Вместе с тем в условиях активизации применения современных информационных технологий все больше руководителей разных рангов отдают предпочтение непосредственной работе с системами электронного документооборота, включая собственноручный ввод поручений (резолюций), виз и использование электронных аналогов подписи.
Таким образом, традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия. Соответственно нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (так называемые документы со сроком хранения «Постоянно», поступающие затем в государственные архивы). С другой стороны, можно использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества.
В то время как за многовековую историю своего существования документы на бумажном носителе обрели относительную устойчивость своих характеристик, электронные документы как явление и предмет управленческого труда находятся еще в начальных фазах своего развития, поэтому их характеристики будут развиваться дальше. И, как можно было наблюдать за последние два десятилетия, это развитие происходит все более ускоряющимися темпами (синхронно развитию современных информационных технологий).
Однако по-прежнему при проектировании документопотоков на практике, а также при разработке проектов нормативных и других актов, регламентирующих эту сферу, как правило, доминирует принцип подобия электронного и традиционного документов. При этом имеется в виду, что электронный документ отличается от бумажного лишь тем, что «информация на нем закреплена в электронно-цифровой форме». Из этого обычно делается вывод, что управленческий документооборот в электронной форме должен быть организован аналогичным образом с учетом также совместного применения бумажных и электронных документов в одних и тех же задачах и процессах управления.
Безусловно, определенную положительную роль такие взгляды сыграли в плане некоторого содействия расширению применения электронных документов, так как при решении вопросов нормативного регулирования не возводился жесткий «барьер» между традиционным и электронным документооборотом. Однако, на наш взгляд, этот подход был оправдан на тех стадиях, когда применение электронных документов носило локальный характер, а их количество было невелико. Сейчас этот подход себя исчерпал.
Подтверждением этому являются некоторые рекомендации о том, что, к примеру: визуально электронные документы должны выглядеть, как бумажные, при этом состав реквизитов и их расположение должны быть аналогичными; резолюции по результатам рассмотрения электронных документов должны оформляться на бумажном носителе или как отдельный электронный документ; целесообразно ведение единого реестра (журнала) для всех документов, а «по окончании календарного года… сгруппированные в электронные папки по тематике электронные документы должны переноситься на CD-диски» [169, с. 74–81]. Эти или им подобные формы и способы работы могут быть понятны работникам аппарата управления, привыкшим к бумажному документообороту. Вместе с тем такого рода рекомендации не учитывают реальные возможности современных систем и технологий электронного документооборота, а дальнейшее их применение на практике (не говоря уже о закреплении в нормативных документах) будет не просто сдерживать внедрение новых технологий работы, а будет означать возврат к старому (что нередко и происходит).