Модель включает четыре функциональных блока:
1. ПЛАНИРОВЩИК (П) – определяет план действий, получает информацию о результатах работы и данные из внешней среды, обеспечивая ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ в блок управления.
2. УПРАВЛЕНИЕ (У) – воспринимает внешние команды и определяет в соответствии с ними, сколько и каких ресурсов необходимо для выполнения команды. Блок отвечает за запуск процесса в соответствии с условиями начала процесса (загорелся "зеленый", начальник приказал, пришла весна);
3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ (О) – по команде обеспечивает ИСПОЛНИТЕЛЯ ресурсами;
4. ИСПОЛНИТЕЛЬ (И) – используя полученные ресурсы, выполняет основное действие.
В результате ПРОЦЕСС действует до тех пор, пока КОМАНДА не будет выполнена в полном объеме.
Контроль и планирование «сидят» в одном сегменте, т.к. по результату контроля планируются следующие действия.
Т.е. без контроля и обратной связи система не образуется и постепенно деградирует.
Рассмотрим применение этой схемы на примере посадки саженца яблони. В ней можно выделить следующие этапы:
1. Планирование. На этом этапе планируются дальнейшие действия и реакция на внешние обстоятельства.
2. Управление. На этом этапе по определённому ранее условию запускается процесс (начало посадки яблони при наступление весны).
3. Подготовка всего необходимого к основному действию (в нашем случае – к посадке). Для этого закупается инструмент, удобрения, саженец. Т.е. готовим ресурсы: материальные, знания, информация и т.п.
4. Основное действие, решающее поставленную задачу. В нашем случае – посадка дерева. Именно на этом этапе создается продукт или услуга.
5. Проверка результата, т.е. сверка того, что получилось с запланированным результатом, при несовпадении – выполнение корректирующих действий.
В результате цикл замыкается.
Еще проще понять необходимость контроля, если рассмотреть «ко»-ячейку, т.е. ячейку «Кольчуги++»:
Она описывает некоторое действие, которое происходит СЕЙЧАС, и от которого мы ожидаем определенный результат. Сотрудник получил результат с некоторыми погрешностями.
Конечно, вы хотите, чтобы в следующий раз он выполнил все правильно, что же для этого нужно сделать?
Очевидно, что если элементы ячейки останутся теми же, то и результат, с большой долей вероятности останется тем же, т. е. с ошибкой.
Поэтому роль управляющего данной операцией дать такую обратную связь, чтобы в следующий раз результат больше соответствовал ожиданиям. Что можно изменить?
Схема ячейки подсказывает, что возможны следующие варианты:
– воздействовать на оперативном уровне (сделать замечания сотруднику, добавить или убрать оперативные ресурсы и т. п.);
– воздействовать на мотивацию сотрудника, как через поощрение, так и через наказание;
– запланировать и провести воздействие на стратегическом уровне: изменение инструкций, улучшение навыков сотрудника, изменения в стратегических ресурсах.
– изменить постановку задачи, например вы знаете, что сотрудник иногда не укладывается в срок, тогда заведомо можно поставить дедлайн раньше, чтобы даже с запозданием он успел.
Итак, контролировать результат и давать обратную связь очень важно, т. к. без этого теряется устойчивость процесса как жизнеспособной системы, и он деградирует и разваливается. Но как лучше это делать?
Постулат № 1. Окружающие процессы носят системный характер. Для его описания в большинстве случаев подходит четырехблочная модель.
Прием № 1. Представляйте свою деятельность в виде четырехблочной модели системы. Это позволить определить правильность порядка этапов работы и найти «тонкие» места, которые снижают эффективность. Применение: любая деятельность.
Упражнение № 5.
Запишите свою деятельность (один из видов) в виде системы из четырех блоков. Определите конкретное содержание каждого из блоков, правильность порядка действий, наличие обратной связи. Придумайте 3-5 способов повышения эффективности системы, а также 3-5 способов ухудшения эффективности работы системы. Второе может быть полезно, для моделирования потенциальных проблем, с целью их своевременного устранения.
1.7. Выводы.
Итак, теперь, решая свои жизненные задачи, в частности и управленческие, у нас четкое понимание, что существует определенные ограничения как в нашей деятельности, так и в деятельности окружающих. Прежде всего нужно определиться со следующим: