Оптимизация расходов времени. Борьба с поглотителями
Рассмотрим организацию деятельности по минимизации расходов времени на примере одного из самых часто упоминаемых поглотителей – времени, затрачиваемого на дорогу. Как часто бывает обидно тратить на то, чтобы добраться до нужного места, полтора-два часа, когда решение самого вопроса, ради которого приехал, занимает от трех до пяти минут. Расходы времени несоотносимые, как бы мы себя ни убеждали в важности и необходимости этой поездки: ради трех-пяти минут результативного действия теряются безвозвратно полтора-два часа. Можно ли оптимизировать эти расходы, сделать путь из одного пункта в другой максимально полезным? Один из вариантов решения этой проблемы, позволяющий осуществить перемещение и эффективно использовать время на дорогу, строится на применении простых правил:
• тщательная подготовка к поездке;
• оптимальный выбор времени, маршрута и типа транспорта;
• наполнение дороги полезным содержанием (почитать любимую книжку или конспект лекции, послушать любимую музыку, аудиокнигу, урок английского языка и т. д.).
Следуя этим правилам, нужно помнить, что каждое ваше действие должно приносить выгоду. Для определения пользы мероприятия задайте себе два вопроса:
1. «оптимизируя время на дорогу, какую выгоду получаю именно я?»;
2. «с помощью каких инструментов я могу этого достичь?»
Ответы на эти вопросы помогут найти решение проблемы.
Прежде чем начать готовиться к самой поездке, следует учесть несколько важных аспектов.
• Нужно сократить до оптимума число перемещений. Определяя лучшее количество поездок, следует помнить о принципе «золотой середины»: речь идет об оптимизации, а не о минимизации перемещений. Если поездки неизбежны, в ваших силах самостоятельно определить их время, вид транспорта и маршрут передвижения. Комбинирование этих трех составляющих дает возможность выбрать наилучший на данный момент вариант. Хороший способ оптимизации расходов времени на дорогу – определить «выездные» дни.
Совершать все необходимые поездки в четверг – такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды.
Вот что говорит по этому поводу Андрей Блинков, один из участников ТМ-сообщества: «Когда я так поступил, то получил очень интересный результат. Необходимость в некоторых поездках вообще отпала. Остальное было сделано за З ч. в пятницу вместо 5–7 ч. в обычные дни недели»[17].
Экономия времени – от двух до четырех часов. А это достаточный резерв для решения многих задач.
• Нужно испытывать уверенность в том, что мероприятия, ради которых совершаются поездки, будут использованы «на все сто».
Активно применяйте следующие принципы:
• по возможности предварительно договаривайтесь о встрече по телефону;
• старайтесь решать большинство вопросов по телефону или электронной почте;
• планируйте большинство встреч в офисе, без выездов (этот подход актуален для менеджеров);
• делегируйте выездные мероприятия службам доставки, курьерским службам и т. д.;
• координируйте свои перемещения с коллегами, друзьями, родными. Принцип прост, но максимально эффективен. Согласовывайте предполагаемые поездки: если кому-то по пути и он может решить ваш вопрос заодно со своим, поручите ему эту задачу.
• Время в пути должно приносить дополнительную выгоду, не связанную с целью перемещения. Принцип «вторичной выгоды» осуществляется за счет «наполненности» времени перемещения полезными процессами, не связанными с мероприятием, ради которого совершается поездка.
Слушать аудиокниги, музыкальные записи, кассеты с уроками английского языка, читать журнал, серьезную книгу, конспект лекций или решать кроссворды, играть в шахматы, делать исходящие звонки, проверять свои SMS[18].
Это – сознательное содержание. Все зависит от того, каков ваш внутренний настрой на путь: это будет отдых («прогулка»), целенаправленное движение («маршрут»), спешка («галоп») или что-то другое. Определить типичные для себя состояния в движении и возможность их использования каждый может сам, нужно лишь сфокусироваться на этом.
Если человек способен уйти в себя на время долгой поездки, он преодолевает и пространство, и время, а если он может только пялиться в окно и зевать от скуки, он вынужден пережить каждую минуту и каждый километр пути.
17
По материалам ст.: Блинков А. Дорога [электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.improvement.ru/zametki/blinkov.
18
Коваль С. Н., Холин Ю. Е. Боевой дзэн – искусство жить. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004. – С. 114.