Идентификатор работы
На рис. 3.3 показан рекомендуемый формат идентификации отдельной работы в структурной схеме работ.
• Первый номер соответствует некой общей задаче.
• Второй номер определяет задачу нижнего уровня в рамках обшей задачи.
• Следующие номера относятся к подзадачам более низких уровней; последний означает конкретную работу.
Рис 3.3. Рекомендуемый формат идентификатора работы в структурной схеме работ
Разработка структурной схемы работ
Способ разработки структурной схемы работ зависит от знаний и опыта решения подобных задач, а также от того, какие новые методы и подходы вам для этого понадобятся. В зависимости от характеристик вашего проекта можно выбрать один из двух подходов.
• Разработка сверху вниз. Проводите декомпозицию последовательно, начиная с верхнего уровня задач и заканчивая нижними — работами.
• Метод мозгового штурма. Продумайте все задачи, которые, по вашему мнению, должны быть выполнены в проекте, и затем систематизируйте их.
В любом случае неплохо иметь на отдельных карточках краткое описание каждой задачи. Так вам легче манипулировать ими, разместив на столе или стене. Такая наглядность тем более полезна, если продумывать организацию структурной схемы работ вы будете не в одиночку.
Этот способ подходит для проектов более или менее вам знакомых. Действуйте следующим образом.
1. Определите все основные задачи проекта.
2. Определите все задачи второго уровня.
3. При необходимости продолжите декомпозицию задач.
4. Продолжайте, пока не достигнете нижнего уровня — конкретных работ.
Такой метод целесообразен для проектов, в которых применяются нетрадиционные методы и подходы, по крайней мере, для вас и вашей команды.
1. На отдельном листе запишите все возможные задачи по вашему проекту.
• На данном этапе не заботьтесь о накладках или уровне детализации задач.
• Не отвлекайтесь на мелочи и редактирование формулировок.
• Не обсуждайте целесообразность каждого вида работ.
• Просто все запишите!
2. Проанализируйте ваш список и разделите все задачи на несколько основных категорий, учитывая их характеристики.
Это будут задачи верхнего уровня.
3. При необходимости разбейте отдельные задачи на подзадачи.
4. К задаче любого уровня можно применить метод декомпозиции "сверху вниз", чтобы убедиться, что учтено все.
Различные форматы представления структурной схемы работ
Организационный формат структурной схемы работ (см. рис. 3.4) достаточно наглядно отражает общую структуру проекта. Однако такая схема может занимать много места, поэтому не совсем эффективна для отображения многочисленных задач.
Рис. 3.4. Организационный формат структурной схемы работ
Формат структурированного документа (см. рис. 3.5) позволяет компактно расписать все работы структурной схемы с указанием всех задач более высоких уровней.
Для больших проектов целесообразно использовать оба формата структурной схемы работ.
Рис. 3.5. Формат структурированного документа
Такой формат (например, см, рис. 3.6) больше подходит как черновик для вынесения на коллективное обсуждение методом мозгового штурма. Дадим пояснения.
• Надпись в центральном кружке означает весь проект.
• От центрального кружка идут линии к кружкам, означающим основные задачи.
• От основных задач ответвляются задачи следующих уровней детализации.
Рис. 3.6. Структурная схема работ в виде кружков
Нежелательно в таком виде показывать структурную схему работ людям, незнакомым с вашим проектом. Для этого больше подойдет организационная схема или формат структурированного документа.
Несколько полезных советов
Вот рекомендации, которые помогут вам усовершенствовать структурную схему работ.
• Привлекайте людей, которые будут с вами работать над проектом, к разработке структурной схемы работ. Лучше это сделать с самого начала. А если они подключились позже, дайте им возможность внести свои критические замечания, прежде чем начнут работу над проектом.
• Изучайте и используйте опыт аналогичных проектов. Консультируйтесь с людьми, которые уже выполняли похожие проекты, и используйте их опыт и все полезные находки в вашей структурной схеме работ.
• Не оставляйте без внимания структурную схему работ в процессе выполнения проекта. Если по мере продвижения проекта вы добавляете, удаляете или изменяете работы, обязательно отразите это в своей схеме.
• Если есть неразрешимые неопределенности, применяйте допущения. Если по поводу отдельных работ нет ясности, а только предположения, то приходится принимать некоторые допущения, чтобы внести в структурную схему работ. Не забудьте отметить это. Если в ходе работ эти предположения не оправдаются, внесите соответствующие изменения в план.
• Помните, что структурная схема работ только идентифицирует работы, а не определяет порядок их выполнения. Назначение схемы — показать все работы проекта, а не их взаимосвязи и последовательность. (Разработке графика работ проекта посвящена глава 4.)
Применение шаблонов
Шаблоном структурной схемы работ называется ранее разработанная схема подобного проекта, структура и работы которого аналогичны вашему.
Шаблон структурной схемы работ создается на основе накопленного опыта в разработке множества проектов определенного типа. Выполняя аналогичные проекты, вы каждый раз добавляете в схему новые наработки, а также удаляете то, что себя не оправдало. Такой шаблон поможет значительно сэкономить время и улучшить качество работы.
Допустим, вы готовите очередной квартальный бюджет отдела. По опыту вы знаете последовательность действий: сбор исходных данных, подготовка чернового варианта, согласование черновика, печать окончательного варианта документа. Имея шаблон, не нужно каждый раз составлять заново структурную схему. Зато ее можно постоянно совершенствовать.
Как бы ни был "отшлифован" шаблон, но к разработке структурной схемы работ проекта все равно следует привлекать других участников. Это способствует повышению их ответственности, при этом уменьшается вероятность что-либо пропустить.
При использовании шаблонов учитывайте следующее.
• Создавайте шаблоны не только для всего проекта, но и для отдельных часто выполняемых задач. Для разных проектов используются разные шаблоны. Например, шаблон для планирования ежегодной сдачи крови будет отличаться от шаблона для представления нового лекарства в Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов. То же можно сделать и по отношению к отдельным задачам. А их, как, например, шаблон документа по оформлению договора, можно включить в общую структурную схему работ.