Для Цикла требуются три инструмента: список дел, скомбинированный с расписанием на текущий день, календарь и список долгосрочных жизненных целей. Храните все эти инструменты в одном месте. Сам процесс не зависит от того, используете ли вы карманный компьютер или бумажный органайзер, купленный в канцелярском магазине.
Важно держать эти три инструмента в одном месте, потому что:
• Все три базы данных взаимосвязаны. У вас должна быть возможность легко переключаться с одной на другую.
• Всегда легче отыскать один предмет, чем три.
• Вам необходимо всегда держать эти базы данных при себе, а с одним пакетом это проще, чем с тремя отдельными предметами.
В этой главе Цикл описан в общих чертах, а главы 5, 6 и 7 посвящены его составляющим: спискам дел и расписанию, календарю и жизненным целям. Возможно, это будут самые важные главы из того, что вы прочитали за всю свою бытность системным администратором.
Не доверяйте своему мозгу
Системные администраторы, вообще говоря, умны. Вы — умный. Я — умный. Мы все умные. Мы достигли нашего положения, работая головой, а не мускулами. Конечно, крепкие мускулы в нашей работе не помешают, но по сути это умственный труд. У среднего человека емкость кратковременной памяти составляет семь единиц (плюс/минус две). А как насчет среднего читателя этой книги? Держу пари, у вас она равна восьми или девяти, а у кого-нибудь и десяти (плюс/минус три).
Взглянув на свой список дел, я вижу 20 пунктов. Черт. Это намного больше десяти.
Я никоим образом не могу надеяться, что мой мозг удержит 20 пунктов в памяти. Мне нужна внешняя память. Вам тоже.
Надеюсь, вы не очень обиделись, когда я сказал: «Не доверяйте своему мозгу».
Я своему не доверяю. Поэтому я всегда записываю все просьбы. У меня даже есть такое заклинание:
Всегда записывать все просьбы.
Мой мозг обижается на такое недоверие. Когда кто-то обращается ко мне с просьбой, мой мозг кричит: «Я запомню! Том, убери свой органайзер! Доверься мне на этот раз!» Однако, чтобы не послушаться его, мне достаточно вспомнить, как я, столкнувшись с клиентом, чью просьбу не выполнил, пытался оправдаться фразой «Я забыл».
В главе 2 я описал методику «Делегируйте, регистрируйте или действуйте». Когда мы делегируем задание, у нас нет необходимости его записывать, хотя иногда полезно сделать запись, чтобы проследить за тем, как оно будет выполнено. (Став, так сказать, сторожем своему брату.)
Кроме того, если мы собираемся выполнить задание тут же, записывать его тоже не нужно. Когда меня просят «Передайте соль, пожалуйста», я не записываю эту просьбу в список дел, чтобы тут же вычеркнуть ее. Это было бы глупо. Однако если ко мне обращаются с просьбой, а я отвечаю: «Конечно, вот только закончу с этим делом», я записываю просьбу. Не следует путать «когда я закончу» и «прямо сейчас». Я, например, испытываю огромное искушение не записывать просьбу в органайзер, потому что надеюсь не забыть о ней, когда справлюсь с текущей работой.
Бедные наши мозги! Они так страдают из-за предположения, что именно в мозгу находится наше эго. Иногда оно переходит все границы и перехваливает своего приятеля — мозг. Когда вы думаете «Мне не нужно это записывать» или «На этот раз можно сделать исключение; я ничего не забуду», знайте, это ваш мозг — эго размером с Монтану — обещает вам невозможное, подобно сотруднику отдела продаж Microsoft, старающемуся отработать свой оклад.
Я долго думал, что мозг — самая важная часть моего организма. Потом я понял, кто внушает мне эту мысль.
— Эмо Филипс (Emo Philips)
Если это поможет вашему мозгу справиться с обидой, вспомните, что освобождая его от запоминания списка дел, вы сберегаете энергию мозга для более важных задач. В главе 1 я упомянул исторический анекдот об Альберте Эйнштейне, который пытался сохранить, насколько это возможно, максимум умственной энергии для физики, избавляя свой мозг от всяческих посторонних размышлений, к примеру о том, что сегодня надеть. Рассказывают также, что Эйнштейн не запоминал адреса и номера телефонов, даже собственные. Наиболее важные он записывал на листочке, который хранил в бумажнике, чтобы не загромождать свою драгоценную память. Когда кто-нибудь спрашивал его номер телефона, Эйнштейн отвечал, что номер есть в телефонном справочнике, и учтиво предлагал поискать его там. Берите пример с Эйнштейна; берегите умственную энергию для системного администрирования.
Если у меня нет при себе органайзера, а кто-то обращается ко мне за помощью (обычно это случается, когда я иду в туалет), я решительно перекладываю ответственность за регистрацию просьбы на клиента. Например, я говорю: «Я спешу на собрание, и мне очень не хотелось бы забыть о Вашей просьбе. Обещайте, что вы отправите электронное сообщение на адрес help [которое автоматически создаст запись в системе регистрации запросов] и опишете в нем свою проблему». Я считаю, что ответственность за запоминание просьбы должна быть возложена на мой органайзер или на клиента. Но только не на мой мозг.
Я не доверяю мозгу запоминание подробностей. Зато бумаге я доверяю. Если на листе бумаги имеется список дел из десяти пунктов, я не беспокоюсь, что один из них пропадет. Исчезающие чернила существуют только в фильмах про шпионов, и не было случая, чтобы мой блокнот сгрызла собака.
Я также доверяю портативным компьютерам (PDA). Конечно, я допускаю, что карманный компьютер может сломаться или данные в нем каким-то образом потеряются, но он синхронизирован с файл-сервером, где хранятся резервные копии. Учитывая, сколько раз мой мозг забывал информацию, можно сказать, что карманные компьютеры почти так же надежны, как бумага.
Идеальная PDA-среда
Когда карманные компьютеры PDA (Personal Digital Assistant — персональный цифровой помощник) еще только появились и моделей было мало, я работал в среде, стандартизированной для одной конкретной модели. Команда системных администраторов настраивала PDA так, что он синхронизировался с домашним каталогом пользователя на файл-сервере. Таким образом, для этих пользователей регулярно выполнялось резервное копирование.
На случай поломки имелся запасной PDA. Чтобы он тут же включился в работу, достаточно было синхронизировать его с данными пользователя. Поскольку PDA у всех были одинаковые, пользователь получал резервный, пока мы устраняли неисправность.
Это было роскошно. Сегодня разнообразие моделей карманных компьютеров достаточно велико, и предоставить такой сервис затруднительно, но с некоторыми оговорками все же возможно.
Почему другие системы не работают
Прежде чем я расскажу о системе Цикл, мне хотелось бы остановиться на других методах, которые широко используются системными администраторами, но результатов не дают. Это Система Беспорядочных Записей и Бесконечный Роковой Список.
Система Беспорядочных Записей заключается в том, что ее приверженец делает записи на случайных обрывках бумаги или ведет несколько списков дел и разбрасывает их, где попало. Меня особенно умиляет вид монитора, обклеенного желтыми прямоугольными листками. Что на этих самоклеющихся бумажках? Списки дел? Напоминания о встречах? Телефонные номера? Никто не знает. Каковы их приоритеты? А вдруг какая-нибудь отклеится? Полный хаос.
Когда начальство на совещании ставит перед вами задачи, вы начинаете новый список. Теперь у вас их, как минимум, два. Потом вы один список теряете, например, он отправляется в корзину вместе с другими ненужными бумагами. После этого вы пропускаете встречи и нарушаете сроки. Ситуация не из приятных.