Если же коллеги признают важность этой работы, то ваша задача — всеми силами поддерживать такую точку зрения.
Сбор информации, на основе которой принимается решение по проекту, связан с определенными трудностями. Этот вопрос может обсуждаться "в кулуарах" без оформления каких-либо документов. Информация может быть весьма противоречивой. Поэтому обратите внимание на несколько советов.
• Используйте все возможные источники.
• По возможности черпайте сведения из первоисточников. Различайте первичный источник информации и вторичный источник информации. Вторичным источником будет некое лицо, пересказывающее информацию, полученную из первичного источника.
Например, план-отчет на предстоящий год, в который включен ваш проект — это первичный источник информации, а тот, кто о нем вам рассказывает, — уже вторичный.
Чем больше вторичных источников отделяет вас от первичного, тем больше вероятность искажений.
• Письменные источники информации всегда предпочтительнее. Изучайте протоколы совещаний, корреспонденцию, отчеты о других проектах, перспективные планы, маркетинговые исследования, технико-экономические обоснования и другие документы, имеющие отношение к проекту.
• Обсудите проект с несколькими людьми, чтобы подтвердить полученные сведения. Люди по-разному оценивают одни и те же ситуации. Сравните их мнения и выявите противоречия.
• На собрание по проекту возьмите с собой кого-нибудь из коллег. Затем обменяйтесь с ним мнениями и сравните полученную на совещании информацию.
• Записывайте все, что услышите на совещании. Покажите свои записи и выводы тем, кто присутствовал на встрече. Это позволит вам убедиться, что вы все поняли правильно, а записи послужат документальным подтверждением принятых соглашений.
• С людьми, принимающими решения по проекту, планируйте встретиться как минимум дважды. После первой встречи дайте им время обдумать ваши идеи и предложения. На второй встрече можно обсудить возникшие вопросы и устранить все неясности.
• По возможности сопоставьте информацию, полученную на совещаниях, с информацией из письменных источников. Очень важно сравнить индивидуальное восприятие и мнение коллег с задокументированными фактическими данными. Обсудите с сотрудниками все выявленные противоречия.
Интересуйтесь любой информацией, касающейся аудитории, назначения и приоритета проекта. Часто после того, как план проекта одобрен и утвержден, этим пренебрегают. Но за время выполнения продолжительного проекта мнения и приоритеты могут измениться. И лучше об этом узнать заранее.
Как определить объем и сроки исполнения проекта
Проект может разрабатываться отдельно, а может являться частью целого комплекса работ. Тогда вам следует координировать свои работы с другими и принять меры во избежание их дублирования.
В содержании проекта должны быть четко указаны даты начала и завершения, а также что нужно сделать. Например, если проект предусматривает разработку и испытания нового изделия, то надо сразу оговорить, что сюда не входят маркетинговые исследования и запуск его в производство.
• При получении задания избегайте недомолвок. Если шеф поручил вам разработку нового изделия, сразу уточните, должны ли вы проводить исследование рынка для определения характеристик этого продукта.
• Давайте четкое описание предстоящих работ. Предположим, проект предусматривает "внедрение новой информационной системы". Под словом "внедрение" люди могут понимать:
- установку нового программного обеспечения;
- обучение персонала работе с новым программным продуктом;
- усовершенствование новой программы;
- устранение ошибок, обнаруженных в новом программном обеспечении;
- все перечисленное;
- что-нибудь еще.
• Убедитесь в едином понимании содержания проекта вами, распорядителями и соисполнителями. Одна коллега рассказала мне, как однажды получила задание от шефа подготовиться к приобретению нового оборудования. Она разработала план проекта, который предусматривал выбор поставщика, заключение контракта и доставку этого оборудования. По ее расчетам выходило, что работа займет шесть месяцев, а сумма затрат составит 500 тыс. долл. Шеф был ошеломлен такими цифрами. Он рассчитывал всего на два месяца при затратах в 25 тыс. долл.
После беседы с шефом сотрудница поняла, что задание заключалось только в выборе потенциального поставщика оборудования. Речь не шла о поставке и размещении оборудования. Она неправильно поняла поставленную задачу.
Стратегия работ над проектом
В подходе к планированию и выполнению основных работ проекта следует придерживаться единой стратегии. Например:
• все оборудование будет закупаться через поставщиков, а не напрямую у изготовителя;
• обучение персонала будет проходить под руководством привлеченного тренера.
Определение ваших возможностей в достижении намеченных целей тоже должно соответствовать выбранной стратегии. Так, с самого начала следует выяснить, нет ли у основных лиц аудитории определенных предубеждений, как нужно и как нельзя браться за данный проект.
При выборе стратегии:
• учтите принятые в вашей организации подходы к решению подобных задач.
Когда перед Вами ставят сложные задачи
При решении непростых вопросов, помните следующее.
• Не всегда можно использовать тривиальные подходы. Один мой клиент получил выговор от руководства за то, что приобрел оборудование у фирмы, с которой они поддерживали отношения несколько лет. Оказалось, что другие поставщики давно поставляют аналогичные изделия на 20 % дешевле.
• Не относитесь предвзято к действиям других людей. Они могут изменить свое мнение. Автор этой книги однажды столкнулся с проблемой. Мне надо было закончить работу к концу недели, и для этого требовались услуги постоянного секретаря. Однако все секретари фирмы были заняты, а начальство раньше всегда отказывало в просьбах нанять секретаря на временную работу. Когда на очередной встрече шеф узнал о ситуации, то неожиданно удивил меня, заявив, что если речь идет о том, чтобы вовремя сдать работу, следует нанять временного секретаря.
• По возможности выбирайте стратегию с наименьшим количеством всевозможных рисков, неопределенных и неконтролируемых событий. Помните, что нужно использовать не те методы, которые могут работать, а которые действительно будут работать.
• Если проект связан с рисками, подготовьте несколько запасных стратегий на случай, когда первоначальные методы себя не оправдают.
Однажды моему коллеге поручили провести за месяц переподготовку всех торговых представителей фирмы, которых по всей стране насчитывалось несколько сотен. Раньше он уже делал это, и по его приблизительным подсчетам, подготовка программы и проведение обучения никак не укладывались даже в три месяца. Он уже был готов доложить о невозможности выполнить поручение в отведенные сроки, когда другой наш коллега посоветовал использовать возможности Интернет и нашей локальной сети. В результате применения новой стратегии первый коллега справился с заданием раньше отведенного срока.