Чтобы исключить подобные обстоятельства, изучите хорошенько следующий раздел.
Планируйте завершающую стадию проекта особенно детально
Завершающая стадия — это своего рода отдельный проект (о стадиях проекта читайте в главе 1). Собирайте оставшихся участников и готовьте план работ с конкретизацией его задач, работ и ресурсов.
У вас заранее должен быть готов список работ и мероприятий завершающей стадии. Например:
• продукция, которую нужно произвести;
• положительные результаты испытаний;
• утверждения, которые следует собрать;
• отчеты, которые необходимо сдать;
• материальные ценности, которые подлежат передаче;
• административные мероприятия, которые следует провести.
Установите для каждого его обязанности на этой стадии.
Восстановление коллективного самосознания и духа
Чтобы поднять дух команды для последнего рывка:
• соберите всех вместе и напомните о коллективной обязанности довести проект до успешного завершения;
• еще раз подчеркните важность и значение результатов вашего проекта;
• подробно обсудите, что осталось сделать, и жестко контролируйте все завершающие работы;
• обеспечьте возможность немедленно связаться с вами при возникновении затруднений.
Благополучный финиш
Вот советы, как благополучно завершить проект.
• Закладывайте основы уверенного завершения проекта еще на этапе планирования. Убедитесь, что задачи поставлены верно и четко. Выясните и уточните меры успешности выполнения проекта. Если его результатом станет запланированное изменение обстановки в организации, подробно опишите исходную для последующего сравнения.
• Включите в план мероприятия по завершению. Внесите в структурную схему работ все мероприятия завершающей стадии с указанием сроков.
Административные мероприятия завершающей стадии
До официального завершения проекта вам необходимо согласовать все процедурные и юридические вопросы, закрыть все счета.
• Получите все необходимые утверждения. Соберите все необходимые утверждения в письменном виде, например: прохождения испытаний, проведения стандартизации и сертификации, приемки заказчиком или клиентом.
• Уладьте все значительные сделки. Если проводились закупки из внешних источников, решите все вопросы с подрядчиками и поставщиками, оплатите все значительные счета. Если в вашем проекте установлены различные целевые счета для оплаты труда и расхода фондов, проверьте правильность их ведения.
• Закройте все статьи расходов. Другими словами, закройте все счета, с которых проводилась оплата труда, материалов и пр., чтобы впредь любая операция с ними была невозможна.
Работа с людьми
Помогите участникам закончить выполнение обязанностей по вашему проекту, чтобы они могли заняться другими поручениями.
• Уточните и задокументируйте личный вклад каждого. Поблагодарите всех за участие в вашем проекте и дайте оценку проделанной работе. Также выразите признательность руководству, благодаря которому этот проект получил право на жизнь. Найдите способ довести до сведения руководства вашу оценку работы участников.
Постарайтесь узнать мнение самих участников. Примите конструктивную критику, дельные предложения и пожелания. Неплохо записать все это на будущее, в том числе и прозвучавшее в личных беседах.
• Помогите участникам получить новые назначения. Не отказывайте в просьбах помочь со следующим назначением. Либо дайте рекомендательное письмо с перечислением основных обязанностей участника в вашем проекте и подтверждением их успешного выполнения.
• Неплохо в конце устроить собрание или ужин на прощанье.
Новинки в деле объявления о закрытии проекта
Объявить в организации об успешном завершении вашего проекта следует по двум причинам:
• чтобы просигнализировать, что запланированные результаты уже получены и доступны;
• чтобы подтвердить тем, кто вас поддерживал в ходе выполнения проекта, что их усилия увенчались успехом.
Если ваш проект небольшой, то все участники наверняка помнят о его назначении. А если он выполнялся длительное время (скажем, шесть месяцев), то весьма вероятно, что многие, так или иначе участвовавшие в нем, не увидят результатов своего труда.
Недавно я беседовал со своим слушателем, который только закончил свой проект по созданию, разработке, производству и внедрению небольшой части оборудования кабины самолета. После официального закрытия проекта он подумал о множестве людей из разных частей организации, которые помогали ему в течение года. А еще проводившие монтаж и испытания инженеры, огромное количество работников служб обеспечения: отдела договоров, снабжения, кадров; бухгалтерии; персонал испытательной лаборатории, логистики и др.
Он пришел к выводу, что большинство из них никогда не видели результатов своего труда. Поэтому решил сделать то, чего у них еще никто не делал. Собрал на своем столе небольшую экспозицию, где показал зарождение, развитие и результаты своего проекта. Составил ее из договоров и ордеров на оплату, изображений исходной модели и утвержденных чертежей внешнего вида, фотографий смонтированного изделия, пилотов и техников. Затем известил всех о своей экспозиции письмами, в которых приглашал взглянуть на нее.
Отклик превзошел ожидания. Больше сотни людей наведались, чтобы посмотреть экспозицию. Его особенно растрогали слова техника испытательной лаборатории о том, что за 11 лет тот еще ни разу не видел результатов своей работы.
Найдите и вы момент, чтобы ознакомить людей с плодами их труда. Чтобы не было вопросов, откуда берутся мотивы бросать незаконченную работу и хвататься за следующую.
Подведение итогов проекта
Сделайте выводы из полученного опыта, как лучше вести дела и как избежать ошибок. (Подробно о проведении собрания по обсуждению итогов проекта — в главе 15.)
ЧАСТЬ IV
Как добиться лучшего
В этой части…
Вот вы и стали опытным проект-менеджером, который умело руководит проектом, пользуясь всеми имеющимися средствами и ресурсами.
В этой части я расскажу, как определить риски проекта и управлять ими. Затем мы обсудим, как запланировать и провести подведение итогов проекта. И в конце я представлю новые технические методы совершенствования руководства проектами и расскажу об их скрытых недостатках.
Глава 14
Как учесть риски и неопределенность
В этой главе…
• Чем отличаются риск и фактор риска
• Выявление возможных факторов риска
• Оценка влияния риска на ваш проект
• Выбор стратегии управления рисками проекта
• Составление плана управления рисками проекта
Первым шагом успешного осуществления проекта становится разработка плана, по которому вы будете выполнять работы, добиваться намеченных результатов в пределах запланированного времени и отведенных ресурсов. Для непродолжительных проектов, если вы все досконально и реально спланировали, вероятность, что все так и будет, высока.