Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учета, кроме того, и руководителем группы учета. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал. Данные мемориальных ордеров переносятся в Главную книгу, в которой каждый разворот соответствует отдельному счету. При этом по левой стороне счета отражаются данные о хозяйственных операциях по дебету, а по правой стороне – по кредиту этого счета. Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги записываются в оборотную ведомость, построенную с использованием синтетических счетов, на основании которой составляется бухгалтерский баланс. Преимуществами мемориально-ордерной формы учета являются простота и наглядность ее учетных регистров. В то же время при преимущественно ручном заполнении учетных регистров объем рутинной работы по заполнению мемориальных ордеров чрезвычайно велик. Вследствие этого была разработана более совершенная журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.
45. ПРОЦЕДУРА УЧЕТА. ГЛАВНАЯ КНИГА
Первая часть процедуры учета – анализ содержания хозяйственных операций с целью определения, какие счета будут дебетоваться, какие кредитоваться и на какие суммы, чтобы отразить факты хозяйственной жизни в учетных регистрах. На этапе процедуры «Анализ содержания информации о ФХЖ по первичным документам» реконструкция данных о финансовых и хозяйственных процессах реализуется в бухгалтерской записи, когда стоимостному содержанию показателя, отражающего влияние факта хозяйственной жизни на объекты бухгалтерского наблюдения, приписываются сведения о корреспондирующих счетах, на которых учитываются указанные объекты, подвергшиеся изменениям под влиянием ФХЖ.
Следующий этап процедуры – это перенос в журнал записей из первичных документов, служащих оправдательной основой для регистрации данных бухгалтерского учета. Все факты хозяйственной жизни регистрируются в журнале по мере их возникновения в хронологическом порядке. В конце отчетного периода по всем записям, зарегистрированным в журнале, подсчитывается итоговый оборот по графе «Сумма общая», который имеет важное контрольное значение при коллации результатов обработки бухгалтерских данных за отчетный период.
Главная книга – совокупность бухгалтерских счетов, открываемых в организации в течение отчетного периода, основная часть бухгалтерской информационной системы, в которой отражаются все объекты бухгалтерского наблюдения, как обеспечивающие производственно-хозяйственную и финансовую деятельность (активы, капитал и пассивы), так и объекты, ее составляющие (хозяйственные и финансовые процессы и их результаты), а также последствия свершившихся фактов хозяйственной жизни. Главная книга как этап процедуры бухгалтерского учета тоже относится к механическим этапам – это перенос хозяйственных фактов из журнала регистрации на счета Главной книги. Цель этапа – систематизировать бухгалтерские записи (отразить системно), ранее зарегистрированные в хронологическом порядке. Отраженные в системе бухгалтерских счетов записи называются систематическими.
Зарегистрированные в хронологической записи хозяйственные факты на счетах отражаются дважды (по дебету одного и кредиту другого счета) в равновеликих суммах. Если проводка сложная, то общая сумма заносится на один дебетуемый счет и несколько раз частные суммы разносятся по кредитуемым счетам, и наоборот: общая сумма записывается на кредитуемый и несколько частных сумм относятся на дебетуемые счета. При этом суммы оборотов по всем дебетуемым и всем кредитуемым счетам обязательно равны. В конце отчетного периода по всем счетам Главной книги подсчитываются обороты (сумма всех показателей по дебетовой или кредитовой стороне) и выводится предварительный показатель конечного сальдо. Бессальдовые счета (временные, переменные или транзитные) закрываются, их обороты по дебету и кредиту обязательно равны, сальдо отсутствует.