1. Перед началом выполнения каждой существенной задачи проекта уточните с исполнителями ее условия, намеченные цели, перечень работ и сроки выполнения.
В случае разногласий выясните причину и придите к единому мнению. При необходимости внесите изменения в план.
2. Требуйте от исполнителей вести учет:
• дат начала и завершения каждой работы, а также достижения запланированных событий;
• отработанного времени;
• внесенных предложений и поданных заказов на поставку.
3. Периодически или после завершения работ но конкретному заданию исполнители должны предоставить вам или соответствующим лицам из служб учета организации сведения:
• о достигнутых результатах;
• о количестве отработанных в проекте часов;
• о внесенных предложениях и поданных заказах на поставку.
4. Перед завершением задания необходима такая последовательность действий.
• Проведите оценку и приемку результатов выполненных работ.
• Внесите данные по расходам трудовых, материальных и финансовых ресурсов в соответствующие системы учета.
• Составьте отчет о выполненных работах и полученных результатах; сравните с запланированными данными.
• Если есть отклонения, определите причины.
• Разработайте действия по устранению отклонений от плановых показателей или примите решение о необходимости корректировки плана.
• Если требуется изменить план, получите необходимые разрешения.
• Осуществите намеченные действия по устранению отклонений от плана.
• Составьте отчет о достижениях, затруднениях и мерах по их устранению.
5. Перед началом выполнения следующей задачи проекта повторите описанную последовательность действий.
Руководство к действию (директива) — это текущая версия вашего плана проекта, по которому вы ведете работы и с которым сверяете полученные результаты. Как и план, его при необходимости следует корректировать.
Если возникла такая необходимость:
• обсудите ее с основными лицами аудитории проекта и получите разрешение на изменение плана;
• доведите до всех основных лиц аудитории проекта, чем вы будете руководствоваться в дальнейшем;
• сохраните исходную и все последующие версии плана для итоговой оценки результатов проекта.
Изменение плана — это крайняя мера, когда все другие возможности вернуть проект "в колею" исчерпаны.
Контроль за выполнением работ проекта позволяет обнаружить симптомы проблемы, но не ее причину. Однако вы теперь знаете, что эту причину надо искать, а затем думать, как устранить.
Для этого недостаточно отследить лишь процесс соблюдения графика работ или финансовых расходов. Только интегральный анализ всех трех статей учета поможет определить суть скрытых затруднений.
Допустим, один из участников отработал в проекте только половину запланированного времени. Если все его работы выполнены, то причина, наверное, не в нем. Хотя после проверки соответствующих расходов или качества его работы это может выглядеть иначе.
Определение возможных причин отклонений от запланированных параметров
Если наметилось отставание в графике работ, причины могут быть следующими.
• Трудозатрат меньше, чем планировалось.
• Трудоемкость работ больше ожидаемой.
• Исполнители завышают объем работ.
• Обнаружилась неучтенная в плане работа.
• Квалификация или навыки исполнителей не соответствуют требованиям.
• Данные по отработанному времени недостоверны.
Вот причины того, что на выполнение определенной задачи исполнители тратят времени больше или меньше, чем запланировано.
• Производительность исполнителя больше или меньше ожидаемой.
• Вы предусмотрели на ознакомление с работой времени больше, чем требуется.
• Вы неправильно определили уровень квалификации исполнителя.
• Вы неправильно определили трудоемкость работ.
• Исполнители неточно учитывают отработанное время.
Отклонение от запланированных расходов может наблюдаться из-за:
• несвоевременного предоставления счетов;
• неучтенных скидок (дисконтов) при закупках по предоплате;
• того, что в плане не учтены некоторые необходимые статьи расхода;
• ошибок в проведенных оплатах.
Действия по устранению отклонений от плана
Если в вашем проекте наблюдается отклонение от плана, учитывайте его характер.
• Если он разовый, то примите меры по устранению этого отклонения. Допустим, у вас запланировано 40 часов на приобретение оборудования. Вы собирались посетить четырех поставщиков, но купили у первого же. Не следует из-за освободившегося времени менять план, поскольку вполне возможны непредвиденные потери времени, которые компенсируют образовавшийся запас.
• Если отклонения носят систематический характер, стоит подумать о корректировке плана. Предположим, опытный исполнитель выполняет определенную работу быстрее, чем вы планировали. Если такие работы еще предстоят, можно изменить план с учетом повышенной производительности труда данного работника.
Внесение изменений в план
Как бы тщательно ни был разработан план, все предусмотреть невозможно. Иногда клиенты меняют свои требования, некоторые работы оказываются труднее, чем предполагалось, появляются новые технологии. В таких случаях возникает необходимость в изменении плана проекта.
Даже если причина из приятных, менять планы непросто. К тому же вам опять придется выслушивать разные мнения.
Автоматизированные информационные системы управления позволяют моделировать такие изменения. Эти системы применяются для управления большими проектами, к которым ваш может и не относиться. В любом случае, алгоритм приблизительно такой, как показано на рис. 10.10.
• Поступившее предложение по изменению плана проекта должно быть четко сформулировано, желательно письменно (даже если это не обязательно).
• Оцените влияние предложенных изменений на все аспекты вашего проекта, а также последствия отклонения предложения.
• Решите, стоит ли принимать предложение. Все, кого это касается, должны быть оповещены. Они тоже должны участвовать в принятии решения.
• Если предложение принято, сообщите об этом его инициатору. Объясните, на чем основано такое решение.
• Перед началом внесения изменений составьте список мероприятий, направленных на реализацию предложенных изменений. С формальной точки зрения это обязательный документ.
• Внесите соответствующие изменения в график работ, описание поставленных целей и намеченных результатов, перечень требуемых ресурсов.
• Сообщите всем участникам проекта и соответствующим лицам аудитории о внесенных в план изменениях и ожидаемых результатах.
Рис. 10.10. Алгоритм процесса изменения плана проекта
Чтобы изменение курса прошло гладко, руководствуйтесь следующим.
• Не планируйте так, чтобы потом приходилось вносить такие изменения. Результатом планирования должен стать точный и всесторонне обоснованный документ, обеспечивающий разумное использование сил и средств.
• Помните, изменения всегда сопровождаются дополнительными расходами. Если возникла необходимость внести изменения в план, проведите оценку связанных с этим дополнительных расходов, примите меры по их уменьшению.