Тщательно подбирались и командные кадры. Полковник Вайцеховский лично беседовал с каждым командиром. Сам он прошел суровую боевую школу. В годы гражданской войны в рядах Красной Армии сражался на Урале, под Царицыном, в Закавказье и Средней Азии. Командовал полком, бригадой, сводными отрядами, был несколько раз ранен, награжден двумя орденами Красного Знамени.
Под стать командиру был и начальник штаба полка, герой гражданской войны, бывший начальник отдела боевой подготовки областного Осоавиахима капитан А. Т. Худяков.
До этих дней Вайцеховский и Худяков не были лично знакомы. Но вскоре выяснилось, что на дорогах гражданской войны пути их то и дело скрещивались, их биографии и судьбы были во многом схожими. Михаил Емельянович родился в 1896 году, Александр Тимофеевич — в 1897-м. В первую мировую войну оба были прапорщиками. Добровольно вступили в Красную Армию, мужественно защищали Советскую власть и одним приказом Реввоенсовета Республики 17 октября 1923 года награждены орденами Красного Знамени за героизм, проявленный в боях на Кавказе. В конце 1923 года А. Т. Худяков сформировал 4-й Азербайджанский полк, а через несколько месяцев, когда он заболел тропической малярией, этим полком стал командовать М. Е. Вайцеховский. Много лет спустя, когда над Родиной снова нависла угроза, пути боевых командиров сошлись в Воронежском добровольческом коммунистическом полку.
Формирование полка проходило в Первомайском саду. Сюда приходили коммунисты и комсомольцы, получившие в райкомах партии путевки в формирующийся полк. Штатное расписание не позволило зачислить в полк всех желающих, многим пришлось отказать.
Лучшие кадры отдавал город своему полку. Приходили люди самых различных профессий и возрастов — от 18 до 50 лет: рабочие и артисты, студенты и преподаватели, железнодорожники и шоферы, служащие различных учреждений и партийные работники. Некоторые из них участвовали в гражданской войне, некоторые — в боях на Хасане, Халхин-Голе, Карельском перешейке. Были люди, отслужившие срок в кадрах Красной Армии, и юноши, никогда не державшие в руках винтовку. Всего Воронеж направил в полк 3345 человек, из них — 3045 коммунистов. Около 300 человек, главным образом специалистов и командиров, послали Воронежский облвоенкомат и Тамбовское пехотное училище. Полк вобрал в себя все лучшее, что было в дивизии народного ополчения.
В приказе № 1 по полку от 21 августа 1941 года говорилось:
«Полк оправдает то огромное доверие, которое на него возлагает партия, Советское правительство, рабочие, служащие и общественные организации г. Воронежа, передавшие в состав полка лучших своих товарищей.
Полк должен в совершенстве овладеть боевой подготовкой и будет в бою крепкой и бесстрашной частью героической Красной Армии».
Местом дислокации полка были определены поселки Сомов и Сосновка. Здесь на поляне соснового бора и состоялось первое полковое партийное собрание. На нем присутствовали секретари Воронежского обкома партии В. Д. Никитин и А. М. Некрасов. Обсуждался вопрос «О задачах партийной организации по обеспечению успешной боевой подготовки полка». Коммунисты решили в кратчайший срок овладеть военным делом.
Началась упорная боевая учеба. Пехотинцы изучали тактику ведения боя, саперы ремонтировали дороги и наводили мосты, артиллеристы и минометчики учились разить врага своим оружием.
13 сентября в Воронеж прибыла для пополнения наша 100-я ордена Ленина стрелковая дивизия, и тогда-то полк в полном составе был включен в ее ряды и стал называться 4-м Воронежским стрелковым полком. Четвертым потому, что в дивизии уже было три полка. Воронежский оказался сверхштатным. Этого удалось добиться секретарю обкома Никитину. Впоследствии по этой причине часто возникали недоразумения при переходе дивизии из одной армии в другую. Мне не раз приходилось разъяснять, почему наше соединение имеет одним стрелковым полком больше, чем все остальные дивизии Красной Армии.
15 сентября немецкие 1-я и 2-я танковые группы, наступавшие навстречу друг другу, соединились в районе Лохвицы. В результате войска четырех армий Юго-Западного фронта оказались в окружении. Советское командование предприняло попытки деблокировать их. В окрестностях Лебедина создавалась ударная группировка для наступления в направлении Ромны выходящим из окружения частям.