Управление проектами для "чайников"

• Представляет график задач в виде диаграммы Гантта и в табличной форме (см. главу 4).

• Распределяет персонал по задачам с учетом квалификации и занятости.

• Распределяет другие ресурсы по задачам.

• Подсчитывает общие расходы проекта.

• Позволяет определить влияние изменений плана на график и расход ресурсов.

• Предоставляет средства отслеживания состояния задач проекта.

• Предоставляет средства отслеживания персонально отработанного времени участниками и расход каждого ресурса.

• Предоставляет различные графические средства отображения запланированного и фактического состояния проекта.

Следует отметить, что наличие широкого ряда функций не гарантирует их правильного применения. Вспомните известную поговорку: "Какой вопрос — такой ответ". Лучшее ПО не сможет помочь, если вы не обеспечите достоверность, точность и своевременность собранной информации.

Несколько лет назад участница моих лекций выразила разочарование в применяемом ею ПО. По ее словам, на расчет изменения графика из-за задержки трех работ ушло около двух часов. Я, как и остальные слушатели, большинство из которых были хорошо знакомы с данным ПО, был весьма удивлен. Нам казалось, что две минуты больше похоже на правду. Больше пяти минут с помощью разных вопросов мы пытались выяснить причину, постоянно заходя в тупик. Наконец я заявил прямо и категорично, что такого быть не должно, и если она ввела все данные по работам проекта и их логическим связям, расчет графика должен занять считанные минуты. Ответ был неожиданно прост: "Какие еще логические связи?"

Оказывается, таких данных она не вводила. Без них программа, разумеется, не могла провести расчеты задержек других работ, и этим пришлось заниматься нашей рассказчице на калькуляторе, что и заняло два часа.

Как выбирать ПО для управления проектами

Если вы решили приобрести ПО для управления проектами, учтите следующие факторы.

• Важен формат отчетов. Выбранное ПО должно выдавать отчеты в форме, максимально приближенной к той, которая принята в вашей организации.

• У персонала уже выработались навыки работы с имеющимся ПО, захотят ли они переучиваться? Обсудите и возьмите то, которое люди будут использовать. Даже лучшие программы бесполезны, если их никто не применяет.

• Выясните, какое ПО уже применяется в организации. При равенстве прочих условий, предпочтительнее то, которым уже пользуются.

• Имеет ли ваша организация системы учета рабочего времени и финансовых расходов? Если да, то приобретаемое ПО должно быть совместимо с этими системами.

• Условия работы — предполагаемые объемы учитываемых ресурсов и трудозатрат, количество и размах проектов и т. п. Выберите ПО, соответствующее обрабатываемым объемам информации и производительности.

ПО для управления проектами обладает такими достоинствами.

• Связанность функций. Если вы вводите данные по одному параметру, это тут же учитывается в графике работ, бюджете и при подготовке отчетов.

• Оно, как правило, комплектуется множеством типовых шаблонов отчетов.

Внедрение такого ПО может вызвать следующие организационные проблемы.

• На его приобретение и внедрение требуются затраты времени и средств.

• Обычно также требуется подготовка пользователей.

Какие задачи можно автоматизировать

Какое бы ПО вы ни выбрали, успех зависит от эффективности планирования и управления процессом выполнения проекта. Работать над проектом будете вы, а компьютер может только помочь. Табл. 16.1 содержит список различных задач, которые можно решать с помощью компьютера.

Таблица 16.1. Применение ПО в управлении проектами

Задачи	Типы применяемого ПО	Действия руководителя проекта
Ведение документации проекта	Текстовый редактор; ПО для управления проектами	Обеспечить объективное измеримое представление целей и задач проекта. Обеспечить их утверждение основными лицами аудитории.
Составить список аудитории проекта	Текстовый редактор; ПО для управления проектами	Определить аудиторию
Создать список обязанностей в наглядном виде	Текстовый редактор, табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами	Ознакомить участников проекта и получить согласие каждого
Разработать варианты возможных графиков работ	ПО для управления проектами	Убедиться, что: все работы учтены; продолжительность работ рассчитана правильно; учтены все логические связи работ. Дать обоснование расчетам продолжительности и учитываемой взаимозависимости работ. Получить одобрение графика распорядителями и соисполнителями
Оформить варианты графиков работ	Текстовый редактор, табличный редактор, редактор бизнес-графики,  ПО для управления проектами	Выбрать лучший
Оформить списки необходимых работников и их трудозатрат	Текстовый редактор, табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами	Определиться с участниками проекта. Определить необходимые трудозатраты
Оформить расписание занятости персонала на время проекта	Табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами	Распределить персонал по задачам. Выявить и устранить накладки
Оформить распределение фондов и других нетрудовых ресурсов	Табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами	Определить бюджет. Ознакомить участников с бюджетом проекта
Проведение учета выполненной работы и достигнутых промежуточных результатов	Табличный редактор, ПО для управления проектами	Разработать процедуры сбора отчетов о ходе выполнения графика (см. главу 10). Требовать своевременной сдачи отчетов
Проведение учета отработанного времени	Табличный редактор, ПО для управления проектами	Присвоить табельные номера. Разработать процедуры учета отработанного времени и соответствующей отчетности. Обеспечить правильность учета. Обеспечить своевременность внесения данных об отработанном времени
Учет финансовых обязательств и расходов	Табличный редактор, базы данных, программа бухгалтерского учета, ПО для управления проектами	Присвоить исполнителям табельные номера. Обеспечить правильное поступление средств на соответствующие счета. Обеспечить правильное и своевременное введение информации
Подготовка отчетов о выполнении графика работ и расхода ресурсов	Текстовый редактор, программа бухгалтерского учета, базы данных, ПО для управления проектами	Определить формы и сроки подачи отчетов. Выбрать, кому их направлять. Если необходимо, дать разъяснения по отчетам. Убедиться, что их читают. При необходимости внести изменения
Подготовка презентации хода работ и достигнутых результатов	Текстовый редактор, табличный редактор, ПО для управления проектами	Подобрать материал. Выбрать, кого пригласить или кому направить отчет