в днях;
3) дата фактического исполнения;
4) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа («получатель» документа);
5) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние («отправитель»);
6) ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;
7) полученный статус документа, т. е. «выходной» статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;
8) примечание (многострочный текст);
9) путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.
Регистрация документа – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них даты регистрации и делопроизводственного индекса.
Цель регистрации – придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Каждый документ должен регистрироваться только один раз – поступающие в день поступления, а создаваемые – в день подписания или утверждения.
Регистрация позволяет:
• подтвердить факт получения или отправки документа;
• создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;
• вести контроль исполнения документа;
• дать качественные и количественные характеристики документов.