• Какой дневник мне нужен?
• Сколько места мне нужно для заметок?
• Сколько разделов соответствует принципу группировки моих задач?
• Какие разделы нужно регулярно заполнять?
Когда вы поймете, что вам нужно, и некоторое время поработаете таким образом (реальность почти наверняка будет отличаться от запланированной версии, и вы, скорее всего, сделаете план более реалистичным), тогда можно будет изучить существующие системы и посмотреть, подходят ли они вам и вашим целям. Они могут быть весьма дорогостоящими, поэтому убедитесь, что это достойная инвестиция. В противном случае многие люди прекрасно справляются, имея всего лишь ежедневник, блокнот или листочки.
Подведу итог чем-то вроде рекомендации. Я бы посоветовал приобрести дневник с отрывными листами, многим этот способ подходит лучше всего (я использую персональный органайзер размером с рабочий стол). Он сочетает в себе аккуратную систему и позволяет вносить именно ту информацию, которая вам нужна, и это самое главное. В итоге он должен отражать ваш план и помогать вам организовать собственное время.
Примечание. Конечно, любая такая система также может быть электронной и отображать ваш план на экране, а не на бумаге. Вам необходимо выбрать, что будет лучше именно для вас, и для этого нужно учитывать два критерия. Во-первых, подумайте, нужно ли вам координировать свои действия с сотрудниками; может быть, всем будет лучше пользоваться единой системой. Во-вторых, подумайте о резервном копировании данных – потеря всего вашего дневника и системы планирования вряд ли поможет вам стать продуктивнее. Какой бы системой вы ни пользовались, убедитесь, что она будет в целости и сохранности.
Итак, ни одна система не подходит всем без исключения. Даже выбор разбивки в вашем дневнике должен быть лично вашим выбором, основанным на ваших потребностях, и, что также очень важно, система должна отражать то, как вы работаете. Решение за вами. Я могу только заявить, что весь мой опыт говорит о том, что гибкая и, следовательно, персонализированная система будет работать лучше всего.
Постановка четких целей
Любой план хорош лишь настолько, насколько хороши стоящие за ним цели. Четкие цели действительно важны, отсутствие ясности может повлиять на каждый аспект работы, не в последнюю очередь и на тайм-менеджмент, иногда незаметно для самого человека.
Афоризмы, поощряющие постановку четких целей, сейчас повсюду; они предлагают дельные советы. Вам действительно необходимо ставить четкие цели, они не должны быть расплывчатыми и звучать как мечты. Часто приводимая аббревиатура SMART излагает соответствующие принципы постановки целей: они должны быть конкретными (specific), измеримыми (measurable), достижимыми (achievable), реалистичными (realistic) и ограниченными по сроку (timed). Пример поможет их прояснить. Важная составляющая моих тренингов, которой я регулярно уделяю внимание, – это группа навыков, необходимых для официальных презентаций. Кстати, любая слабина в этой области приведет к потере времени, что выльется в более длительную и, возможно, более мучительную подготовку. Хорошие навыки проведения презентаций экономят время. Но я отвлекаюсь.
Определить целью семинара по этой теме «научить лучше выступать» было бы слишком просто – эта формулировка недостаточно четкая, чтобы убедить в пользе курса. Цели курса по презентационным навыкам должны отвечать следующим параметрам.
• Конкретность. Научите участников делать такие презентации, которые смогут успешно передать сообщение аудитории в приемлемой для нее манере.
• Измеримость. Другими словами, как мы узнаем, что цель была достигнута? В нашем случае мы ориентируемся на результаты будущих презентаций; оценить проделанную работу сможет тренер или же группа, которая научится оценивать презентацию по нужным стандартам во время практики. Или можно попросить одновременно и тренера, и группу.
• Достижимость. Можно ли цель достигнуть? Ответ в этом случае будет зависеть от заявленного образца перед началом курса. Для неопытных людей, у которых стандарты для составления презентации низки, ответ может быть отрицательным. Продолжим рассматривать ранее взятый пример: предположим, что люди достаточно опытны и профессиональны в области презентаций, и поэтому для них цели будут вполне достижимыми – при наличии нужного количества времени и программы.