В непростом деле организации совещаний придерживайтесь следующих рекомендаций.
• Определите цель совещания,
• Подумайте, кого приглашать и зачем. Если нужно, чтобы прозвучала новая информация, — решите, кто ею обладает. Если нужно принять решение — выясните, у кого достаточные полномочия и авторитет, чтобы его поддержали.
• Оповестите о совещании так, чтобы все знали.
• Напишите повестку для совещания с указанием тем и времени для обсуждения.
• Предварительно распространите копии повестки дня и справочных материалов, чтобы участники могли подготовиться.
• Не проводите совещание больше двух часов. Незачем принуждать людей присутствовать, если не можете заставить их думать о теме обсуждения. Сложные или многочисленные вопросы лучше разделить на несколько заседаний.
• Начинайте вовремя, даже если не все присутствуют. Подождете кого-то одного — в следующий раз будете ждать всех!
• Назначьте следящего за регламентом, который при необходимости напомнит, что время обсуждения по вопросу исчерпано.
• Ведите протокол: кто выступал, сколько, на какую тему, какие поступили предложения и приняты решения.
• Ведите учет, как решения собрания воплощаются в жизнь, чтобы оценить эффективность их обсуждения.
• Если для принятия какого-либо решения недостаточно информации или отсутствуют необходимые лица, данный вопрос следует снять с обсуждения.
• Заканчивайте совещание своевременно.
Обеспечьте:
• ведение совещания согласно установленному порядку;
• наблюдение за важностью обсуждаемых тем;
• деловой характер выступлений и обсуждений.
Подготовка отчета о ходе работ проекта
Самым обычным периодическим письменным сообщением по проекту является отчет о проделанной работе — описание сделанного за отчетный период, возникших затруднений и мер по их устранению, а также планируемых на следующий период работ.
Отчет о проделанной работе — это способ вовлечения ключевых лиц аудитории проекта. С его помощью вы также предоставляете информацию соисполнителям для оказания соответствующей поддержки. И еще это повод пересмотреть достигнутые результаты и, возможно, заметить скрытые проблемы, требующие принятия срочных мер.
Чтобы решить, кому отправлять периодические отчеты о проделанной работе, задайте себе вопросы.
• Кому следует знать о вашем проекте?
• Кто хочет знать о вашем проекте?
• Кого бы вы хотели держать в курсе?
Разумеется, первыми кандидатами будут: ваш начальник и другие представители высшего руководства, клиент или заказчик, участники проекта и те, кто помогает выполнять работы, заинтересованные лица и те, кого вы хотите заинтересовать.
Отчет должен содержать такие сведения.
• Достигнутые результаты. С этого следует начинать. (Только не больше страницы!)
• Подробное описание процесса выполнения. Опишите в деталях, чего удалось достичь, какая работа выполнена, какие этапы пройдены, сколько отработано часов и истрачено средств.
• Затруднения и неблагоприятные обстоятельства. Отметьте возникшие за отчетный период неблагоприятные обстоятельства и проблемы, а также предложения по устранению последних.
• Утверждение изменения плана. Сообщите обо всех утвержденных изменениях, внесенных в план за отчетный период.
• Риски проекта. Пересмотрите оценку факторов рисков проекта в связи с произошедшими и вероятными изменениями, а также возможное влияние последних на существующий план.
• Планы на следующий период. Перечислите основные планируемые работы и намеченные результаты на следующий период.
Вот советы, которые вам помогут.
• Приведите доклад в соответствие с интересами и потребностями адресата. Сообщайте о том, что представляет для него интерес и/или потребность. Возможно, придется составлять разные отчеты для разных групп аудитории проекта.
• Если вы готовите разные отчеты, то начните с самого подробного. Это обеспечит их единообразие и поможет исключить дублирование.
• Независимо от запросов аудитории проекта, представляйте отчеты не реже одного раза в месяц.
• Убедитесь, что вся информация о результатах, графике работ и расходе ресурсов относится к данному отчетному периоду. Это не всегда легко. Информация о том, что учитывают сами участники проекта, вполне доступна, а вот, к примеру, получить в бухгалтерии данные по расходам не всегда удастся раньше конца месяца.
• Всегда давайте сравнение проделанного с запланированным. Без такой информации отчет будет неполным.
• Никаких неожиданностей. Но если все-таки какая-нибудь произошла, то примите срочные меры по ее устранению. Чтобы в отчете можно было написать: были такие-то затруднения, которые устранены такими-то действиями.
• Обсуждайте содержание ближайшего отчета на совещаниях.
Организация основных собраний проекта
Несомненно, постоянная поддержка всех представителей аудитории проекта — важное условие успеха. Она зависит от их осведомленности о ходе работ и развитии событий проекта. Ваша задача — обеспечить это условие.
Одним из средств выполнения этого условия будут совещания и встречи, из которых к основным относятся следующие.
• Регулярные совещания участников. На них обсуждаются текущие вопросы. Они также призваны способствовать укреплению доверия и трудовых отношений.
• Внеочередные совещания участников. Проводятся для обсуждения неожиданных проблем.
• Встречи с руководством. На них обсуждаются достижения, ход работ проекта, а также проблемы и неблагоприятные ситуации, для разрешения которых требуется помощь руководства. По крайней мере, хотя бы напомните им о своем проекте.
Теперь осветим эту тему подробно.
Регулярные совещания участников проекта
Это хорошая возможность напомнить участникам проекта о его назначении и целях, а также ощутить в целом масштабы деятельности по реализации проекта. Такие совещания способствуют сплочению команды проекта.
Повестку дня регулярных совещаний нужно предварительно обсудить с разными участниками. Если кто-то из них не сможет присутствовать, предложите ему участвовать дистанционно. (В главе 16 обсуждаются технические возможности этого.)
В дополнение к советам по эффективной организации совещаний учтите и такие рекомендации.
• Даже на регулярные собрания следует приготовить письменную повестку дня, предварительно ознакомить с ней участников, учесть предложения.
• Перед собранием распространите данные о выполнении проекта за последний период.
• Раздайте, также предварительно, другие справочные материалы по темам обсуждения.
• Ограничивайте затянувшиеся дискуссии. Требующие глубокой проработки перенесите на отдельное собрание.
• Начинайте и заканчивайте собрание строго по расписанию (повторяю еще раз!).
• Подготовьте и раздайте регламент выступлений.
Внеочередные совещания
Такие совещания проводятся для обсуждения неожиданно возникших обстоятельств, поэтому не всегда нужно собирать всех участников. Рекомендации здесь такие.