• Отсутствие "сработанности" членов команды проекта. Следствие слабого знакомства с методами работы и особенностями поведения других участников проекта.
• Вероятность конфликта мотивов участия в различных проектах. Так, например, работник отдела снабжения при закупке оборудования для проекта, в котором он участвует, в первую очередь будет руководствоваться интересами организации в целом.
• Несогласованность методов работы и отчетности участников проекта. Поскольку в разных подразделениях могут установиться разные стили работы, следует проводить работу по их унификации.
Оснобные лица организационной структуры матричного типа
В матричной структуре ключевую роль играют следующие лица.
• Руководитель проекта. Полностью отвечает за успех проекта.
• Участники проекта (члены команды проекта). Люди, которые личным трудом обеспечивают этот успех.
• Начальники подразделений. Административные начальники участников проекта
• Высшее руководство. Руководители самого верхнего звена управления организации.
Руководитель проекта
В обязанности руководителя проекта входит обеспечение полного выполнения всех задач проекта силами его участников (определение полномочий, обязанностей и ответственности см. в главе 8). Его непосредственные обязанности:
• определение задач, составление графика работ и расчет бюджета проекта;
• составление ясного, реального плана выполнения задач проекта;
• комплектование работоспособного и целеустремленного коллектива;
• формирование и воссоздание единого стиля работы коллектива на основе имеющихся наработок;
• обеспечение выполнения поставленных задач в пределах сроков и выделенных средств;
• контроль за соблюдением плана и оперативное решение возникающих проблем;
• правильный выбор приоритетов, методов работы и разрешение внутренних конфликтов;
• управление изменениями в ходе выполнения проекта;
• ведение отчетности;
• информирование клиентов о ходе работ;
• оценка труда участников проекта и доведение ее до соответствующих лиц.
У термина "руководитель проекта" есть синонимы директор проекта и лидер проекта. Поинтересуйтесь, так ли их понимают в вашей организации. Бывает, их различают, подразумевая под словом "лидер" человека, который обладает даром вдохновлять и вести за собой людей, а под словом "руководитель" — лицо, занимающееся повседневной административной работой. На всякий случай уточните!
Участники проекта
Работники коллектива проекта имеют двойное подчинение: начальникам своих штатных подразделений и руководителям проектов. В их обязанности по проекту входит:
• выполнение порученной работы в полном соответствии с высшими стандартами и личным мастерством;
• выполнение работы в срок и в пределах выделенного бюджета;
• поддержание профессиональных знаний и навыков на должном уровне.
Кроме того, работа в коллективе предъявляет свои требования.
• Учитывайте, как ваша деятельность повлияет на работу других членов коллектива проекта.
• Старайтесь предвидеть ситуации, когда вы можете создать помехи другим участникам проекта.
• Информируйте коллег по проекту о ходе выполнения работ и возникающих проблемах.
Начальники подразделений
Они отвечают за оптимальное распределение вперенного им персонала и ресурсов по ведущимся проектам, в частности:
• разрабатывают и утверждают графики привлечения ресурсов подразделения в соответствии с задачами;
• обеспечивают постоянную готовность персонала выполнять порученную работу;
• дают техническую консультацию и оказывают поддержку в работе своим специалистам;
• обеспечивают оснащением и оборудованием работников своего подразделения;
• содействуют в поддержании профессиональных знаний и навыков работников на должном уровне;
• обеспечивают единство методов работы специалистов своего подразделения;
• поощряют лиц, успешно выполняющих работу;
• назначают на должности, дают должностные поручения и устанавливают оклады персонала в соответствии с успехами в выполнении работы;
• решают вопросы о предоставлении отпусков, направлении на переподготовку и т. д.
Высшее руководство
Руководители высшего звена создают организационную структуру. Они отвечают за эффективность и совершенствование общего стиля, методов и процедур работы организации, развитие информационной структуры и фонды. Можно выделить еще такие обязанности:
• установление приоритетов, порядка и процедур распределения ресурсов;
• совершенствование и обеспечение работы системы учета расхода финансовых и трудовых ресурсов;
• обеспечение работ проектов оборудованием и оснащением;
• распределение полномочий.
Успешная работа В условиях организационной структуры матричного типа
Такая организация труда требует от руководителей особого внимания к лицам, составляющим коллектив участников проекта. Многие из них не имеют длительного опыта совместной работы и могут испытывать некоторый организационный дискомфорт.
Избежать затруднений вам помогут советы.
Создайте и постоянно поддерживайте командный дух.
• Сплотите коллектив. Как только коллектив участников сформирован, доведите до всех в понятной форме задачи проекта. Способствуйте их знакомству со стилями и навыками работы друг друга.
• Установите общие методы работы. Содействуйте выработке в коллективе вашего проекта единых методов работы.
• Распределите полномочия. Каждый должен знать, какими полномочиями обладают участники проекта.
• Поддерживайте здоровые отношения в коллективе. Способствуйте установлению и поддержанию доброжелательных и продуктивных взаимоотношений.
• Добейтесь понимания каждым общих задач. Индивидуальная и совместная деятельность каждого должна быть направлена на выполнение общих задач.
Расположите к себе участников.
• Добейтесь сознательности. При матричной организации труда участники, как правило, не состоят в административном подчинении друг у друга. Поэтому выполнить указания равного по статусу коллеги может побудить только внутренняя мотивация, т. е. осознание важности общего дела. Следует с самого начала вызвать и поддерживать это осознание.
• Изучите стили участников проекта. Это позволит вам создать и поддерживать нормальную рабочую обстановку, в которой исполнители вашего проекта будут с удовольствием работать.
Заручитесь поддержкой.
• Найдите главного сторонника вашего проекта. Вашего личного авторитета может не хватить для гладкого решения всех вопросов. Постарайтесь побыстрее найти влиятельного союзника хотя бы вашего уровня.
• Просите оказывать поддержку и не забывайте благодарить начальников "ваших" специалистов. Это расположит к вам и тех и других, и они будут помогать и в дальнейшем.
Разработайте процедуры устранения типичных проблем.