Итак, тайм-менеджментом пренебрегают не в последнюю очередь и из-за того, что люди не ценят возможность экономить свое личное время. Мы недоумеваем, как нам могут помочь какие-то пять минут здесь, пять минут там, ведь на определенные дела нам хотелось бы выделить целый час или даже день без перерывов. Тем не менее это факт – даже короткие промежутки времени имеют значение.
Если мы примем это как должное и будем планировать свою жизнь соответственно, то сможем высвободить значительное количество времени. Более того, часто это можно сделать с минимальными затратами.
Это стоит отметить, поскольку многие потенциальные способы увеличения эффективности имеют свои издержки. Желание приобрести новое оборудование или нанять новых сотрудников требует значительного обоснования, и даже несмотря на это, ваш запрос могут отклонить. Но собственным временем располагаем мы сами. Можно значительно повысить свою продуктивность, вооружившись всего лишь намерением это сделать.
Спекулируйте, чтобы аккумулировать
Прежде чем мы перейдем к индивидуальным действиям, нужно уточнить еще один момент. Вы увидите, что на некоторые способы экономить время или использовать его рациональнее придется тратить время, – но это инвестиции времени. Тратить время с целью сэкономить его – может показаться противоречивым заявлением. Опять же, это может слишком легко стать препятствием для действий. Тем не менее принцип ясен: существует уравнение времени, которое можно и нужно заставить работать, если вы хотите контролировать собственное время. Убедиться в том, что вы правильно им распоряжаетесь, можно по-разному: одни способы занимают всего мгновение, а другие могут затянуться, так как может потребоваться время, чтобы выработать привычку работать определенным образом.
Рассмотрим пример, связанный с делегированием, к которому мы еще вернемся, и известной фразой «это быстрее сделать самому». Конечно, иногда такая мысль приходит в голову, особенно если мы думаем о краткосрочных перспективах. Нам быстрее выполнить задание самим. Но будьте осторожны, такие мысли оправданы, только если происходит что-то срочное. Скажем, кто-то звонит вам с просьбой предоставить определенную информацию, и теперь вам придется эту информацию искать, писать краткое пояснение и передавать ее другому лицу. Это незначительное дело, которое займет у вас три или четыре минуты.
А теперь представьте: чтобы избежать этой задачи, вы просто делегируете ее члену вашей команды. Да, чтобы все объяснить и показать этому сотруднику, и вам, и ему придется потратить 10–15 минут своего времени. Было бы и правда быстрее все сделать самим. Но это не так. Уж точно не так, если мы говорим о регулярно возникающей задаче. Когда такая задача возникает, скажем, 10 раз в неделю, то если вы уделите время, чтобы научить своего сотрудника ее выполнять, в итоге потраченное время окупит себя. Таким образом, каждый раз при необходимости ответить на подобные запросы, вы будете экономить значительное количество своего времени. Это, безусловно, стоит того. Соотношение затраченного и сэкономленного времени работает на вас. И таких примеров еще много как в простых, так и в довольно сложных вопросах, где часы или дни, потраченные, скажем, на реорганизацию системы или процесса, будут приносить плоды в будущем.
Итак, почему так сложно предпринять подобные действия? Почему мир полон людей, которые считают, что самим что-то делать быстрее? Некоторые причины связаны с отношением людей к делегированию (о котором мы поговорим позже); также это в значительной степени привычка, недальновидность – и, возможно, давление момента. Нам кажется, что проще самим ненадолго отвлечься на какое-то срочное дело, чем потратить чуть больше времени, чтобы обучить сотрудников выполнять такие задачи, что в итоге сэкономило бы нам кучу времени. Над этим стоит задуматься. Наберитесь решимости, чтобы не попасться в эту ловушку времени, и тогда вы будете ближе к достижению цели сэкономить свое время.
При наличии правильного намерения и мотивации каждый может научиться управлять собственным временем намного эффективнее. Но не заблуждайтесь, преобразование рабочего процесса еще не закончено. Чтобы по-настоящему стать продуктивным на всю жизнь, просто изучать принципы тайм-менеджмента и применять некоторые приемы будет недостаточно. Обучение может дать толчок процессу, но дальше необходимо выработать правильный образ мышления. Гуру тайм-менеджмента не просто вырабатывали хорошие привычки и благодаря этому теперь ведут свои дела как на автопилоте, они также расценивают тайм-менеджмент как нечто постоянно требующее корректировки. Во всем, что они делают, учитывается измерение времени. Это становится предпосылкой для того, как они работают. И они постоянно стремятся совершенствоваться и дальше: они пробуют новые методы работы, которые помогут им развиваться. Эта корректировка – тоже привычка.