Рис. 10.4. Сравнительная таблица сроков выполнения работ
Работа | Ответственное лицо | Дата начала / Запланированная | Дата начала / Фактическая | Дата завершения / Запланированная | Дата завершения / Фактическая | Комментарии |
---|---|---|---|---|---|---|
2.1.1 Разработка анкет | Ф. Смит | Фев. 14 | Фев. 15 | Фев. 28 | Фев. 28 | . |
2.2.2 Разработанная анкета утверждена | Ф. Смит | . | . | Фев. 28 | Фев. 28 | . |
2.2.1 Проведение пилотного опроса | Ф. Смит | Апр. 20 | Апр. 21 | Апр. 30 | Апр. 25 | Критический путь |
Рис. 10.5. Комбинированная сравнительная таблица сроков выполнения работ
Можно скомбинировать в одной таблице и то и другое, как показано на рис 10.5.
Теперь посмотрим, как это выглядит на диаграмме Гантта (см. рис. 10.6). Полосы закрашены пропорционально степени выполнения соответствующих им работ, а закрашенные треугольники обозначают свершившиеся события. Как видно из диаграммы, по состоянию на 30 июля этап разработки внешнего вида завершен, работы по технической разработке отстают, а по проведению испытаний опережают на один месяц.
Такое представление работ и событий весьма наглядно. С первого взгляда видно, что по задаче 2 все промежуточные события достигнуты. Таким образом можно представлять выполнение задачи любого уровня.
Разработайте единую форму учета и порядок сбора информации о выполнении работ. Я пользуюсь в основном комбинированной формой, как та, что представлена на рис. 10.5.
Рис. 10.6. Диаграмма Гантта
• Перед началом работ по выполнению определенной задачи я вручаю каждому исполнителю распечатку этой формы.
• Исполнители обязаны отмечать даты начала и окончания работ, а также могут написать комментарии в соответствующую колонку.
• Начиная с конца первого рабочего дня и до завершения поставленной задачи, исполнителям предписано присылать мне копии своих отчетов.
Это дает такие преимущества.
• И им и мне удобно работать с такой компактной формой.
• Своевременное поступление информации повышает вероятность успешного выполнения поставленной задачи.
• Установленная периодичность отчетности позволяет исполнителям работать спокойно, не ожидая внезапных проверок.
• Исполнителям легче соблюдать график, периодически сверяясь с ним.
Основная задача процесса контроля работ — их успешное выполнение, а не сбор информации.
Раздача таких форм отчетности перед началом работ служит также средством проверки того, как исполнители уяснили свои обязанности. Я прошу ознакомиться и высказаться, все ли соответствует их представлениям о предстоящих работах. Если выявляются несоответствия, тут же обсуждаем все вопросы.
При выборе периодичности наблюдений за выполнением работ учтите следующие факторы.
• Находятся ли работы на критическом пути? (Определение критического пути дано в главе 4.) От своевременности выполнения таких работ зависят сроки завершения всего проекта, поэтому они требуют особого внимания и частого контроля.
• Не находятся ли работы на пути, непосредственно примыкающем к критическому? Если они имеют незначительный резерв времени (см. главу 4), им тоже следует уделять повышенное внимание.
• Имеет ли данная задача значительные риски? Если вы опасаетесь неожиданных затруднений при выполнении задачи, то ее тоже нужно контролировать чаще.
• Не возникали ли затруднения, связанные с задачей, раньше? Если эта или подобные задачи уже вызывали проблемы, то здесь тоже требуется повышенный контроль.
Контролировать выполнение работ нужно не реже одного раза в месяц. В противном случае возможно:
• расхолаживание и снижение чувства ответственности у исполнителей;
• перерастание небольших, своевременно не решенных проблем в большие.
Чтобы повысить достоверность и точность сведений, поступайте следующим образом.
• Объясняйте исполнителям, для чего вы собираете эти сведения. Осознание назначения порученной работы повышает мотивацию при ее выполнении.
• Знакомьте исполнителей с результатами анализа собранных данных. Когда работник видит результат своего труда, это тоже повышает мотивацию.
• Ставьте в пример тех, кто своевременно и точно отчитывается о проделанной работе. Таким образом вы поощрите этих работников и побудите других поступать так же.
• Четко определяйте события и работы. Чтобы вам было понятно, по каким работам соблюдается график, а по каким наметилось отставание.
• Не собирайте данных больше, чем сможете проанализировать; анализируйте все, что собрали. Собирайте только те сведения, которые будете использовать.
Вероятнее всего, вам понадобится собственная информационно-управляющая система проекта. Предпочтете ли вы традиционный способ или примените компьютер, зависит от сложности и масштабов проекта, удобства и личных предпочтений, а также от ваших возможностей.
Неавтоматизированное управление проектом имеет свои недостатки.
• Для больших объемов информации требуется слишком много бумаги и, соответственно, места для ее хранения.
• Ручная обработка данных занимает больше времени и повышает вероятность ошибок.
• Ручная подготовка отчетов более трудоемкая.
Возможно, на компьютерах вашей организации уже установлено нужное вам программное обеспечение (ПО), такое как:
• пакет программ по управлению базами данных, например Microsoft Access;
• электронные таблицы, такие как Microsoft Excel;
• текстовый редактор, например Microsoft Word;
• ПО управления проектами, например Microsoft Project.
Такое ПО предлагают и многие другие производители. Но, по моим наблюдениям, около 80 % организаций, с которыми приходилось сотрудничать, выбрали программные продукты компании Microsoft в качестве основных для своего делопроизводства. Полагаю, вы о них хотя бы слышали, поэтому я и привел их в виде примеров.
(Подробно о достоинствах применения вычислительной техники для управления проектами — в главе 16.)
Учет отработанного Времени
Для учета произведенных трудозатрат требуется собрать фактические данные по всем выполненным и выполняемым работам в соответствии со структурной схемой. (О структурной схеме работ см. в главе 3.)
Сравните фактические затраты рабочего времени с запланированными. На рисунке 10.7 изображен типовой отчет о затратах рабочего времени каждого работника при проведении определенных работ. Из плана вашего проекта сюда перешли следующие пункты.
Код ССР | Описание | Служащий | Отработанно (человеко-часов) | Всего | Неделя 1 | Неделя 2 | Неделя 3 | Неделя 4 | ... |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
3.1.2 | Разработка анкеты | Г. Джонс | Запланировано | 130 | 20 | 40 | 20 | 30 | ... |
. | . | . | Фактически | 0 | 10 | 30 | 5 | 25 | ... |
. | . | . | Остаток | 130 | 120 | 90 | 85 | 25 | ... |
. | . | . | Разница | 0 | +10 | +20 | +35 | +40 | ... |
. | . | Ф. Смит | Запланировано | 70 | 0 | 20 | 20 | 15 | ... |
. | . | . | Фактически | 0 | 0 | 25 | 10 | 15 | ... |
. | . | . | Остаток | 70 | 70 | 45 | 35 | 20 | ... |
. | . | . | Разница | 0 | 0 | -5 | +5 | +5 | ... |