Процесс в высшей степени воодушевлял. Когда все идеи были зафиксированы, мы посчитали их количество. И каждый получил возможность проголосовать за треть наиболее понравившихся ему идей. Мы попросили, используя маркеры, отметить точками лучшие на их взгляд идеи. Через 15 минут выявились фавориты. Идеи, набравшие наибольшее количество голосов, были обведены яркими кругами, что выделяло их визуально. Такой процесс позволяет одновременно воздать должное индивидуальным идеям и коллективному мнению, а облечение идей в визуальную форму и их фиксация на бумаге придает ему значимость. Голосование точками – замечательный способ вовлечь в работу каждого участника встречи, к тому же он дает возможность увидеть, что люди считают наиболее важным. Генеральному директору Тиму Хансону, желавшему узнать мнение всех ключевых фигур в организации, стало ясно, что нужно заново продумать подход к управлению качеством и разработать детальный план действий.
Выше приведено несколько эскизов графических метафор, которые были предложены группой как основа для сведения воедино всех элементов видения. Одни участники хотели сосредоточить картину вокруг абстрактной команды; другие предложили образ семьи; третьи – метафору путешествия; четвертые – образ спирали. Каждый участник проголосовал за три наиболее понравившиеся ему. Две метафоры, набравшие наибольшее число голосов, должны были быть рассмотрены на следующий день на встрече команды по управлению проектом.
Один из важнейших инструментов – специальным образом организованные пространства для проведения «визуальных» совещаний (эта тема разбирается в главе 10). Превосходный пример такого помещения вы видите на фотографии. На стенах остались висеть панно и фрески, созданные на совещании днем раньше. Плакаты позволяют сделать любое помещение пространством для «визуальных» совещаний. На деле нет лучшего средства для панорамной визуализации, чем большие листы бумаги и маркеры.
Встреча проектной команды «Путешествие к качеству»
На следующий день проектная команда (см. фотографии) встретилась, чтобы проработать предложенные идеи и решить, что именно должно войти в окончательную версию карты «Путешествие к качеству». Работа позволила проектной группе узнать, что больше всего интересовало и волновало людей. Кроме того, хорошо зная организацию, члены команды могли понять, кто из ключевых фигур в организации готов двигаться вперед, а кто сопротивляется переменам. Все эти наблюдения стали предметом обсуждения на встрече проектной команды.
Эта встреча была далеко не последней. Обсуждение предварительных вариантов карты продолжалось, и члены команды еще не раз встречались, чтобы внести в нее изменения с учетом полученной обратной связи.
Схема выглядит довольно организованной, хотя и является побочным продуктом целого дня интенсивного обсуждения. История о собрании руководства HealthEast иллюстрирует несколько моментов по управлению этим процессом, которые должен знать руководитель-визуализатор:
1. Используйте метафоры для поддержания системного мышления. Необходимость придумать объединяющую метафору заставила каждого руководителя представить организацию как цельную систему.
2. Маркируйте ключевые истории. Записи на стикерах могут стать основными тезисами историй, которые руководители будут распространять. На совещании руководителей HealthEast все понимали, что реальные изменения начнутся только в том случае, если лидеры возьмут на себя процесс коммуникации и будут завоевывать поддержку сотрудников, опираясь на единое понимание и общий язык.
3. Используйте подгруппы. На таких собраниях сотрудников можно объединить в группы, которые будут заниматься какой-то частью большой идеи; затем им нужно будет поделиться с другими командами своими находками и инициировать их обсуждение.