Наконец, несколько полезных советов тем, у кого есть плохая привычка отвлекаться на посторонние занятия. (Ну, вы понимаете, что я имею в виду: речь идет о тех случаях, когда вы, засучив рукава, беретесь наводить порядок в своем офисе и вдруг загадочным образом оказываетесь в комнате отдыха.)
1. Устройте временную преграду, чтобы она физически перекрывала вам выход из офиса, пока вы заняты упорядочиванием документов. Например, поставьте перед дверью мусорную корзину. Полностью блокировать выход не надо, но если вдруг вы захотите покинуть поле боя, то волей-неволей, наткнувшись на корзину, задержитесь и подумаете о своем постыдном поведении: «Я же должна наводить порядок в бумагах, а не идти болтать с девочками в копировальной».
2. Установите будильник таким образом, чтобы сигнал раздался через десять минут после начала вашей бурной деятельности. Когда это произойдет, оцените промежуточные результаты выполненной работы и нажмите кнопку «Отложить». Когда часы опять зазвонят, снова оцените фронт работ — много ли вы успели за это время. Продолжайте устанавливать будильник до тех пор, пока не убедитесь, что серьезно подошли к делу и вас уже не нужно чем-то удерживать в комнате.
Сортировка
Вы помните, какие категории определили для системы хранения данных на третьем этапе процесса планирования? Сейчас пришло время их использовать. Запишите их названия на отдельных листках бумаги или учетных карточках и разложите на большой горизонтальной поверхности, — например на полу или столе переговоров. Далее начинается утомительный процесс сортировки документов по стопкам. Если для какой-то бумаги категория не предусмотрена и вообще не нужна в вашем ЛСД, немедленно отправляйте ее в измельчитель или в коробку для макулатуры. Но если окажется, что у вас нет подходящей стопки для документа типа ПСЗ или «Расширенное знание», создайте ее, запишите название на учетной карточке и складывайте бумаги туда.
Что отправлять в измельчитель? Перечислим документы, которые лучше уничтожать, чем бросать в коробку для макулатуры.
— Заполненные заявления на выдачу кредитной карты, которые в рекламных целях рассылают банки.
— Любые ненужные листы бумаги, где указаны адреса, номера счетов или коды доступа, даты рождения, бюджеты, фотокопии конфиденциальных документов, номера водительских прав, информация о трудоустройстве. Конверты и наклейки с адресом, сметные документы, просроченные справки, багажные квитанции, медицинская информация, пароли, отчеты, образцы подписей, номера социального страхования, дубликаты документов, командировочные удостоверения, использованные авиабилеты и вообще все те сведения о вас или вашем бизнесе, которые вам не хотелось бы обнародовать.
— Кредитные карточки с истекшим сроком действия, банковские карты, паспорта (после того как вы получили новый), любые идентификационные карты (из колледжа, армии, рабочие и т. д.)
— Отчеты о проверке кредитной истории продавцов.
Во время сортировки вы можете обнаружить документы, принадлежащие не вам, а кому-то из ваших коллег. В таком случае начните новую стопку, озаглавив ее именем этого человека. Позднее, когда закончите, скрепите ее зажимом и передайте собственнику. А если попадутся бумаги, которые должны быть у вас дома, а не на работе, создайте стопку «Дом» и складывайте их туда. Когда начнете упорядочивать документы дома, поступите аналогично: сложите в стопку «Работа» все, что следует отнести в офис.
Сканирование
Завершив сортировку бумаг и удалив ненужные, вы должны решить, какие документы перевести в цифровой формат, а какие оставить в бумажном виде. Если вы владеете художественной галереей или работаете в студии звукозаписи, то ваше ЛСД будет существенно отличаться от документации веб-программиста или учителя. Теории и стратегии, которые я предлагаю, по-прежнему действенны и для вас, но вам придется фотографировать объемные предметы, а не сканировать их, или делать цифровые записи звуковых файлов. А в бумажной форме останутся подписанные контракты, нотариально заверенные бумаги, квитанции и кассовые чеки (особенно если в вашей компании сотрудникам — скажем, вернувшимся из командировки — компенсируют расходы только на основании чеков, подтверждающих оплату), судебные документы. Меня часто спрашивают, нужно ли хранить налоговые бумаги, а я в ответ рекомендую поинтересоваться этим вопросом в бухгалтерии вашего предприятия. Налоговое законодательство для компаний меняется регулярно, поэтому только бухгалтер владеет самой последней и достоверной информацией. В любом случае нужно посоветоваться с каким-нибудь бухгалтером. Если этого не сделать, то ревизия из налоговой службы может обойтись вам в кругленькую сумму и кучу нервов.