Тогда будет легче сохранять информацию, поскольку обширные программные данные, в крайнем случае, вы всегда сможете снова загрузить с оригинальных дискет или компакт-дисков.
Наиболее выгодным (в денежном отношении) средством сохранения большого объема информации является CD-переходник, с помощью которого вы можете сами установить привод CD-ROM. Другая рекомендация по упрощению: чтобы защитить нужную информацию в случае непредвиденной поломки винчестера, сохраняйте ее на двух компьютерах. То, что вдруг одновременно сгорят оба жестких диска, маловероятно. У профессионалов от такой рекомендации волосы встанут дыбом, ведь они всегда советуют делать регулярно обновляющиеся комплекты копий и хранить их в сейфе или банке. Тем не менее для домашнего пользования самым практичным является метод сохранения информации на двух винчестерах.
Бланк письма — это просто. Создайте на компьютере электронный бланк письма с вашим адресом, факсом, телефоном и электронной почтой. Там, где должны быть данные адресата, напишите слово «адресат». Бланк уже может содержать и общепринятые формы обращения (например, «Уважаемые дамы и господа»), а также слова прощания («С уважением», «До скорой встречи» и т. п.). Назовите этот документ @письмо. doc. При опции «Открыть документ» символ @ на листе всегда стоит на первом месте. Когда вы собираетесь написать новое письмо, вы открываете @Письмо. dос., сразу же сохраняете его под новым именем и сочиняете послание. Конечно, письма с оригинальным дизайном были бы намного элегантнее, но согласитесь, так гораздо удобнее!
Написать письмо еще проще. Существуют разные надуманные технические приемы управления письмами (с адресными программами, макросами и текстовыми построениями). Самый же простой вариант: вы пишете письмо доктору Кюнелю и сохраняете его под именем адресата (Кюнель. dос.). Когда вы пишете ему во второй раз, вы открываете документ Кюнель. dос., сразу же сохраняете его под новым именем (лучше всего, Кюнель2.dос.) и пишете «поверх прежнего текста». Преимущество: шапку письма, адрес, форму обращения и некоторые общие фразы можно оставить, а не писать снова.
Если автоматика нервирует. Word, самый распространенный текстовый редактор в мире, удивляет своих пользователей постоянными усовершенствованиями. Пожалуй, никакая другая компьютерная программа не проверяется и не оптимизируется настолько последовательно и непрерывно, как эта. В новых версиях Word автоматически преобразует несколько штрихов в одну сплошную линию, «исправляет» слова или окрашивает цветом данные из Интернета[5].
Однако все эти хорошо задуманные «комфортабельные функции» можно отключить, если знаешь, как. Почти все они скрываются в меню «Автокоррекция». Меню содержит четыре команды вверху экрана. Мы бы порекомендовали в отношении стандартной настройки произвести следующие изменения:
• Написание с большой буквы после каждой точки: нет. Щелкните на первую опцию в четырехугольном окне перед словом «Автокоррекция», чтобы исчез значок в виде молоточка. Затем отключите опцию «Каждое предложение начинать с большой буквы». После менее употребительных сокращений, как, например, «врем.», Word пишет обычно следующее слово с большой буквы.
• Исправление слов: нет. Деактивируйте также и опцию «Замена во время написания». Если вы неправильно написали слово, функция правописания в Word все равно сворачивается. Тогда вы уже сами можете решать, кто прав, — текстовый редактор или вы.
• Магические рамки, списки, заглавия. Деактивируйте в опции «Автоформат» («Параметры») все окошечки в первом сегменте. Таким образом, вы будете застрахованы от всяких неожиданностей. Если хотите, активируйте опцию «Таблицы». Тогда вы сможете быстро выстраивать таблицы: вы ставите цифру, подразумевающую количество столбцов, и, соответственно, цифру, относящуюся к строчкам. После этого вы нажимаете клавишу ОК, и в тексте появляется таблица.
• Выделение интернет-адресов: нет. Как только текстовый редактор находит в тексте адрес электронной почты или данные какого-либо сайта, он их окрашивает и преобразует в гиперссылку (Hyperlink).
Если вы затем щелкните на этом слове, то откроется ваш интернет-браузер (обозреватель) и выведет вас на соответствующее место в Интернете, в том случае, если ваш компьютер находится в режиме онлайн, иначе получится ошибочное сообщение. Чтобы избежать подобных неприятностей, деактивируйте в опции «Автозамена» последний пункт «адреса Интернета и сетевые пути через гиперссылку». Найдите в тексте выделенный цветом адрес гиперссылки и щелкните по нему правой клавишей мыши. На экране появится минименю, найдите в нем слово «Гиперссылка» и щелкните на «Удалить».
• Окошечко с рекомендацией: нет. Когда вы пишете день недели или дату, над начальным словом появляется окошечко, в котором текстовый редактор предлагает полное написание слова. При нажатии клавиши Enter вы можете последовать рекомендации, и слово допишется полностью. Но чаще всего вы или не хотите писать слово полностью, или предложение редактора вам кажется бессмысленным (в США, например, дату предпочтительнее указывать так: 01-31-2006). В этом случае деактивируйте в опции «Автотекст» контрольное окошечко «Оставшаяся часть слова».
Это можно оставить. Весьма практичной является функция «Исправлять две прописные буквы в начале слова». Например, такое обозначение электронной почты, как Email, является неправильным (согласно словарю, следует писать E-mail). Кроме того, вам поможет комбинация клавиш Ctrl+Z («Отмена предыдущего действия»): например, если название фирмы MTouristik автокорректор преобразует в Mtouristik. Если вы сразу же нажмете комбинацию Ctrl+Z, текстовый редактор восстановит прежнее название, и таким оно будет и дальше. Благодаря этой комбинации клавиш вы сможете сделать недействительными и все остальные мешающие вам автоматические функции.
Комбинации клавиш для Microsoft Word.
Знание некоторых хитростей поможет вам значительно упростить работу с текстом. Следующие вспомогательные клавиатурные сочетания включают в себя клавишу Shift, которая расположена над клавишей Ctrl и имеет значок стрелки, указывающей вверх.
• Shift-F5. Курсор возвращается к последнему месту в тексте, над которым вы работали. Это необычайно практично при работе с объемными текстами!
• Shift-F3. Пишет слово с большой буквы: вместо слова «трюк» будет «Трюк». А если еще раз нажать, то все слово будет написано большими буквами — «ТРЮК». Настоящее упрощение!
• Ctrl-F3. Выделите в прежнем тексте предложение или абзац и нажмите данное сочетание клавиш. Это действие вы можете последовательно повторять несколько раз. Текстовый редактор собирает все выделенные отрывки в специальном накопителе памяти. При нажатии комбинации Shift-Ctrl-F3 вы можете перенести их на другое место или дополнить ими новый текст. Благодаря этой замечательной функции можно, например, по-новому представить старые выступления. Однако внимание: текстовый редактор удаляет все выделенные места из прежнего текста, чтобы не хранить дублирующей информации.
5
Если какие-то из последующих советов не подходят вам, вероятно, у вас стоит иная версия программы Word, чем у авторов. — Прим. ред.