Своему начальству и Медникову филер ежедневно сообщал заказными письмами о результатах наблюдения. Рекомендовалось сдавать письма на вокзалах или опускать в почтовые ящики поездов. Все письма из одной местности должны были иметь общую порядковую нумерацию и указание, когда и где они составлены и заверены подписью.
Проходящие по наблюдению лица получали кличку, под которой фигурировали в документации охранки. Кличку рекомендовалось давать короткую, из одного слова. Она должна была характеризовать внешность наблюдаемого или выражать впечатление от него. Кличка давалась такая, чтобы по ней можно было определить, к кому она относится, к мужчине или женщине. Не рекомендовалось давать одинаковых кличек и следовало использовать первоначальную кличку.
Например, В. И. Фигнер носила кличку «Березовая», Б. В. Савинков — «Театральный», И. И. Рябушинский — «Кошелек», А. Ф. Керенский — «Скорый», М. И. Ульянова — «Баба Мишке» (видимо, кличка была связана с тем, что Ульянова проживала в доме Мишке).
Лицо, попавшее впервые под наблюдение, должно было быть подробно описано, и сообщены обстоятельства, при которых оно появилось. Описания проводились согласно «словесного портрета».
О наблюдаемых домах, помимо адреса и фамилии владельца, сообщалась квартира, входы, этаж, флигель, окна и другие подробности. Особое внимание следовало обращать на посещение наблюдаемыми магазинов и мастерских с указанием адреса и их владельца.
С карточек, находящихся у входов, рекомендовалось списывать все данные о владельце дома. В целях конспирации не рекомендовалось обращать на себя внимание, ходить заметно тихо и не оставаться на одном месте в течение продолжительного времени.
Сведения по наблюдению филер заносил в филерский листок, где подробно, с точностью до минут, указывал все сведения. Особое внимание обращалось на передачу наблюдаемого и уход его из-под наблюдения. Групповые «проследки» позволяли маскировать наблюдение. В особо людных местах филеры почти вплотную подходили к наблюдаемому, когда людей было мало, они «отпускали» наблюдаемого на расстояние и по возможности чаще менялись на маршруте. «Передавая» друг другу поднадзорного, филеры уменьшали вероятность провала. Для обнаружения «хвоста» революционеры использовали прием, когда революционер проходил мимо спрятавшегося революционера. Следовавший за ним господин мог оказаться филером. Таким образом, революционеры для выявления наблюдения использовали «стационарные посты». Такой прием стационарного наблюдения применялся филерами для наблюдения за типографиями, динамитными мастерскими, квартирами нелегальных. Подбирались квартиры, чердаки, подвалы, позволяющие следить за нужным объектом. Этим целям в определенной мере служили участковые и вокзальные надзиратели, которые ориентировали филеров о продвижении революционеров.
Впервые стационарное наблюдение на местности применил Г. П. Судейкин, расставивший филеров по маршруту прохождения народовольцев.
В случае появления нового лица у революционера группа делилась, сопровождая революционера и его связь.
В ресторанах, трактирах, кофейных и других общественных местах филеры «запирали» выходы. Они устраивались у дверей и под видом обывателей незаметно наблюдали за своим клиентом. Для повышения оперативных возможностей филера ему выдавалась «гармошка» — фотографии революционеров с их словесным портретом.
Вспомогательным звеном в наблюдении были извозчики. «Ваньки» использовались для доставки филеров за поднадзорными, если те пытались уйти от наблюдения, служили стационарным постом наблюдения и обслуживали чиновников охранки. Содержался конный двор негласно. Оплата за экипажи, лошадей, фураж, квартиру, промысловый налог и сбор в пользу города проводились по счетам, представляемым в охранное отделение старшим извозчиком от имени частных лиц. Инициатором их создания был Медников. Спиридович отмечал, что филер стоял извозчиком так, что самый профессиональный революционер не мог признать в нем агента.
Возглавляя наружное наблюдение империи, Медников сумел организовать и направить работу на совместное решение розыскных задач. Он вел переписку со своими бывшими сослуживцами, давал советы по организации розыска. Оживленная переписка завязалась у Медникова с начальником симферопольского, а затем киевского охранного отделения ротмистром Спиридовичем. Доброжелательные отношения у них сложились еще в московской охранке, куда Спиридович прибыл для прохождения службы. Их внимание было сосредоточено на задержании террористов-эсеров М. М. Мельникова и Г. А. Гершуни. О Мельникове Медников пишет: «он — все, он боевая сила, он и член Боевой организации, и всякая в нем блажь — он и сам может работать ножом и револьвером прекрасно»[170].