В итоге получаем граф проблем организации, из которого становится ясно, чем ей следует заниматься в первую, вторую и третью очередь. Главная проблема требует, как правило, стратегических решений.
К достоинствам рассмотренного подхода анализа проблем организации следует отнести относительную простоту и быстроту его реализации, но оценки, лежащие в основе этого подхода, содержат погрешности субъективных суждений экспертов.
Специалисты в области исследования систем управления рассматривают этапы постановки проблем в виде схемы, представленной на рис. 4.3.
Этап 1. Общее знакомство с проблемой, составление плана работы с указанием срока выполнения, исполнителей и основных источников, которые могут быть использованы. Например: общий спад производственно-хозяйственной деятельности организации воспринимается как проблема.
Этап 2. Установление «симптомов» проблемы, под которыми понимаются некоторые косвенные признаки или характеристики, указывающие на ее наличие.
Например: не хватает финансовых ресурсов для пополнения оборотных средств.
Этап 3. Сбор факторов, подтверждающих «симптомы»: выявление причин возникновения проблемы.
Например: воровство сырья и полуфабрикатов, нерациональные запасы на складах, рост цен на материальные ресурсы, нерациональная деятельность отдела сбыта и т. п.
Этап 4. Истолкование факторов (анализ всей релевантной [13] информации).
Например: рост дебиторской задолженности обусловлен тем, что работники отдела сбыта пассивны во взаимодействии с организациями, осуществляющими оптовые закупки.
Наличие обратных последовательных этапов работы позволяет направить процесс формулирования проблемы по правильному руслу и постоянно его совершенствовать по мере выявления и накопления факторов.
При вскрытии существа проблемы большую помощь могут оказать следующие шаги:
• сбор и анализ данных, которые представляют недостатки системы;
• описание и анализ подсистемы, которая прямо порождает данные проблемы, в частности, оценку входа в подсистему на полноту, частоту, согласованность, надежность и точность;
• определение обратной связи, что даст возможность судить об отклонении, величине ошибки или недостатке системы;
• попытка установить зависимость элементов и свойств подсистемы в соответствии с очевидной, логической или причинной связями между ними;
• представление полной системы, в которой данная проблема является только частью;
• попытка связать между собой полную систему, относящиеся к делу подсистемы и проблему, как она определена.
Выполнение этих шагов создает возможность для формулирования проблемы.
Этап 5. Формулирование проблемы. Этот этап включает следующие шаги:
• составление исходной формулировки проблемы;
• ее осмысление в отношении различных частей проблемы;
• осмысление факторов, которые ее касаются;
• общее уточнение исходной формулировки проблемы – например, отсутствие системы стимулирования снижения дебиторской задолженности приводит к нехватке оборотных средств.
Формулирование проблемы называется исходной, или предварительной, постановкой, так как в ходе анализа и на его основании многие первоначальные положения могут быть пересмотрены или уточнены.
Перечень проблем, описывающих проблемную область, как правило, можно упорядочить методом парных сравнений, определяя наличие и направленность причинно-следственных связей между проблемами. [14] В результате получаем граф проблем организации, из которого следует, какую проблему решать в первую очередь. Главная проблема организации требует стратегических решений, что предопределяет формулирование соответствующих целей.
Пример построения графа проблем с целью выявления корневой проблемы предприятия приведен на рисунке 4.4.
18 – нет стратегии, обеспечивающей подготовку и повышение квалификации кадров;
34 – низкая требовательность и ответственность руководителей снижает экономические результаты;
36 – система оплаты труда недостаточно мотивирует работников;
37 – отсутствие сопричастности к общему делу не формирует социокультурные ценности;
38 – неравномерна загрузка инженерно-технических работников (ИТР) – есть «случайные» люди;
39 – отдел кадров не ведет базу данных «лучших» сезонных рабочих;
46 – расположение дорожного ремонтно-строительного управления (ДРСУ) в г. Владимире при подъеме экономики ведет к оттоку квалифицированных кадров.