• о достигнутых результатах;
• о соблюдении графика работ;
• о расходах материальных ресурсов;
• об изменениях в задачах, графике и бюджете в процессе выполнения проекта;
• о непредвиденных событиях или изменениях условий во время выполнения проекта;
• об отзывах заказчиков о полученных результатах;
• об отзывах руководителей о полученных результатах.
Эту информацию берут из таких источников:
• отчеты о проделанной работе;
• доклады о нештатных ситуациях;
• журналы проекта;
• отчеты о расходах;
• отчеты о выполнении графика работ;
• заметки, корреспонденция, выступления на совещаниях;
• мнения руководителей.
Проведение совещания по обсуждению итогов проекта
Темы обсуждения.
• Выполнены ли поставленные задачи?
• Был ли выдержан график работ?
• Не перерасходован ли бюджет?
В отношении возникших затруднений.
• Были ли они предусмотрены и какие ответные меры были запланированы?
• Насколько эффективны были эти меры?
• Были ли эффективны система и методы руководства проектом?
Чтобы присутствующие верно поняли и живо откликнулись, воспользуйтесь советами.
Пригласите людей. Пригласите тех, кто принимал участие в вашем проекте на протяжении всего его существования. Если кандидатов слишком много, разбейте совещание на несколько отдельных, а затем проведите общее, на котором будут подведены окончательные итоги проекта.
Дайте ясно понять, что цель совещания — изучение опыта, а не поиск виновных.
Побуждайте присутствующих:
• определить, что сделано хорошо;
• высказать свое мнение о том, что можно было сделать иначе.
Предложите провести собрание вне работы. Вне рабочей обстановки люди чувствуют себя комфортнее и раскованнее.
Предложите такую повестку дня.
• Введение.
• Обзор выполнения проекта.
• Какие результаты достигнуты, насколько выдержан график работ и как израсходованы ресурсы.
• Подходы к планированию.
• Система и методы сопровождения проекта.
• Система обмена информацией.
• Работа коллектива.
• Обсуждение особых достижений.
• Заслушивание комментариев руководства и заказчиков.
• Обсуждение наработанного опыта и путей его применения в будущем.
Ведите протокол совещания. Прозвучавшие дельные предложения могут пригодиться в будущем.
Использование материалов совещания по итогам проекта в будущем
Часто из-за ожидающих своей очереди новых проектов трудно найти время для анализа и изучения только что полученного опыта. Однако положительные наработки должны быть использованы в новых проектах, а ошибки — осмыслены и исключены из практики.
Слушательница моих лекций поделилась своей озабоченностью по поводу одной сложной ситуации. Какое-то время назад она руководила проектом продолжительностью в год. Поставленные цели были в основном достигнуты, но ценой перерасхода бюджета, срывов графика, морального и физического истощения участников из-за работы в условиях длительного кризиса.
Как раз за месяц до нашего разговора она посвятила целый день анализу только что выполненного проекта. На совещании подробно обсуждались удачи и промахи, а также возможности использования полученного опыта в будущем.
Все получили новые назначения, но вскоре она стала замечать, что бывшие участники ее проекта повторяют те же самые ошибки, которые обсуждали целый день и клялись больше не допускать! Это ее огорчило и озадачило: что же она сделала не так, почему полученные уроки не идут впрок?
Пытаясь ей помочь, я задал такой вопрос: а как реагировали участники на розданные после совещания копии рекомендаций. Ее это ошеломило. Она вспомнила, как больше десятка руководителей высшего и среднего звена целый день обсуждали план и стратегию улучшения делопроизводства, но никто не догадался записать результаты этих дискуссий. Не удивительно, что потом люди забыли, как именно следует поступать.
Так что не забудьте после подведения итогов проекта подготовить и раздать памятки, содержащие:
• наработки, рекомендуемые для применения в следующих проектах;
• мероприятия по их внедрению;
• методы, которые нужно исключить из практики;
• мероприятия по их искоренению;
• альтернативные методы, которые можно применить.
Глава 16
Как обращаться с новой техникой
В этой главе…
• Как может помочь компьютер в планировании и управлении проектами
• О различных типах программного обеспечения для руководства проектами
• Как обращаться с программами
• Выбор подходящих программ
• Достоинства и недостатки электронной почты
Процесс управления проектами предполагает использование систем и процедур, помогающих в совместной работе, направленной на достижение общих результатов. Важнейшая часть этого процесса — информация: ее сбор, хранение, анализ и распространение. Но главное — применение. Руководитель проекта использует ее для управления и координации работы участников.
Благодаря достижениям вычислительной техники работать с информацией стало легче и удобнее. Компьютерная программа обеспечивает возможность ввода, сохранения, обработки информации и получения результатов в удобной форме. С помощью электронной почты можно постоянно обмениваться сообщениями с удаленными респондентами.
Однако сама по себе техника не может организовать людей для целенаправленной и слаженной работы. Излишнее увлечение современной техникой может привести к ухудшению морально-психологического климата, разобщенности и дезорганизации коллектива, падению производительности труда. Для успешного управления проектами вычислительную технику, как и другие средства, следует применять строго по назначению.
Эффективное использование программного обеспечения
Современная вычислительная техника и соответствующее программное обеспечение (ПО) по обработке данных и проведению специального анализа могут серьезно помочь в планировании и управлении, вызывая порой иллюзию, что их для управления проектом вполне достаточно. Из-за сокращения времени подготовки информации и доступности вычислительных ресурсов может сложиться впечатление, что компьютеризация — решение всех проблем. Иногда такому заблуждению способствуют ваши руководители.
Несколько лет назад мне повстречался один новоиспеченный руководитель проекта, которому впервые доверили проект. Желая выполнить поручение лучшим образом, он обратился к боссу с просьбой направить его на курсы по управлению проектами ввиду отсутствия опыта. Сначала босс согласился. А потом вручил самый распространенный программный пакет со словами: "Здесь все, что надо. Изучите эту программу, и все проекты у вас получатся". Прискорбно, не так ли?
Программа поможет вам ввести данные, сохранит и обработает их, выдаст результаты, но не сможет:
• обеспечить правильность, своевременность и точность введенных данных. Обычно информацию собирают люди, а затем вводят в компьютер. Программы, как правило, содержат средства контроля правильности формата и допустимости величин данных, но не в состоянии проверить их достоверность и полноту.