Поскольку для разных целей требуются различные виды затрат или различные уровни точности их определения, некоторые организации имеют две отдельные системы учета затрат: одну — для принятия решений, другую — для оценивания стоимости товарно-материальных запасов и измерения прибыли. После изучения деятельности 187 британских компаний Друри и Тейлз (Drury and Tayles, 2000) пришли к выводу, что 9% этих компаний имеют две указанных системы сбора данных по затратам. Оставшийся 91% организаций имеют системы калькуляции издержек на основе одной базы данных, из которой соответствующая информация извлекается в виде требуемых сведений, полезных как для принятия решений, так и для определения стоимости товарно-материальных запасов. Когда организация выбирает вариант единой базы данных, для удовлетворения требования по финансовым отчетам берутся данные, связанные только с оцениванием стоимости товарно-материальных запасов, а для принятия решений — только те, которые значимы именно для этих решений. Для многих организаций, занимающихся обслуживанием, проблемы оценивания стоимости товарно-материальных запасов вообще не существует, так как у них подобных запасов нет, и поэтому система учета затрат для оценивания таких запасов им не требуется.
Разумеется, в тех случаях, когда имеется только одна база данных, распределение затрат не может осуществляться с разными степенями точности, необходимыми для разных целей. Из-за этого в конце восьмидесятых годов, по данным Джонсона и Каплана (Johnson and Kaplan, 1987), большинство организаций полагалось на системы учета затрат, которые были спроектированы в первую очередь для удовлетворения требований по составлению финансовых отчетных документов для внешних структур. Эти системы были спроектированы несколько десятков лет назад, когда расходы на обработку информации были высокими и не позволяли применять более современные методы распределения косвенных издержек по видам продукции. Но еще и сегодня нередко они находятся в употреблении. В них широко применяются условные распределения затрат, которые достаточно точны для удовлетворения требований по составлению финансовых отчетных документов, но не для требований, связанных с принятием решения. Джонсон и Каплан сделали вывод, что это во многом привело к тому, что применяемые в настоящее время приемы управленческого учета оказались подчинены в первую очередь требованиям по составлению финансовых отчетных документов.
Высказанные критические замечания привели к появлению в конце 1980-х годов функциональных систем калькуляции издержек (систем типа ABC). Однако исследования, проведенные впоследствии во многих странах, позволили сделать вывод, что системы учета нового типа применяют от 20 до 30% респондентов из всех проанализированных организаций. Следовательно, большинство организаций продолжают использовать традиционные системы. Традиционные и функциональные системы различаются уровнем сложности. Традиционные системы тяготеют к излишней упрощенности, в то время как функциональные системы — к излишней усложненности. Что в первую очередь определяет выбираемый уровень сложности системы калькуляции? Ответ здесь таков: выбор должен осуществляться по критерию соотношения затрат и прибыли. Конечно, упрощенные системы дешевы в управлении, однако результатом их работы скорее всего станет неточное распределение затрат и, следовательно, неточная информация. Менеджеры, пользующиеся информацией о затратах, получаемых из таких упрощенных систем, могут совершить серьезные ошибки, в основе которых лежат неточные данные. Конечным результатом этого могут стать ошибки, очень дорогостоящие для организации. И наоборот, современные системы более дороги в использовании, однако они минимизируют расходы, связанные с ошибками. Но организации совсем не обязательно иметь максимально точную систему учета затрат. Со