Таким образом, информационная система управления персоналом — это комплекс технологий, автоматизирующих и облегчающих работу с персоналом на всех уровнях, от оперативного (повседневный учет данных) до стратегического (принятие решений по развитию компании).
В качественно выстроенной системе работа этих технологий подчинена общей логике управления персоналом в соответствии с принятой стратегией, выраженной в бизнес-процессах, автоматизированных посредством электронного документооборота. HR-система способна эффективно взаимодействовать с финансовыми, производственными и т. п. системами, использующими в своих процессах данные персонала.
Различные службы персонала используют HR-системы для решения следующих задач:
Задачи HRM систем:
— управление организационной структурой и штатным расписанием (на всех уровнях: региональные и т. п. представительства, их внутренняя структура);
— расчет заработной платы;
— кадровый учет (ведение личных дел сотрудников, учет движения персонала, подготовка на основании данных системы необходимых бумажных документов);
— учет рабочего времени (ведение графиков сотрудников, централизованное и автоматическое формирование табелей);
— планирование затрат на персонал;
— планирование карьеры и отслеживание продвижения персонала по структуре;
— работа с кадровым резервом;
— подбор персонала на вакансии;
— обучение персонала;
— системы аттестаций;
— управление компетенциями (оценка и поддержание уровня профессиональных и личностных компетенций за счет системы аттестаций и непрерывного обучения персонала).
Функциональные возможности HRM систем:
— автоматизированный учет кадрового состава организации на основе структурированных личных карточек сотрудников;
— формирование кадровых приказов, в том числе и новых видов, с автоматическим внесением информации в личные карточки сотрудников;
— ведение архива уволенных сотрудников;
— работа со штатным расписанием (просмотр и печать; получение списка вакантных должностей по подразделениям; получение сведений о заполненности штатов по каждому подразделению и по предприятию в целом);
— формирование отчетов по сотрудникам за произвольный период с использованием отбора информации и вывод в виде списков или статистических таблиц;
— подсчет количества больничных листов по подразделениям за любой период;
— составление статистической отчетности по учету кадров (списков в электронном виде; получение данных о распределении сотрудников но должностям штатного расписания);
— получение сводной таблицы об укомплектованности штатов, текучести и составе сотрудников предприятия;
— получение тарификационных списков сотрудников предприятия с проставлением кадровых параметров.
Эффект от внедрения систем управления персоналом на предприятии:
Информационное обеспечение управления персоналом — это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом
Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы, которая представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников предприятия.
Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Информационное обеспечение системы управления персоналом включает:
Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:
— комплексность — информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями;