• Периодически контролируйте, как все понимают задачи и, если надо, разъясняйте. Руководство проектом — это руководство коллективом! Ваша задача — постоянно следить за ходом работ и при необходимости направлять коллектив.
Установление систем учета и контроля
В ходе развертывания проекта вам следует знать состояние:
• выполнения графика;
• загрузки персонала;
• финансовых расходов.
(Подробно системы учета и контроля описаны в главе 10.)
При использовании существующих в организации систем учета и контроля для сопровождения работ вашего проекта проведите такие мероприятия.
• Получите официальный номер вашего проекта.
• Завершите разработку структурной схемы работ проекта. Согласуйте ее со всеми участниками и внесите последние изменения. Присвойте коды всем элементам схемы.
• Установите табельные номера всех участников проекта. Если в вашей организации существует система учета рабочего времени, в нее нужно ввести идентификаторы планируемых работ в соответствии с табельными номерами исполнителей. Также укажите допустимые трудозатраты, если такое предусмотрено.
Утверждение порядка докладов и совещании
Обсудите с участниками и другими лицами аудитории проекта порядок докладов и совещаний. Следует установить:
• о чем докладывать;
• по поводу чего проводить совещания;
• когда делать доклады и проводить совещания;
• кому докладывать и кто должен посещать совещания;
• форму и содержание докладов и совещаний.
(Подробно об этом — в главе 13.)
Руководство к действию
Руководство к действию (директива) — это намеченный порядок действий и критерии оценки достижений. Утвержденный план проекта и есть такое руководство, согласно которому вы и ваша команда выполняете предписанные работы.
Объявление о начале работ
И вот вы готовы объявить о своем проекте. Основные лица аудитории (т. е. члены коллектива, распорядители и соисполнители) уже знают об утверждении проекта и сроков. Для оповещения остальных воспользуйтесь следующими советами.
• Разошлите электронные письма выбранным лицам или службам вашей организации.
• Поместите объявление в периодическом издании вашей организации.
• Повесьте сообщение на доску объявлений.
• Если ваш проект — заметное событие для организации, можно устроить соответствующее мероприятие.
В любом случае следует известить людей о назначении и содержании работ проекта, планируемых результатах и сроках, чтобы все знали, что такой проект существует. Заинтересованным лицам сообщите, как они смогут с вами связаться.
Мероприятия по подготовке к обсуждению итогов проекта
Обсуждение итогов проекта — это собрание, на котором проводится обзор выполненных работ и оценка полученных результатов. На нем следует также отметить достижения, проанализировать ошибки и выработать меры по их дальнейшему исключению из практики (подробно об этом — в главе 15).
Готовиться к подведению итогов рекомендую с самого начала проекта.
• Поставьте всех в известность, что после завершения запланировано обсуждение итогов проекта.
• Призывайте участников записывать возникающие проблемы, идеи и предложения.
• Установите критерии, по которым будет оцениваться успешность выполнения проекта.
• Если задача проекта — изменить или улучшить существующее положение, опишите подробно исходную ситуацию, чтобы потом было с чем сравнить.
Ведите журнал проекта (последовательная запись исходных данных и событий), посоветуйте это и другим участникам.
Глава 10
Управление и контроль за выполнением работ
В этой главе…
• Пересмотр плана проекта
• Как не допустить перерасхода бюджета
• Система контроля за соблюдением графика работ
• Система учета трудозатрат
• Система учета расходов
• Объединение систем контроля и учета
• Управление изменениями
Нелегко пережить разочарование от крушения проекта, на который возлагалось столько надежд. То, что при составлении плана проекта были использованы все ваши знания и опыт, еще не означает, что они сработают сами собой.
Для успеха проекта требуется постоянное внимание и настойчивость в реализации плана и достижении намеченных результатов. А также готовность немедленно и правильно реагировать на неожиданности, чтобы вернуть проектные работы в намеченное русло, а при необходимости — пересмотреть план.
Управление ходом работ
Управление проектом — это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение выполнения поставленных задач и достижение намеченных результатов. Перечислим их.
• Еще раз пройдитесь по плану. Перед началом каждого этапа уточните с каждым участником его задачи и обязанности на следующий этап.
• Оцените сделанное. Соберите и проанализируйте с другими участниками данные о проделанных работах, сроках выполнения, трудоемкости, затратах и сравните с запланированными.
• Примите корректирующие меры. При необходимости примите меры к устранению отклонений от графика работ или, если требуют обстоятельства, измените план.
• Информируйте людей о ходе реализации проекта. Ставьте в известность соответствующих лиц аудитории проекта о достижениях, затруднениях и ближайших планах.
Даже если вы ежедневно контролируете выполнение работ проекта, все равно нужно определить меры оценки прогресса проекта в целом. Исходные данные для этого:
• достижения — запланированные результаты;
• график работ — даты начала и окончания работ проекта;
• ресурсы — трудовые, материальные, финансовые, фонды, оборудование, информационное и организационное обеспечение.
Рис. 10.1 иллюстрирует циклический характер управления проектом. Перед началом выполнения каждой существенной задачи уточните с ее исполнителями:
• перечень запланированных работ;
• намеченные сроки их выполнения;
• планируемые трудозатраты.
Хорошо, если исполнитель подтверждает, что его обязательства остались в силе, в противном случае приходится вносить изменения в планы.
Рис. 10.1. Контроль за выполнением работ проекта
Может быть, уточняя с исполнителем его обязательства, вы испытываете некоторые моральные неудобства из-за того, что:
• работник подумает, что вы ему не доверяете. Если он взял обязательства, то как теперь от них отказаться?
• возрастает вероятность того, что работник сообщит о невозможности выполнить обещанное. Затронув этот вопрос, вы побудите его сказать, что данная задача ему не по силам.
На деле такие предположения, как правило, неверны. Во-первых, тех, кому не доверяете, вы в свой проект не берете, а поинтересоваться, не возникли ли какие-либо новые обстоятельства, следует. А во-вторых, вероятность отказа от принятых обязательств на деле не возрастает. Просто вы узнаете об отказе до начала этапа, а не после, и сможете своевременно принять меры.