Интересно, что, хотя о войне в то время ходили ещё только неясные слухи, приказом НКВД СССР от 19 сентября 1939 года Управлению по военнопленным и интернированным (работу которого вскоре будет курировать Круглов С.Н.) предписывалось загодя создать восемь лагерей, среди которых Осташковский разместили на одном из островов озера Селигер, Юхновский организовали на станции Барыбино, Путивльский определили в Софроньевском монастыре и т. д. Начальная ёмкость каждого лагеря планировалась порядка 5–7 тысяч человек с последующим расширением до 10 тысяч человек.
Помимо центрального аппарата, Отдел кадров НКВД СССР во главе со своим начальником Кругловым С.Н. занимался подбором и расстановкой, перемещением и увольнением руководящих работников в Наркоматах внутренних дел 15 Союзных республик, 20 Автономных республик, в Управлениях внутренних дел 6 краёв и более ста областей страны, в высшей и межкраевых школах НКВД, в дорожно-транспортных отделах НКВД железных дорог, в особых отделах НКВД округов, армий, флотов, управлений лагерей заключённых и в ряде других подразделений. Все высшие должности основных руководителей центрального аппарата и местных органов НКВД входили в так называемую «номенклатуру Народного комиссара внутренних дел СССР». Работники, занимавшие должности начсостава в оперативно-чекистских управлениях и отделах НКВД, утверждались на местах.
При существовавшем тогда порядке нарком внутренних дел СССР не имел права своей властью принять, назначить, переместить или уволить подчинённого ему руководителя, поскольку эти должности относились одновременно к номенклатуре Центрального Комитета партии и могли замещаться только с ведома этого партийного властелина. Исходя из тезиса «кадры решают всё», партийные вожди Страны Советов жёстко сохраняли за собой право расстановки и контроля деятельности руководителей, находившихся на ключевых постах. Считалось, что даже вопреки экономическим и общественным законам, природным условиям и другим неблагоприятным обстоятельствам, правильная расстановка кадров позволяла преданным коммунистам-руководителям, вооружённым самой передовой марксистско-ленинской теорией, успешно, по-большевистски, твёрдо и уверенно решать самые сложные задачи социалистического строительства. Таким образом, для назначения руководящего работника на номенклатурную должность, например, в Центральный аппарат, нарком внутренних дел должен был сначала направить в ЦК ВКП(б) подготовленное Отделом кадров секретное письмо с просьбой о разрешении на такое действие и обоснованием его целесообразности. Только после получения санкции от партийного органа принималось соответствующее постановление Совета Народных Комиссаров Союза ССР, и только тогда нарком подписывал приказ о назначении. (Что мы и видели выше на примере назначения Круглова С.Н. на должность заместителя наркома внутренних дел по кадрам.) Информация о назначении первых (официальных) лиц, например, наркомов, публиковалась в печати.
Аналогично вопрос с назначениями-перемещениями на региональные номенклатурные должности решался и в республиках, краях и областях, где требовалась санкция своего местного высшего партийного органа (ЦК республики, крайкома или обкома). После произведенного назначения следовало уведомить об этом Отдел кадров НКВД СССР.
Таким образом, переписка по кадровым вопросам была весьма обширна и требовала тщательного соблюдения партийно-административного бюрократического порядка. Работникам отдела кадров во все времена важно было угадать мнение партийного и наркоматовского руководства, его симпатии и антипатии к претендентам на выдвижение и даже к бывшим работникам органов внутренних дел, о чём мы наглядно убедимся при дальнейшем нашем повествовании. Интересно, что в том случае, когда назначенный («выдвинутый») на руководящую должность работник успешно справлялся с порученным ему делом, заслуга в том присваивалась партии, которая правильно и умело расставляла кадры. Если руководитель с поставленными перед ним задачами не справлялся либо допускал уголовные или аморальные проступки, то всегда в этом виноватыми оказывались его непосредственные начальники и плохо работавший отдел кадров, а партия, ранее санкционировавшая назначение провинившегося, была вроде бы совсем и ни при чём.