Работая в Bell Labs, я часто получал обычной почтой сообщения о том, что какой-то вход в здание будет закрыт. Эти объявления дублировались электронными сообщениями, причем неоднократно. Безусловно, подъехав к перекрытому входу, я бы и сам заметил груду строительных материалов и запрещающие знаки. В конце концов я сделал вывод, что если тема письма не относится к факторам, влияющим на работу компьютеров (электропитание, вентиляция и т. д.), я могу удалить это письмо, не читая.
Письмо, которое мы прочитали, должно быть как-то обработано. Моя цель — прикоснуться к письму только один раз. Под прикоснуться я подразумеваю «отреагировать на письмо и отправить туда, где оно в конечном счете должно находиться». Если у меня нет времени прочитать письмо, я оставляю его непрочитанным до более удобного момента. Я заметил, что, если я не дочитаю какое-то письмо до конца в надежде закончить чтение потом, мне впоследствии приходится перечитывать все письмо целиком. То есть я прочитаю, по крайней мере, часть письма дважды, а это нерационально. Итак, я выработал для себя правило: если я начал читать письмо, я должен дочитать его и обработать одним из методов, описанных в этой главе.
Фильтрация электронной почты на сервере
Я предпочитаю, чтобы моя электронная почта фильтровалась на сервере. Обычно при этом необходимо пользоваться протоколом IMAP и нельзя пользоваться протоколом POP.[3] Хотя большинство современных почтовых клиентов способно сортировать принятые сообщения, фильтрация почты на сервере имеет значительные преимущества.
Во-первых, я использую разные почтовые программы на разных компьютерах. Я не могу поддерживать все фильтры на всех компьютерах в синхронизированном состоянии. Зато с этим прекрасно справится IMAP.
Во-вторых, фильтры, установленные мной на сервере, срабатывают в момент прибытия письма, а не тогда, когда я запускаю почтовый клиент. Иными словами, фильтры работают и в мое отсутствие, и когда почтовый клиент не запущен. Это означает, что я могу создать фильтр, который будет отправлять копию письма на пейджер или сотовый телефон или вызывать команду для обработки этого письма.
Я работал в одной фирме, где секретари отправляли электронные сообщения всем сотрудникам, если после очередной презентации оставалось угощение. Я часто пропускал такие объявления, потому что находился в машинном зале. Это продолжалось, пока я не установил фильтр на сервере. Любое письмо, в теме которого содержалось слово «ланч» или «еда», копировалось на мой пейджер (сотовых телефонов тогда еще не было). Случалось, я успевал к угощению первым.
Теперь я получаю на сотовый телефон копии сообщений, в которых так или иначе упоминается еда или содержится слово «срочно», а также сообщений от шефа, от шефа моего шефа, от моих близких и от некоторых других важных персон. Это не только позволяет мне сосредоточиться на работе (мне не требуется постоянно проверять почту), но и гарантирует, что я не пропущу действительно важное сообщение.
Если ваш сервер предоставляет вам доступ к командной строке UNIX/Linux, вполне вероятно, что для фильтрации на сервере вы сможете использовать утилиту procmail (http://www.proc-mail.org). Я так люблю эту утилиту, что часто говорю коллегам: «Если вы не используете procmail, то работаете слишком много».
Некоторые почтовые серверы, работающие по протоколу IMAP4, реализуют фильтрацию на основе Sieve. Это открытый стандарт серверной фильтрации, ставший популярным благодаря серверу Cyrus IMAP для UNIX/Linux. В таком случае можно с помощью любого клиента обновлять фильтры на любом сервере, удовлетворяющем требованиям IETF RFC 3028 (http://www.ietf.org/rfc/rfc3028.txt). Адрес домашней страницы Sieve: http://www.cy-rusoft.com/sieve/.
Удаление
Все мы получаем письма, которые можно удалить сразу по прочтении. Это письма, не требующие от нас никаких действий. В эту категорию часто попадают отправленные мне копии писем, адресованных другим людям, а также письма, подтверждающие получение сообщения от меня.
Я получаю огромное количество писем, автоматически сгенерированных различными системами. Request Tracker от Best Practical отправляет мне копии сообщений о любых изменениях в запросах в определенных категориях очередей. Это позволяет мне следить за тем, что происходит с запросами. Если от меня не требуется оперативное вмешательство, я читаю и удаляю такие сообщения.
Сохранение
Я стараюсь хранить как можно меньше почтовых сообщений. Я знаю многих, кто хранит все полученные сообщения. Они заводят пятьсот папок и по несколько минут размышляют, в какую из них лучше всего поместить то или иное письмо. Мой девиз: «Сомневаешься — выбрасывай!» Если через несколько дней я пойму, что мне нужна эта информация, я смогу отыскать ее в папке Удаленные. Если информация понадобится мне значительно позже, я обращусь к первоисточнику или найду крохобора, который распыляет время, сохраняя каждое полученное письмо.
Некоторые настраивают фильтр так, что копия каждого входящего письма (кроме рассылок) сохраняется в архивной папке. Это позволяет им безболезненно удалять все сообщения. Если впоследствии окажется, что удалено нечто важное, в архиве найдется копия. Я полагаю, что по мере удешевления места на жестких дисках популярность этой меры будет расти. Когда-нибудь в почтовых программах появятся специальные возможности, упрощающие подобный подход.
♠ У архивирования всей электронной почты есть юридические аспекты. Выясните правила хранения почты, принятые в вашей фирме.
Почта, которую я сохраняю, распределяется по двум папкам: Сохраненные и Финансы. Все финансовые документы я сохраняю во второй папке, а остальные письма — в первой. Раньше у меня была тысяча папок на все случаи жизни. Оказалось, что прокрутка их списка отнимает больше времени, чем заслуживают письма в них. Теперь, если мне нужно старое письмо, оно находится либо в папке Сохраненные, либо в папке Финансы.
Ответ и удаление
Если письмо требует ответа, на него следует отвечать немедленно, чтобы не заставлять человека ждать.
Проблема в том, что иногда ответ на письмо требует много времени, которого у меня в данный момент нет. В таком случае, чтобы письмо не потерялось, я переношу его туда, где веду список текущих дел. После этого я могу удалить письмо из папки Входящие.
Например, я обычно отвечаю отправителю: «Я занес Ваше письмо в список дел и отправлю Вам более полный ответ до [дата]». Затем я пересылаю письмо в нашу систему регистрации клиентских запросов.
Система наподобие RT от Best Practical (http://bestpractical.com) позволяет вам сделать это за один шаг. Просто перешлите все письмо (включая вложенные файлы) отправителю, а копию отправьте по адресу системы, которая зарегистрирует новый клиентский запрос. В начало письма добавьте примерно такой текст: «Здравствуйте! Я получил Ваше письмо. Я отвечу Вам до [дата]».
Папка «Перья»
Кроме папок Сохраненные и Финансы, у меня есть папка Перья.
Если кто-то меня похвалил, то это очередное «перо мне на шляпу». Поэтому все благодарственные или хвалебные письма я сохраняю в этой папке. Если мой день не задался, я перечитываю эти письма, чтобы поднять себе настроение.
А еще эта папка помогает мне писать годовой отчет.
И порядок.
Иногда удобнее записать запрос в органайзер и отправить человеку письмо с обещанием ответить позже.
Как бы то ни было, письмо обработано, и больше его не нужно хранить.
(Если у вас нет системы регистрации запросов, я настоятельно рекомендую вам присвоить наивысший приоритет задаче по ее установке. Некоторые очень хорошие системы, включая вышеупомянутую RT, распространяются бесплатно.)
3
Имеются в виду протоколы приема почты IMAP4 и РОРЗ (в текущих реализациях), выбор одного из которых осуществляется в настройках практически любого современного почтового клиента. К настоящему времени, тем не менее, пользователи чаще всего выбирают как раз РОРЗ, а некоторые (не очень многие) администраторы почтовых серверов вообще не предоставляют доступ к почтовому серверу по протоколу IMAP4. О достоинствах IMAP и настройках почтовых клиентов можно почитать здесь: