Для подачі заяви про реєстрацію шлюбу за відсутністю самої особи, яка бажає укласти шлюб, необхідні наступні документи:
а) заява особи, яка бажає укласти шлюб, до державного органу реєстрації актів цивільного стану про реєстрацію шлюбу, справжність підпису на якій нотаріально засвідчена;
б) нотаріально засвідчена довіреність на подання заяви про реєстрацію шлюбу представником, яка підтверджує повноваження представника щодо здійснення ним таких дій.
Для того, щоб заява про реєстрацію шлюбу була прийнята державним органом реєстрації актів цивільного стану за відсутності майбутньої нареченої (нареченого), необхідно підтвердження волі такої особи на укладення шлюбу. Таке підтвердження здійснюється за допомогою нотаріального засвідчення підпису заявника на заяві до державного органу реєстрації актів цивільного стану про реєстрацію шлюбу. Перебуваючи, наприклад, в іншому населеному пункті, особа може звернутися до нотаріуса з проханням засвідчити її підпис на заяві до органів РАЦС про реєстрацію шлюбу. Перевіривши особу заявника нотаріус засвідчує справжність його підпису на заяві про реєстрацію шлюбу.
Окрім цього необхідно підтвердити повноваження особи представника, якій заявник надав повноваження подати заяву про реєстрацію шлюбу до органу РАЦС. У зв'язку з цим потрібна нотаріально засвідчена довіреність на подання заяви про реєстрацію шлюбу, яка підтверджує повноваження представника щодо здійснення ним таких дій. В довіреності особа вказує, що вона уповноважує представника подати складену нею заяву про реєстрацію шлюбу (з нотаріально засвідченим підписом заявника) до відповідного відділу реєстрації актів цивільного стану. Представник може розписуватися в документах, що підтверджують передачу ним заяви про реєстрацію шлюбу. На цьому, власне, його повноваження закінчуються.
З урахуванням ст. 249 ЦК України можна дійти висновку, що особа, яка видала довіреність на подання заяви про реєстрацію шлюбу, може у будь-який час скасувати її. При цьому вона повинна негайно повідомити про це представника, а також відомих третіх осіб (у нашому випадку — орган РАЦС), для представництва перед якими була видана довіреність.
3. На жаль, закон не визначає одного, вкрай важливого питання. Мова йде про строк дії довіреності, виданої на подання заяви про реєстрацію шлюбу. Згідно із ч. 1 ст. 247 ЦК України строк довіреності встановлюється у довіреності. Якщо строк довіреності не встановлений, вона зберігає чинність до припинення її дії. Таким чином строк довіреності може бути як визначеним, так і не визначеним, що не впливає на її чинність. Повернемося до процедури подання заяви про шлюб. Питання виникає у випадку, коли особа, яка бажає вступити у шлюб, видала представникові довіреність з невизначеним строком її дії, тобто не встановила часову межу чинності довіреності. Сімейний закон не визначає строк, протягом якого представник може звернутися до органу РАЦС для подання заяви про реєстрацію шлюбу. В цілому заява про реєстрацію шлюбу вважається чинною протягом трьох місяців від дня її подання (ч. 4 ст. 28 СК України). Однак це заява, яка вже була подана до органу РАЦС. В даному ж випадку розглядається питання про строк подання заяви представником за довіреністю, тобто строк, що спливає до подання заяви. Це не строк чинності заяви про реєстрацію шлюбу, а строк чинності довіреності на подання заяви про реєстрацію шлюбу. З аналізу закону виходить, що часових обмежень щодо звернення представника до органів РАЦС для подання заяви про реєстрацію шлюбу (якщо довіреність має безстроковий характер) немає. Така ситуація вбачається невиправданою. Якщо заява про реєстрацію шлюбу, що була подана особисто жінкою або чоловіком, зберігає чинність протягом лише трьох місяців, то довіреність на подання такої заяви через представника теж має бути обмежена строком. Вирішення цього питання має бути здійснене виключно на рівні закону.
4. Подача заяви про реєстрацію шлюбу через представника тягне за собою такі ж правові наслідки, що й особиста подача заяви особи, яка вступає у шлюб. Зокрема від дня подачі такої заяви відраховуються строки, передбачені законом для реєстрації шлюбу (ч. 1 ст. 32, ч. 4 ст. 28 СК України); особи, які бажають укласти шлюб, вважаються нареченими (абз..2 ч. 1 ст. 28 СК України); сторони набувають право відмовитися від вступу в шлюб (ст. 31 СК України).
Проте стосовно представника не діють норми СК України, які б мали силу при особистій подачі заяви майбутнім нареченим (нареченою) (ст. ст. 29, 3 °CК України). Так, орган державної реєстрації актів цивільного стану не зобов'язаний повідомляти представникові про права та обов'язки наречених, попереджати представника про відповідальність за приховання нареченими перешкод до реєстрації шлюбу тощо.