Вторая руководительница проекта принесла на встречу несколько исписанных листов, которые тут же пошли в работу. Общими усилиями список участников был быстро и основательно переработан. Его соответствие было подтверждено успешным выполнением проекта в срок и в пределах бюджета
Почему результаты оказались столь разными, несмотря на старание обеих руководительниц? Дело, очевидно, в несоответствии формы содержанию: первый список имел слишком завершенный вид, а второй явно побуждал собеседников что-то вписывать и зачеркивать
Распорядители, соисполнители и наблюдатели проекта
Выяснив, из кого состоит список аудитории проекта, разделим их на три основные группы.
• Распорядители — лица, чья оценка результатов проекта имеет решающее значение.
• Соисполнители — помогают выполнять работы проекта. К ним относятся как непосредственные исполнители этих работ, так и лица, утверждающие выделение на них ресурсов.
• Наблюдатели — люди, которые интересуются вашим проектом и его результатами. Они не принимают в нем активного участия, но их мнение может на что-то повлиять в будущем.
Допустим, перед отделом информации поставлена задача усовершенствовать форму и содержание ежемесячных отчетов о продажах всех торговых представителей. Проект инициирован заместителем президента по сбыту и одобрен главой службы информации.
• Распорядители: зам. президента, который инициировал проект; глава службы информации, который ожидает от проекта определенных результатов; торговые представители, чья оценка нового отчета тоже будет решающей.
• Соисполнители: системный аналитик, который будет разрабатывать этот отчет, и главный бухгалтер, который должен утвердить выделение фондов на проект.
• Наблюдатели: начальник сервисного отдела, который теперь сомневается, будет ли обещанная система учета отказов разработана в этом году, является потенциальным наблюдателем.
Не допускайте, чтобы соисполнители присваивали функции распорядителей. Если упомянутый системный аналитик по своему усмотрению вставил дополнительные пункты в отчет, объясните ему, что это прерогатива распорядителей, а его дело — оценить стоимость и трудоемкость работ.
Главный сторонник проекта — это влиятельное лицо вашей организации, которое оказывает всемерную поддержку проекту, отстаивает его на совещаниях, планерках и т. д. Такого человека нужно найти как можно быстрее, а если его нет, то сагитировать кого-либо. Хороший сторонник проекта:
• имеет достаточную власть и авторитет, чтобы отстоять для вашего проекта ресурсы, специалистов и удобные графики;
• очень заинтересован в успехе вашего проекта;
• желает, чтобы его имя было связано с этим проектом.
Часто распорядители выступают и в роли соисполнителей. Если упомянутый заместитель президента компании распорядился финансировать проект из бюджета отдела сбыта, то он еще и соисполнитель.
Когда привлекать их к проекту
Напоминаю пять стадий выполнения проекта, которые были подробно описаны в главе 5.
• Замысел.
• Разработка.
• Начало.
• Исполнение.
• Завершение.
Теперь следует составить план привлечения лиц аудитории проекта по стадиям и группам.
Они входят в аудиторию проекта с самого начала до полного завершения.
• Замысел. Сильное привлечение. Постарайтесь обсудить со всеми распорядителями задачи, которые они ставят перед проектом, и возможности их реализации. Если в дальнейшем обнаружатся другие распорядители, проинформируйте их о причинах возникновения проекта и узнайте, каких результатов ожидают они.
• Разработка. Умеренное и сильное привлечение. Еще раз уточните, насколько проект соответствует их замыслам. Перед началом работ обязательно добейтесь утверждения.
• Начало. Умеренное привлечение. Представьте их участникам проекта. Личный рассказ распорядителей о целях проекта повысит его значимость в глазах исполнителей. К тому же после общения с исполнителями они будут чувствовать большую уверенность в успехе.
• Исполнение. Умеренное привлечение. Информируйте о прогрессе и достигнутых в ходе выполнения работ результатах для поддержания интереса к проекту.
• Завершение. Сильное привлечение. Выясните, как они оценивают результаты и полноту выполнения поставленных задач. Примите во внимание замечания и рекомендации.
Как и распорядители, они участвуют в проекте от начала до конца.
• Замысел. Умеренное привлечение. По возможности дайте понять основным соисполнителям, что проект реализуем. Если они появятся позже, то расскажите, что именно позволило сделать вывод о реализуемости проекта.
• Разработка. Значительное участие. Поскольку выполнять работы проекта или обеспечивать материалами будут соисполнители, то от них требуется максимальное участие в определении методов и графиков работ, необходимых затрат. Требуйте формального подтверждения обязательств по достигнутым соглашениям.
• Начало. Значительное участие. Ознакомьте всех соисполнителей с планом намеченных работ и методами взаимодействия.
• Исполнение. Значительное участие. Это их основная работа по определению. Организуйте взаимный обмен информацией о ходе работ, достигнутых результатах и затруднениях. Разрешайте вместе возникшие проблемы.
• Завершение. Значительное участие. Объявите соисполнителям об окончании работ проекта и дайте оценку его результатам в целом и работе каждого в частности. Выслушайте их замечания и предложения на будущее.
Привлекайте их по вашему выбору. Уровень их участия на всех стадиях проекта незначительный.
• Замысел. Проинформируйте о существовании и назначении проекта.
• Разработка. Сообщите о планируемых результатах и сроках выполнения.
• Начало. Сообщите о начале работ и сроках достижения промежуточных и конечного этапов.
• Исполнение. Информируйте о достижении поставленных задач.
• Завершение. Сообщите о полученных результатах и итогах.
Методы привлечения представителей аудитории
Нужно найти возможность постоянно поддерживать интерес к своему проекту как у распорядителей и соисполнителей, так и у наблюдателей. Вот некоторые методы.
• Личные беседы. Формальное и неформальное обсуждение вопросов проекта вдвоем, втроем. Некоторые темы требуют конфиденциальности.
• Совещания. Проводятся как в составе всего коллектива, так и отдельных групп для переназначений, мозгового штурма, обсуждений или просто объявлений.
• Переписка. Записки, заметки, письма (обычные и электронные). Она предназначена для распространения важной информации и служит в некотором роде документированием неформальных обсуждений.
• Письменная документация. Формальные письменные соглашения о планируемых результатах, выделении ресурсов, различных технических вопросах.
Советы по привлечению аудитории