4. Повторно выполняются действия по инструкции, с учетом недочетов;
5. П.п. 3 и 4 выполняются до тех пор, пока действия не станут навыком, а позже и привычкой.
Так мы приобретаем навыки письма, вождения велосипеда и автомобиля, катания на лыжах и коньках.
Действуя по этому алгоритму, мы постепенно переводим контроль над действиями в подсознательную область, освобождая тем самым сознание. Почему это важно? В главе о работе с информацией мы подробнее разберем правило семи или «кошелек» Миллера. Суть его в том, что в кратковременную память – «кошелёк», можно «положить» одновременно семь «монет». Поскольку исследования показали разброс в данных, то обычно говорят о 7+-2 элементах.
Загоняя навыки в «подкорку» мы освобождаем оперативную память для осознания текущей деятельности. Так водитель-новичок не может оторвать глаз от дороги, а через пару лет он параллельно вождению, уже спокойно беседует с пассажирами.
Инструкции – основа знаний коллектива
Повторение действий по инструкции 1–2 раза дает уверенность в возможности выполнения задачи, а многократное позволяет выработать навык и привычку. Т. е. инструкция “записывается” в голову. Сотрудник становится носителем этой информации.
Поэтому инструкции полезно составлять для всех типов работ (периодическое техобслуживание, восстановлением оборудования, его настройка и т. п.).
Как мы видим, это инструмент, который позволяет коллективу учиться и развиваться, вырабатывая умения и навыки. Лучших результатов можно добиться, если позволить сотрудникам вносить правки в инструкцию, периодически ее обновляя и тем самым совершенствуя.
Фактически наличие периодически обновляемых инструкций – первый шаг к управлению знаниями в коллективе.
Это также позволяет решить вопрос с обучением. Ведь на учебу с отрывом от производства можно направить одного-двух человек, тогда как знания и навыки необходимы 10–20 сотрудникам. В этом случае через инструкции обученные сотрудники, составляя инструкции, делятся с коллективом полученными знаниями и умениями. В результате весь коллектив профессионально растет.
Лайфхак для инструкций – "5 по 5"
Посмотрите на инструкцию по самообучения на предыдущей странице. Она проста и понятна. А теперь представьте или вспомните инструкцию на двух или трех листах, пунктов в 40–50. Кажется она вам легкой? Есть желание начать действовать по ней?
Вы уже знаете правило 7+-2. Есть и следствие из это закона о кажущейся сложности:
То, что имеет больше девяти элементов, кажется человеку сложным.
Эта одна из причин того, что люди не начинают действовать – им кажется, что задача слишком сложна.
Как сделать ее простой? Теперь вы знаете. Нужно представить весь процесс достижения цели как 5–7 этапов, в каждом из которых по 5–7 задач, в каждой изх которых по 5–7 мероприятий.
Это и есть одна из основных задач и компетенций руководителя – правильно спланировать достижение цели – прояснить шаги.
Прояснение шагов
Почему же действовать в случае, когда шаги определены проще?
Вы уже хорошо запомнили формулу развития:
Н*В*ПШ>ПП
где:
Н – недовольство нынешним положением дел
В – видение новой ситуации, цели
ПШ – первые шаги
ПП – противодействие переменам.
Давайте разобьем один большой шаг на несколько, тогда и высота препятствия для каждого шага уменьшится:
ПШ=Ш1+Ш2+Ш3+…
ПП=П1+П2+П3+…
где:
Ш1 – первый шаг на пути к цели, Ш2 – второй и т. п.
П1 – противрдействие первому шагу, П2 – второму и т. д.
Таким образом, когда мы совершаем шаги, то для каждого имеем:
Н*В*Ш1>П1
Н*В*Ш2>П2
Н*В*Ш2>П3 и т. п.
Как правило, П1 значительно меньше ПП, а вот Н (недовольство) и В (ыгоды) остаются теми же, т. к. мы держим в голове начальную и конечную точки изменений.
В результате Н*В*Ш1 будет гораздо больше П1 и дело пойдет легче.
Правило группировки
Если вы бывали у психиатра, то возможно он предлагал вам простенький тест на группировку объектов: на 10–20 карточках разнотипные объекты и нужно их сгруппировать по каким-либо признакам. Это упражнение поможет нам и в составлении планов и в повседневной жизни. Т. к. правило 7+-2 действует в любых областях. Поэтому желательно сделать этот план удобным для мозга.
Сравните 2 списка продуктов при походе в магазин:
Список по алфавиту:
Апельсины
Бананы
Говядина
Горошек
Гречка
Заморозка, мясные продукты: