Однако чем сложнее и продолжительнее проект, тем больше вероятность того, что что-то пойдет не так, как предусмотрено. Помните, куда ведут благие намерения? Чтобы увеличить свои шансы на успех, нужно взглянуть в лицо реальности, которая может измениться, и подготовиться принимать меры по устранению последствий всяких неожиданностей.
Думайте о возможных рисках проекта, когда беретесь за него, когда разрабатываете план и когда выполняете. Ставьте в известность участников и других соответствующих лиц аудитории о выявленных рисках и предусмотренных вами мерах — планах управления рисками проекта.
Определение и управление рисками
Риск — это вероятность того, что вы не достигнете результата, сорвете график работ, перерасходуете средства из-за неожиданных и незапланированных затруднений. Поскольку будущее нельзя предвидеть полностью, риск присутствует во всех проектах. При этом он больше, если:
• проект рассчитан на длительное время;
• больше промежуток между утверждением плана и началом работ проекта;
• меньше опыта в ведении таких проектов у вас, участников и организации в целом;
• применяются новые, недостаточно изученные методы и техника.
Управление рисками — это процесс выявления возможных затруднений, оценка их вероятного влияния на проект, разработка и осуществление плана действий, направленных на устранение негативных последствий. Управление рисками сам риск устранить не может, но повышает шансы вашего проекта, несмотря на неопределенность и изменчивость обстановки.
Подходы к делу тех, кто не хочет считаться с риском, в основном такие.
• Страусиный. Ничего неожиданного не бывает, и знать ничего не хочу!
• "Мы люди маленькие". Пусть высшее начальство решает, что делать, а я не виноват, что так случилось.
• Отрицание. Случиться может всякое, но только не со мной.
Как-то я столкнулся с человеком, который готовил к открытию большой, очень важный для организации проект. Он упомянул, что успех проекта во многом зависит от одного работника, который за шесть месяцев выполнит все технические разработки. Я спросил, что будет, если тот вдруг уйдет. Руководитель ответил, что даже думать об этом не хочет, он просто не допустит такого.
Это как отказ от страховки на год, потому что болеть не планируется! Ему следовало хотя бы договориться с руководством, чтобы данного специалиста полгода не отвлекали на другие поручения. Но гарантии, что тот не заболеет или не уволится, все равно нет.
Оценивать риски проекта нужно, когда:
• вы решаете, браться ли за проект;
• ставите задачи, разрабатываете стратегию, распределяете обязанности, составляете график работ, определяете необходимые ресурсы и бюджет;
• следите за ходом работ и реагируете на возникающие затруднения;
• принимаете решения об изменениях в планах проекта.
Меры по устранению негативного влияния непредвиденных затруднений предполагают:
• выявление рисков. Определите, какие аспекты вашего плана или обстановки могут измениться;
• оценку их возможного влияния на ваш проект. Оцените, что случится, если произойдут непредусмотренные события;
• разработку планов снижения их влияния на проект. Примите решение, как вы будете защищать проект от возможных последствий;
• постоянный контроль за состоянием рисков вашего проекта. Оценивайте, где угроза миновала, где появилась или изменилась;
• информирование других. Ставьте в известность всех ключевых лиц аудитории обо всех рисках проекта от самого замысла до полного завершения.
Выявление рисков проекта
Для выявления рисков проекта:
• определите условия и ситуации, которые могут привести к затруднениям;
• выясните, с какими рисками они связаны.
Определение факторов риска
Фактор риска — это ситуация, которая может вызвать один и больше рисков проекта. Сам по себе фактор риска еще не ведет к срыву рабочего графика проекта или перерасходу ресурсов, он только повышает вероятность этого.
Если ни вы, ни кто-либо другой в организации не имеет опыта выполнения подобного проекта, это уже будет фактором риска. Без непосредственного опыта в любом деле сложнее предусмотреть все работы и обстоятельства, точно рассчитать время и ресурсы. Это не означает, конечно, что проблемы обязательно возникнут, но вероятность этого выше, чем обычно.
Выявить возможные факторы риска поможет изучение материалов аналогичных проектов. Особенно обратите внимание на:
• то, как выполнялись различные стадии проекта;
• информацию, сопровождающую каждую стадию.
Напомним еще раз пять стадий выполнения проекта.
• Замысел. Рождение идеи.
• Разработка. Разработка плана.
• Начало. Формирование коллектива.
• Исполнение. Выполнение работ.
• Завершение. Завершение проекта.
(О стадиях проекта см. в главе 1.)
Присущие различным стадиям проекта факторы риска рассмотрены в табл. 14.1.
Таблица 14.1. Возможные факторы риска в ходе выполнения проекта
| Стадии проекта | Возможные факторы риска в ходе развития проекта |
|---|---|
| Все | На одну из стадий выделено недостаточно времени. Основная информация не была записана. На очередную стадию перешли до завершения предыдущей. |
| Замысел | Не вся исходная информация и планы были записаны. Не был проведен сравнительный анализ затрат и результатов. Не была достаточно изучена возможность выполнения. Вы не помните, откуда взялась идея этого проекта. |
| Разработка | Те, кто разрабатывал план, не имели опыта работы в подобных проектах. План проекта не был изложен на бумаге. Упущены части плана. Не все вопросы плана утверждены основными лицами аудитории проекта. |
| Начало | Исполнители не принимали никакого участия в разработке плана. У не ознакомленных с планом исполнителей постоянно возникают вопросы. Не была проведена работа по формированию коллектива и нацеливанию его на выполнение поставленных задач. Не были разработаны процедуры разрешения конфликтов, коллективного принятия решений и общения в процессе работы. |
| Исполнение | Изменились потребности заказчика. График работ и запланированная потребность в ресурсах основаны на неполной или неточной информации. Противоречивые доклады о ходе работ. Произошли изменения среди основных соисполнителей. Произошли замены участников проекта. Изменились потребности рынка. Вносятся несогласованные изменения без соответствующего анализа последствий. |
| Завершение Один или больше распорядителей проекта не утверждают полученные результаты. Участники получили назначения на новые проекты до завершения вашего. |
Табл. 14.2 содержит перечень возможных факторов риска, возникающих из-за некорректности информации плана проекта.