• Квартальный обзор, информирующий правление о развитии дел с проектом, составляется реже, однако обладает большей важностью, нежели ежемесячный, – как вследствие того, что он адресован вышестоящим структурам, так и потому, что действия здесь оцениваются более целостным образом.
Собрания: напрасная трата времени
Я знаю, вы уже много слышали об управлении проектами. Вам говорили о нем в бизнес-школе, или же вы познавали этот процесс на личном опыте. И в той или иной степени вы все понимаете ценность времени и важность правильного отношения к нему. Но вы также знаете, что многие из ваших любимых проектов не завершаются в срок, а многие другие… да вам вообще неизвестно, что, черт побери, с ними случилось.
Почему так происходит? Что мешает хорошей реализации проекта? Может ли эта проблема быть вызвана такой вещью, как собрания?
Как только бизнес перерастает некоторую отметку, возникает необходимость в командах для завершения задач. Чтобы команда работала эффективно, ее члены должны встречаться. И хотя к собраниям часто относятся с пренебрежением (как говорится, «собрание – это событие, в котором ведется протокол, но теряются часы»[9]), они крайне важны для бизнеса – и особенно для реализации проектов. И даже компании, работающие с учетом приоритетов, где руководство умело занимается планированием и управлением, могут сталкиваться с проблемой «плохих» собраний, стопорящих работу над проектами и впустую расходующих время участников.
Проблема связана не с собраниями как таковыми, а с тем, как происходит управление ими.
Даже если дискуссия идет в позитивном ключе, плохо управляемые собрания напоминают мозговой штурм (причем часто зациклившийся на чем-то одном). Если тональность обсуждения будет нейтральна, собрания станут похожи на обмен новой информацией, а избыток негативной энергии превратит их в клубок жалоб одних участников на других. И хотя, возможно, для каждого из этих типов собраний есть свое время, они оказываются совершенно неподходящим инструментом, когда стоит цель разработать план или обсудить какую-либо важную инициативу.
Плохо управляемые собрания чаще всего оказываются результатом отсутствия подготовки у вовлеченных в общение сторон. Критически важные и сложные вопросы требуют изучения, исследований и тестирования перед принятием окончательного решения. Слишком часто люди собираются, не сделав домашнего задания, и теряют время в догадках и обмене мнениями. В глубине души они знают, что принятие решения без адекватной информации может оказаться рискованным (и это действительно так), потому собрание в конечном итоге оказывается безрезультатным и стороны договариваются встретиться еще раз, когда-нибудь в будущем. Но если участники не подготовятся, то следующее собрание гарантированно станет повторением предыдущего.
Проведение собраний требует дисциплины – участники должны определить ясную цель мероприятия и далее придерживаться ее, а кроме того, присутствовать должны только те люди, у которых есть веские причины на это, одного лишь желания поговорить недостаточно. Собственно, причина, почему кого-то приглашают на собрание, есть всего одна: этот человек реально может внести свой вклад.
В компаниях, где принято уважать время, сотрудники имеют настоящую аллергию на невнятные собрания, которые не завершаются конкретными действиями. Люди хотят, чтобы эти мероприятия были по крайней мере так же плодотворны, как время, которое они проводят, работая за своими столами. Самое главное – иметь правильное число идеально организованных собраний, где присутствуют действительно нужные участники. И вот несколько вещей, на которые вам стоит обратить внимание, если вы хотите сделать собрания продуктивными. Можете считать это лекарством для людей с аллергией на такого рода мероприятия.
Координация
Ничто в организации не будет работать хорошо, если нет единой точки контроля. Это справедливо и в отношении собраний. Для того чтобы споры не вышли из-под контроля и время не было потрачено даром, необходим рефери, способный остановить дискуссию. На хорошо управляемом собрании всегда присутствует человек, контролирующий ход споров, ответственно следящий за тем, чтобы группа пришла к какому-либо решению, и документирующий это решение.
9
В оригинальной фразе имеет место игра слов: minutes are kept по-английски одновременно означает «ведется протокол» и «сохраняются минуты». –