На фотографии слева одна из сотрудниц заполняет шаблон «Начало совещания» (Meeting Startup Graphic Guide).
На нижней фотографии Сьюзен и Бетси предлагают ключевые элементы истории, которые могут быть занесены в шаблон заранее. Эти элементы послужат основой создания графической истории, с которой начнется встреча.
Активная подготовка
Большое событие всегда требует подготовительной работы. Основная разъяснительная работа проводилась на неформальных встречах. (Какие именно возможности были предоставлены проектной команде, рассказано на следующей странице.) Вот что делали Бетси и Пэм, чтобы получить поддержку:
1. Рассказывали о работе с шаблонами.
2. Показывали образцы визуальных карт историй, созданных в других организациях.
3. Индивидуально встречались с каждым участником.
4. Индивидуально встречались с генеральным директором.
5. Индивидуально встречались с вице-президентами.
6. Провели совместную встречу с участием вице-президентов и генерального директора для презентации идеи.
Ниже перечислены возможности, которые открывает перед вами подготовка к встрече с участием ключевых игроков и которые позволяют извлечь максимум из этого мероприятия.
• Информирование руководителей. При подготовке совещания необходимо ввести руководителей в курс дела, чтобы вовлечь их в процесс и заручиться поддержкой.
• Обстановка. Желательно, чтобы определенная информация все время находилась перед глазами. Плакаты на стенах фокусируют внимание участников на целях и других ключевых моментах.
• Обучение навыкам фасилитации. Привлечение ключевых руководителей к ведению встречи углубляет их понимание, стимулирует вовлеченность и ориентированный на сотрудничество стиль лидерства.
• Обучение, предоставляемое консультантами. Как лидер вы должны уметь работать с консультантами. Привлекайте консультантов только к тем задачам, с которыми не можете справиться сами.
• Стимулирование ориентированной на событие деятельности. Подготовка к совещанию привносит ощущение срочности и заставляет не только заранее продумать многие вопросы, но и ускорить выполнение работы, которая может иметь отношение к этому мероприятию.
Лидеры «обрамляют» возможности
Одна из наиболее важных составляющих работы лидера – «обрамлять» события и возможности. Разумеется, это метафора, взятая из мира живописи. Так же как рама придает картине целостность и ценность, обрамление организационных событий и процессов играет важную роль. Команда HealthEast сделала это на отлично. Вы можете включить такую практику в свой инструментарий.
1. Генеральный директор. Тим Хансон открыл встречу и высказал свою поддержку новым методам.
2. Руководитель по развитию лидерства. Бетси была настоящим лидером, и проекты под ее руководством приносили ощутимые результаты. Она рассказала о существующем положении дел и о том, какая работа уже проделана за рамками этой встречи.
3. Заместитель главврача по качеству медицинской помощи. Как главная заинтересованная сторона и ключевой член проектной команды Крейг Свендсен рассказал о целях и планируемых результатах встречи.
4. Главный врач. Поддержка со стороны Боба Бека имела критическое значение, поскольку сигнализировала о том, что в процесс будут вовлечены врачи и медсестры. Боб представил меня как фасилитатора встречи. Так как Боб входил в проектную команду, он уже имел представление о том, как будет проходить встреча и что от нее можно ожидать.
5. Фасилитатор. Я помогал проведению встречи. Одно из преимуществ назначения на эту роль постороннего человека состоит в том, что все знали, что моя задача – успешно провести встречу, поэтому можно положиться на мою непредвзятость. Рассматривая меня как чисто технического посредника, участники чувствовали себя ключевыми игроками мероприятия.
Когда вы привлекаете консультанта со стороны, очень важно правильно и точно проинформировать участников о целях и планируемых результатах встречи. Лучше, если вы расскажете об этом сами или это сделает кто-то из ключевых участников.