• Учтите влияние изменений на все стороны вашего проекта. Постарайтесь быть дальновидными. Не исключено, что влияние изменений будет ощущаться до самого завершения проекта.
В результате потери управления и контроля происходит расширение масштабов работ проекта. Это выражается в произвольных изменениях задач без соответствующего согласования, что приводит к срыву сроков и перерасходу ресурсов.
Причины могут быть следующие.
• Недостаточно четкое и подробное описание работ, целей и масштаба проекта.
• Несанкционированное внесение "незначительных" изменений в проект.
• Передача исполнителям права принимать решения о выполнении определенных работ.
• Неудобно отказать клиенту.
• Избыток вашей самоуверенности.
Для восстановления порядка поступайте так.
• Дайте четкие определения и подробные описания целей проекта.
• Всегда оценивайте влияние возможных изменений на график работ, расход ресурсов и запланированный результат.
• Если сомневаетесь в возможности выполнить заказ, скажите об этом заказчику.
Открытые, основанные на доверии отношения с заказчиком помогут вам согласовать вынужденные изменения в проекте.
Глава 11
Чтобы все были проинформированы
В этой главе…
• Распространение информации в письменном виде
• Сообщение информации на совещаниях
• Составление отчета о ходе работ проекта
• Информирование вышестоящего руководства о ходе работ
Одно из важнейших условий успешности проекта — правильное и своевременное информирование соответствующих лиц. Основное назначение информирования следующее.
• Обеспечивать постоянную поддержку основными лицами аудитории и участниками проекта.
• Своевременно выявлять проблемы и принимать соответствующие решения.
• Поддерживать у людей ясное понимание целей и задач проекта.
• Отмечать текущие достижения проекта.
• Поддерживать эффективное взаимодействие участников.
Средства и формы общения следует предусмотреть заранее.
Выбор средств обмена информацией
Различают формальное и неформальное общение. Формальный обмен информацией проводится в предусмотренных форме и порядке. А неформальное общение происходит естественным образом.
Как оригинальным способом привлечь внимание к своим отчетам
Несколько лет назад мой слушатель рассказывал, как он руководил большим проектом по выполнению некоего государственного заказа. Помимо прочего в его обязанности входила ежемесячная подача отчета о проделанной работе, возникших затруднениях и принятых мерах, а также предложений, направленных на соблюдение графика работ. Но поскольку никаких комментариев или действий по изложенным предложениям не наблюдалось, а запросы на информацию продолжали поступать так же методично, у моего слушателя возникло подозрение, что его отчеты никто не читает.
Будучи сильно озадаченным, он при подготовке очередного сделал весьма своеобразный ход. И когда через несколько недель ответственный по проекту чиновник как обычно позвонил ему, он, уже не считая нужным соблюдать приличия, спросил его без особых церемоний, читал ли тот предыдущий отчет. На утвердительные заверения мой собеседник поинтересовался, не нашел ли чиновник в отчете чего-либо необычного. Тот ответил, что не совсем помнит и сейчас уточнит. Через несколько минут поисков чиновник извлек из большой стопки нужный отчет и, полистав, нашел приколотую скрепкой к десятой странице купюру в сто долларов. Со словами "Я знал, что сто долларов где-то там!" мой слушатель горячо поблагодарил чиновника и теперь рассчитывает, что тот будет просматривать хотя бы страницы со скрепками.
Хотя неформальное общение происходит все время в ходе работ, не следует слишком на него полагаться, особенно в вопросах, где требуется полная определенность и уверенность, что все тебя правильно поняли. Чтобы избежать недоразумений, следуйте таким правилам.
• Вся важная информация, пусть даже обсуждавшаяся неформально, должна быть представлена в письменном виде.
• Не следует обсуждать то, что касается всего коллектива, только с некоторыми его членами.
Распространение письменной информации
Письменным сообщениям присуща конкретность данных, однозначность слова. Кроме того, так легче сохранять информацию о прошедших событиях и распространять ее среди широкого круга лиц. К сожалению, письменной форме распространения информации присущи некоторые недостатки.
• Отсутствие возможности у получателей тут же уточнить значение и содержание предписываемых действий.
• Нет уверенности, что послания получены и правильно поняты.
• Вы не видите реакцию на послание.
• Она не подходит для дискуссий и мозговых штурмов.
Самое неприятное то, что вы не знаете, читают ли ваши послания вообще!
Чтобы повысить мотивацию читать ваши послания, примите следующие меры.
• Отправляйте их регулярно и в установленной форме. Так получателю легче найти нужную ему информацию.
• Будьте конкретны. Лучше несколько сообщений по отдельным вопросам, чем одно обо всем сразу.
• Избегайте терминов и аббревиатур.
• Ссылаясь на факты, укажите лицо, у которого можно получить о них исчерпывающую информацию.
• Применяйте современные методы выделения ключевой информации, например: цветом текста или фона, указанием степени важности на конверте и т. д.
• По возможности обсуждайте ваши послания с некоторыми получателями. Это даст вам представление о том, как их воспринимают.
• Старайтесь уместить сообщение на одной странице. Для длинных пишите краткое резюме.
Осторожнее с неопределенными выражениями типа "да, но…", которые вызывают ощущение, что вы, в силу обстоятельств, не даете полную информацию. Как-то на лекции я обсуждал со своими слушателями целесообразность делать доклады покороче, не больше одной страницы. Один из них уверял, что ежемесячные отчеты по его важным проектам меньше чем на десять страниц никак не умещаются, а шеф читает каждое слово.
Через несколько недель мне довелось беседовать с его шефом по совсем другим вопросам. Между прочим, тот пожаловался мне, что среди его персонала есть один чересчур старательный работник, который каждый месяц шлет отчеты объемом не меньше десятка страниц и такие подробные, что терпения больше чем на два абзаца не хватает. А он так надеялся, что мои лекции его вразумят!
Обмен информацией на совещаниях
Слово совещание вызывает у многих чувство тоски и досады. Некоторые даже считают, что в век компьютеризации в промышленно развитом обществе такая форма делового общения лишена всякой информативности. В адрес совещаний звучит много нареканий.
• Нет нормального предварительного оповещения.
• Не приглашают нужных людей.
• Не начинаются вовремя.
• Нет нормального распорядка.
• И никто его не придерживается.
• Никакого толку от совещаний.
• Обсуждаются одни и те же вопросы.
• Сколько мы тут ни совещайся, решение все равно примут без нас.
• Не сообщили заранее о предмете обсуждения.
• Мои вопросы заняли всего 5 % времени, а все остальное время пришлось просто сидеть.
• И следующее совещание будет не лучше.
При правильном планировании и организации совещания могут стать весьма полезными. Они нужны, чтобы прозвучали разные мнения и взгляды; их задача — коллективное и вдумчивое обсуждение, анализ и решение проблем. Участники также смогут больше узнать о профессиональной подготовке, опыте и стилях друг друга.