Я разработал онлайновую систему, позволяющую определить, как много времени вы теряете и насколько этот «молчаливый убийца» роста влияет на вашу компанию. Мою систему вы можете найти по адресу www.ceotoceo.biz/mightytools.html.
Руководителям средних компаний, видящим, что их самые важные проекты начинают тормозиться, следует начать уважать время и научить этому всех остальных сотрудников. А начать нужно с соблюдения дисциплины планирования.
Возьмите в руки часы
Для того чтобы максимально эффективно использовать время, в течение которого компании нужно завершить тот или иной проект, лидер должен нарисовать граничную линию, чтобы продемонстрировать важность проекта и указать на его сроки. Все задания на неделю или даже на каждый день следует планировать заранее, и за соблюдение сроков должен отвечать конкретный человек. Принимая на себя четко обозначенные обязанности, мы вынуждены помнить об одном ясном факте: мы не всегда получаем то, чего хотим, но если будем пытаться, то сможем получить то, что нам необходимо на самом деле (говоря словами из песни Rolling Stones).
Распределив ответственность по проекту, вы, вероятно, в какой-то момент столкнетесь с ситуацией, когда человек, которому поручено завершить проект, не способен с этим справиться. Хорошо бы о таких вещах узнавать заранее – чем раньше, тем лучше. У средних компаний редко когда есть достаточная глубина менеджмента. Негативные результаты могут также свидетельствовать о проблемах с концепцией проекта. Это тоже хорошо. Глупо наделять человека ответственностью за вещи, которые невозможно исполнить.
Распределение ответственности должно сопровождаться регулярным контролем (что позволит вовремя завершать каждый шаг проекта) и поддержанием постоянной связи между командой и всеми заинтересованными сторонами. Это особенно важно для тех средних компаний, лидеры которых вынуждены разбрасывать имеющиеся у компании компетенции и навыки по многим проектам. Здесь не должно быть ни сюрпризов, ни тайн.
Правильное ощущение времени может быть создано четырьмя способами.
1. Временные рамки. Если вы выберете конкретную дату в календаре и договоритесь считать ее днем окончания работ, это повысит степень напряжения. В случае, когда компания, к примеру, решает участвовать в выставке, рамки обозначатся автоматически: либо вы завершите подготовку вовремя, либо мероприятие начнется без вас и вы потеряете все деньги, потраченные на подготовку. Четкие временные рамки, определяемые внутри самой организации или за ее пределами, заставляют сотрудников четче чувствовать время.
2. Ожидания. Если ваша компания имеет хоть какой-то опыт в области управления проектами, то ожидание своевременных результатов создаст напряжение и заставит вас планировать. Хорошим примером может служить торговая ярмарка. Зная, что нельзя ничего отложить или пропустить, вы будете вынуждены выработать последовательность действий. Это означает создание графиков задач, требующих завершения, и связанных с ними сроков.
3. Определение приоритетов. Планирование вынуждает нас задавать относительный уровень важности для тех или иных шагов, которые вы должны предпринять. Оно также требует, чтобы мы предвидели события, способные повлиять на эти действия. В результате вы заложите в бюджет чуть больше времени, зная, что проблемы будут неминуемо накапливаться. Это побудит вас оценить свои уязвимые места и создать планы действий буквально на каждый случай, а также заставит провести ревизию имеющихся ресурсов (в основном денег и времени). В процессе определения приоритетов вы можете исключить какие-то действия.
4. Промежуточные сроки. Приближение сроков завершения работы заставляет нас серьезнее относиться к времени и помогает сосредоточиться на приоритетных задачах. С учетом того, что мы разбиваем проект на части, дата завершения какого-либо этапа всегда маячит впереди, и это создает ощущение срочности и сосредоточенности, а также помогает не терять времени.