Без наличия, например, полных данных об осведомителе, его личных качеств, надежности, его связей по камере нельзя им правильно руководить.
Без налаженного оперативного учета и контроля не может быть своевременного выполнения заданий, приказов и распоряжений центра и вообще не может быть правильного руководства всей агентурно-оперативной работой. Поэтому учет и контроль исполнения должны стоять на первом месте.
Порядок оперативного учета следующий:
Внутрикамерные осведомители из числа заключенных, находящихся под следствием (так называемые «заявители»), вносятся а специально заведенную в оперативных частях тюрем книгу под познанием «Список следственных заключенных особого назначения».
В эту книгу необходимо вносить на каждого осведомителя (заявителя) следующие сведения по порядку: имя, отчество, фамилию, № следственного дела, за каким отделом числится, кем завербован, дата вербовки, характеристика, куда убыл и когда, № тома и №№ страниц, где подшиты подлинники агентурных донесений (если подлинники агентурных донесений направлены в оперативный отдел, то они заменяются справками с кратким изложением существа донесений).
Это осведомление, как правило, на картотеку не берется до тех пор, пока не станет известным, что тот или другой заявитель осужден и получил срок наказания.
После этого его вербовка оформляется в общем порядке как и на осужденных, содержащихся в тюрьмах ГУГБ для осужденных. Личные дела на осведомителей-заявителей не заводятся. Подлинники донесений-заявлений или направляются в оперативный отдел НКВД, ведущий дело заключенного, или подшиваются в хронологическом порядке в общую папку с подлинными донесениями заявителей (это касается тех донесений, в которых указывается о нарушении тюремного режима, изоляции и пр.).
Все осведомители из числа осужденных заключенных после оформления вербовки подпиской берутся на картотечный учет оперчастью тюрьмы.
На каждого осведомителя из числа осужденных заключенных заводится личное и рабочее дела. В личном деле должны быть материалы, послужившие основанием для вербовки (санкция на вербовку, подписка, автобиография, связи по камере, копия приговора, копия меморандума, лист учета явок и деловая характеристика). Деловая характеристика о работе составляется регулярно каждые шесть месяцев.
В рабочее дело подшиваются в хронологическом порядке все подлинники агентурных донесений, за исключением тех, которые ввиду особой важности и срочности немедленно по их получении высылаются руководству НКВД—УНКВД. Вместо этих подлинников донесений в рабочее дело вкладываются справки с кратким изложением сущности донесения и указанием, когда, за каким № и на чье имя выслан подлинный документ. По выбытии осведомителя из тюрьмы личное дело направляется по новому его местонахождению. Рабочее дело хранится в оперативной части той тюрьмы, пребывая в которой осведомитель давал донесения.
Учет разрабатываемых заключенных ведется только в отношении осужденных (агентурные донесения на подследственных передаются в оперативные отделы, где они приобщаются к имеющимся там агентурным делам, вследствие чего все проходящие по донесениям лица включаются в учет оперативного отдела). На картотечный учет в алфавитном порядке берутся все осужденные, которые проходят по делам-формулярам и агентурным разработкам.
Картотека этого учета хранится в оперчасти тюрьмы.
В тюремных отделах НКВД—УНКВД и в 1 отделе Главного тюремного управления НКВД ССОР проводится учет разрабатываемого элемента по контрольным делам.
По каждой агентурной разработке необходимо иметь список заключенных, проходящих по делу.
В списке должны быть указаны: фамилия, имя и отчество, возраст, срок наказания, ст. УК, по которой осужден, занимаемое им положение в разрабатываемой контрреволюционной группе (руководитель группы, участник и т. д.).
Каждая агентурная разработка должна иметь план агентурных мероприятий, утверждаемый, в отношении осужденных, содержащихся в тюрьмах для подследственных, начальником Тюремного отдела и, в отношении заключенных, содержащихся в тюрьмах ГУГБ для осужденных — начальником 1 отдела Главного тюремного управления НКВД СССР.