Помимо оплаты в виде заработной платы и жалования, выплачиваемых работникам, работодатель несет и ряд других издержек, так или иначе связанных с занятостью персонала. К числу этих издержек относятся, например, доля работодателя, выплачиваемая им в фонд национального страхования и пенсионный фонд. Издержки занятости часто учитываются как накладные расходы, хотя целесообразно вычислить среднюю часовую ставку издержек занятости и добавлять ее к часовой ставке оплаты труда работников. Например, работодатель должен нести издержки занятости £40 в отношении работника, получающего £8 за час при 40-часовой рабочей неделе. Здесь мы можем определить, что издержки занятости составляют £1 за час и добавить их к часовой ставке оплаты труда £8 за час, в результате чего размер общей ставки составит £9 за час. Такой подход в концептуальном плане предпочтительнее варианта отнесения указанных £40 на счет накладных расходов, поскольку издержки занятости — составная и важная часть получения результата труда в качестве исходного ресурса.
На основе данных, полученных в ходе анализа работы 176 британских организаций, выполненного Друри и Тейлсом (Drury and Tayles, 2000), самая большая доля расходов производственных организаций — издержки на основные материалы. На них в среднем приходится 51% общих расходов организаций-респондентов, действующих в производственном секторе. Поэтому для производственных организаций учет материалов и контроль за ними очень важен. В оставшейся части этой главы объясняются механизмы учета материалов и контроля за ними. Из-за важности этого материала прежде всего для производственного сектора основное внимание здесь уделено производственным организациям, однако процедуры учета материалов, описанные в этой главе, также применимы и для непроизводственных структур. Процедура учета материалов включает следующие этапы:
• хранение материалов;
• закупка материалов;
• получение материалов;
• выдача материалов;
• распределение издержек на материалы по целевым затратам.
Для упрощения рассмотрения и лучшего понимания процедуры учета в следующих параграфах описываются расчетные операции, выполняемые на каждом из перечисленных выше этапов вручную. Однако в настоящее время в большинстве организаций процедура учета компьютеризирована и выполняется на основе штрих-кодирования и других форм онлайнового учета информации. Первичные документы, описанные и показанные здесь, в наши дни скорее всего существуют в организациях только в компьютерной форме.
В производственной организации за наличие оптимального уровня запасов по каждой единице материала, находящегося в запасе, отвечает отдел хранения. Для контроля за количеством хранящихся запасов по каждой единице хранения должен вестись соответствующий учет. Когда количество единиц хранения какого-то продукта достигает уровня точки повторного размещения заказа, готовится требование на закупку, на основе которого отдел закупок должен разместить у соответствующего поставщика повторный заказ. Методы, применяемые для определения оптимального уровня запасов, точек повторного размещения заказов и количества повторно заказываемых материалов, рассматриваются далее в этой главе.
После получения требования на закупку персонал отдела закупок, исходя из своего опыта, выбирает подходящего поставщика, а затем заполняет заказ на поставку, согласно которому поставщик отправляет материалы, указанные в заявке. Копия заказа на поставку отправляется в отдел получения подразделения хранения, чтобы можно было проверить поступившие материалы на соответствие заказу.
Когда материалы поступают, отдел получения их инспектирует и проверяет на соответствие транспортной накладной и копии заказа на поставку. После этого отдел получения указывает полученные материалы в извещении о получении товара (GRN) и пересылает копию этого извещения в отдел закупок и бухгалтерию. Отдел закупок переносит эти сведения в свои формы, отмечая, что заказ выполнен, а бухгалтерия проверяет извещение на соответствие со счетом-фактурой поставщика, чтобы гарантировать оплату только в отношении действительно полученных материалов. Кроме того, бухгалтерский отдел использует счет-фактуру для определения цены каждого продукта, перечисленного в извещении GRN. Это извещение является первичным документом, в котором перечисляются детали полученных материалов, которые в счете хранения учитываются в колонке получения. Пример такого счета приведен в иллюстрации 3.1. Этот документ в первую очередь предназначен для учета количества и стоимости каждого отдельного предмета в составе материалов, хранящихся в организации.