Просто просите у устроителей время ближе к перерыву, просто будьте «скромными» (устроители обычно любят скромных просителей), просто приближайтесь к выполнению ваших задач.
Правда, придётся рассчитывать на то, что цейтнот никто не отменяет (уж очень маститые выступающие «пролетают» во временем, но попробуйте-ка остановить привыкшего учить профессора!), и может случиться так, что вместо отведённых 30 минут для выступления будет выделено только двадцать, а то и пятнадцать. Но это уже — «издержки производства».
План действий
Если говорить о коллективном мероприятии в целом, то нужно чётко понимать происходящее в зале и в холле. Нужно представлять действия участников, действия выступающих, действия медпреда. Этот план должен отвечать на вопросы: «кто, когда и что будет делать?».
Вернёмся к примеру общебольничной конференции, которая длится 1,5 часа и разбита на три выступления по 30 минут.
План действий — это прописанный вариант действий приглашённых. Врачи начинают собираться, усаживаться, здороваются между собой, разговаривают. По этой причине из первых 30 минут можно смело вычесть 5-7 минут. Пока общение аудитории между собой не прекратилось, привлечь внимание участников будет невообразимо сложно. Надо пометить эту потерю времени в плане! Если среди участников есть знакомые медпреду врачи или выступающие, медпреду можно присоединиться к дискуссии или попросить знакомых представить коллег и представителя друг другу. Это позволит стать приметным ещё до выступления. И этот пункт надо занести в план, но уже как действие рэпа.
Нужно представлять все действия людей на каждом этапе собрания, чтобы понимать сущность происходящего и оценивать, как происходящее можно повернуть на пользу компании или представителю, как лично медпред будет участвовать в происходящем.
В плане действий медпреда обязательно должен быть отражён такой момент, как поиск союзников. Союзники это те люди, у которых в начальный момент выступления и в момент ответов на вопросы медицинский представитель может найти эмоциональную поддержку. Союзником может быть знакомый доктор или другой выступающий. Союзником может стать новый знакомый, искренне готовый слушать медпреда и заинтересованный в теме презентации рэпа. Отличным союзником становятся представители организаторов, сидящие в первых рядах и ждущие своего момента. Особенно важными союзниками, которые не просто поддержат в сложный момент, но и защитят медпреда, могут (или даже должны) быть официальные лица мероприятия, например кто-то из президиума: ведущий конференции, главный врач, лидер мнений и т.д.. Именно таких союзников медпреду нужно искать в первую очередь, до начала выступлений.
Найдите докладчика, интересного вам и интересующегося вами и вашей компании. Сделайте его союзником, задайте ему вопросы по теме его доклада, поддержите эмоционально. Человек обязательно ответит вам тем же, когда вы окажетесь в сложном положении.
Если докладчик пришёл с командой поддержки из 2 - 3 человек, то обработать его до выступления будет весьма непросто. Если же докладчик пришёл один (или если он перед началом конференции средней длины, на которой медпред — как было написано выше — должен присутствовать с самого начала, стоит один в кулуарах, за кулисами, рядом со столом для президиума), то почему бы не подойти к нему и не задать свои вопросы. И эту модель поведения, как и возможные вопросы, нужно записать в план действий. Где взять вопросы? Достаточно просто заглянуть в план мероприятия — именно там будет отражена тема выступления потенциального союзника. Кстати, очень помогает налаживать связи и искать союзников Интернет: перед важным выступлением надо найти фотографии всех важных выступающих, запомнить их имена и отчества. Это позволит медпреду не задавать себе и устроителям вопрос: «А кто это???».
План времени
Время на коллективном выступлении — фактор, одинаково хорошо играющий за и против выступающего. Ещё раз надо напомнить, что времени не хватает всегда. И если в ординаторской заинтересованные врачи с удовольствием дадут медпреду ещё 510 минут для того, чтобы закончить общение, то в большом зале такой форы скорее всего не будет.