Традиционная точка зрения документоведов и архивистов на документооборот фокусирует внимание на делопроизводственных процедурах, приеме-передаче документов, их движении в организации. По этой причине содержательная сторона электронного документооборота в значительной мере остается неразработанной.
Юристы рассматривают электронный документооборот как использование электронных документов в деловом обороте, в связи с чем внимание фокусируется на вопросах юридической значимости электронного документооборота и юридической силе электронных документов. При этом рамки электронного документооборота более широкие, чем обозначенные документоведами и архивистами, – это обращение документов не только внутри организации, но и за ее пределами, во взаимодействии с другими субъектами (где вопросы юридической силы документов особенно важны).
Специалисты по информационным технологиям во многом связывают документооборот со средствами и каналами доставки электронных документов, обменом электронными информационными сообщениями и созданием специализированных систем. В орбиту электронного документооборота сейчас входят различные средства: собственно системы электронного документооборота, электронные почтовые системы, Интранет, корпоративные порталы и другие корпоративные информационные ресурсы, а также Интернет и способы взаимодействия с территориально удаленными подразделениями и лицами.
Проблематика электронного документооборота стала также предметом внимания специалистов в сфере системного анализа, которые, как и специалисты по вычислительной технике, сходятся во мнении, что электронный документооборот представляет собой новое системное явление, не сводимое к задачам делопроизводства.
Свои профессиональные задачи в сфере документооборота видят также специалисты по информационной безопасности и защите информации, в том числе по технической защите передачи электронных документов по каналам связи и использованию криптографических средств.
Специалисты в области социально-экономического управления (как государственного и муниципального, так и менеджмента организаций) отводят коммуникациям роль связующих процессов в системе управления. Вместе с тем в большинстве современных учебных пособий по менеджменту проблематика документальной коммуникации обозначается как достаточно специфическая область без более детального ее рассмотрения.
Разработчики и поставщики программных продуктов, системные интеграторы и специалисты по управленческому консалтингу, как правило, реально оценивают сложность реализации проектов электронного управленческого документооборота. В их взаимодействии с практиками-управленцами в организациях накапливается опыт внедрения новых технологий. К сожалению, во многих случаях этот опыт остается в «базах знаний» самих организаций.
В предлагаемой книге впервые рассмотрены в их взаимосвязи следующие аспекты перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту в сфере управления:
документационный (документоведческий);
коммуникационный;
организационно-управленческий;
технологический.
Юридические аспекты электронного документооборота и вопросы информационной безопасности и защиты информации, являющиеся предметом многих специальных публикаций, в данной книге подробно не освещаются, а рассматриваются лишь в контексте комплексного анализа проблем перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту.
Ряд методологических положений, связанных прежде всего с коммуникационными и организационно-управленческими аспектами, в том числе некоторыми аспектами оценки эффективности систем электронного документооборота, в данной книге сформулирован и обоснован впервые.
Книга подготовлена на основе обобщения практического опыта внедрения корпоративных систем электронного документооборота в российских организациях, знакомства с зарубежным опытом, а также практической деятельности и исследований автора в области деловых коммуникаций, информационного и инновационного менеджмента, документоведения и архивоведения.
Глава первая
Документ как предмет управленческого труда
1.1. Функции и структура современной управленческой документации
Практически любая сфера человеческой жизни связана с созданием и использованием документов. В сфере социально-экономического управления документы играют исключительно важную роль, представляя собой специфический предмет и результат управленческого труда.