Консалтинговая компания БИТЕК (Бизнес-инжиниринговые технологии), оказывающая в течение более десяти лет услуги по управленческому консультированию, бизнес-обучению, разработке и внедрению современных технологий управления представляет Вашему вниманию четвертое переработанное издание практического руководства по организационному проектированию «Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура».
Валерий Ковалев Сергей (Фантастика) Ковалев Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура
Предисловие
Анализ мировой практики успешных компаний выявил ряд факторов, которые привели их к успеху. Среди них можно выделить такие:
• Компании ставили перед собой амбициозные, но, в то же время, реализуемые цели, и определяли пути их достижения. В менеджменте это называется стратегией.
• Разработка стратегии является необходимым, но не достаточным условием успеха. Об успехе мало мечтать. Необходимо организовать его достижение. Один из возможных путей — разработка оптимальных бизнес-процессов, которые приведут компанию к реализации ее стратегических целей, и построение организационной структуры, способной обеспечить эффективное выполнение бизнес-процессов.
Но в мире, где все постоянно меняется, конкурентоспособность организации в значительной мере определяется и ее возможностью быстро и эффективно реагировать на происходящие перемены. Поэтому постоянное улучшение — один из ключевых принципов любой организации, стремящейся не просто выжить, а успешно осуществлять свою деятельность в долгосрочной перспективе.
Потребность в инструментах и методах, способных помочь в решении этих задач, в определенной степени обусловила появление и развитие процессного подхода к управлению. Суть его заключается в выделении в организации бизнес-процессов и управлении ими.
Однако, построенный на простых принципах, процессный подход, тем не менее, недостаточно распространен в российских компаниях. Обусловлено это отчасти тем, что существующая литература по данному вопросу посвящена теоретическим аспектам, имеет зачастую не простую форму изложения материала и главное, не привязана к решению практических задач.
Авторы книги решили акцентировать свое внимание не на том, что такое процессный подход, а на том, как планомерно, шаг за шагом, эффективно применять его на практике. Другими словами, данное издание — практическое руководство по построению эффективной и конкурентоспособной организации на основе совершенствования ее бизнес-процессов и организационной структуры.
Следует особо отметить, что рассматриваемые в книге технологии и методы:
• являются универсальными и могут применяться при построении любых организаций;
• являются обобщением многолетнего мирового опыта по совершенствованию деятельности организаций, адаптированного к российскому бизнесу, и имеют абсолютную практическую применимость для российских предприятий;
• использовалась авторами в проектах по совершенствованию деятельности российских компаний, реализованных за более чем 10-летний период работы в области управленческого консультирования.
Книга написана просто и ясно, что делает ее доступной для широкого круга читателей, и содержит большое количество пояснительных рисунков и диаграмм.
Большинство графических схем процессов и оргструктур, отчетов и регламентов, представленных в книге, были разработаны с использованием программного продукта «Бизнес-инженер»1. Данное профессиональное программное средство бизнес-моделирования, регламентации и управления эффективностью разработано компанией «БИТЕК (Бизнес— инжиниринговые технологии)» при активном участии авторов этой книги.
Большое количество дополнительных примеров описаний процессов и оргструктур, отраслевых бизнес-моделей, типовых процессов и ключевых показателей, форм документов и регламентов можно посмотреть и скачать в интернете на информационном портале Betec. Ru по адресу http://www.betec.ru/secure.
Надеемся, что книга станет полезным и эффективным инструментом для тех руководителей и специалистов, которые заинтересованы и принимают активное участие в совершенствовании деятельности своей организации.
Авторы
Глава 1. Классика построения организации
1.1. От стратегии к организационной структуре
Одной из важных задач современного менеджмента является построение эффективной организации, способной реализовать поставленные перед ней стратегические цели.
Как подойти к решению этой задачи, с чего начать? Построение организации состоит из трех этапов: разработка стратегии, разработка бизнес-процессов и проектирование на их основе организационной структуры (см. рис. 1.1).
Рис. 1.1. Этапы построения организации
Первый этап — разработка стратегии, включает в себя следующие действия:
• Определение целевого потребителя, потребности которого нужно удовлетворять.
• Определение перечня продуктов и услуг, которые компания должна производить с целью удовлетворения потребностей целевого потребителя.
• Разработка и формулировка стратегических целей компании.
После определения целей, потребителей, продуктов и услуг необходимо перейти ко второму этапу — разработке бизнес-процессов компании, которые обеспечат достижение ее стратегических целей, производство продуктов и оказание услуг. И только на третьем этапе следует перейти к проектированию организационной структуры компании.
Следует обратить внимание, что организационная структура является средством, с помощью которого выполняются бизнес-процессы и достигаются стратегические цели. Поэтому организационная структура — это третичный элемент в цикле проектирования организации и к ее разработке нужно приступать в последнюю очередь.
В настоящее время многие российские организации допускают типовую ошибку — начинают оптимизировать организационную структуру, пропустив два предыдущих этапа.
Также на каждом этапе проектирования организации нужно определить и в последующем проводить контроль выполнения ключевых показателей (KPI).
На первом этапе — этапе разработки стратегии для каждой стратегической цели должны быть определены стратегические ключевые показатели, которые будут измерять их достижение.
По каждому стратегическому показателю должно быть определено целевое значение, как на период горизонта стратегического планирования, так и на ближайший период промежуточного стратегического контроля, который должен осуществляться не реже одного раза в год. Для проведения стратегического контроля по каждому показателю должна быть собрана информация о его фактическом выполнении, рассчитаны план-фактные отклонения, индексы выполнения, а также определена степень достижения стратегических целей (см. рис. 1.2).
В ходе стратегического контроля высшее руководство организации на основе карты стратегических целей (см. рис. 1.2) должно отчитываться перед акционерами и вышестоящими организациями о том, как выполняется стратегия компании.
Рис. 1.2. Контроль и анализ достижения стратегических целей и KPI
На втором этапе построения организации — этапе проектирования бизнес-процессов стратегические показатели должны быть каскадированы на процессы. В ходе каскадирования осуществляется декомпозиция стратегических показателей на процессные ключевые показатели и их распределение по бизнес-процессам.
Контроль выполнения ключевых показателей бизнес-процессов должен осуществляя чаще, чем стратегический контроль и не реже одного раза в квартал, в ходе которого ответственные за бизнес-процессы (владельцы бизнес-процессов) должны отчитываться перед высшим руководством организации о том, как происходит выполнение ключевых показателей по вверенным им бизнес-процессам (см. рис. 1.3).
Отчетность о выполнении операционных показателей целесообразно проводить как в разрезе бизнес-процессов организации (см. рис. 1.3), так и в разрезе организационной структуры (см. рис. 1.4), что делается на третьем этапе проектирования организации.