Как только медицинский представитель получит интересные для себя контакты, ему сразу необходимо отфильтровать их и поделить на две большие группы:
1) важные;
2) остальные.
Работа «по важнякам»...
Обычно первая группа «важные» составляет 15 - 20% от всей аудитории, что является очень хорошим показателем дл аудитории в 100 и больше человек. Иногда этот процент может составлять меньше 15, но такая отдача тоже считается вполне приемлемой. Плохо, когда заинтересованных людей, ищущих контакта с докладчиком, вообще нет.
К важной группе относятся устроители мероприятия в случаях, когда организация лежит не на компании, в которой работает рэп. Если медпред организует данное мероприятие в рамках работы в компании, то в эту группу войдут специалисты, сидящие в президиуме — opinion-leader's, руководители Ассоциаций или руководители профессиональных сообществ, выступающие, главный врач, заместитель главного врача по хирургии, терапии и т. д.
Также в первую группу входят слушатели, заинтересовавшиеся выступлением — те, кто задавал вопросы, кто подошёл к выступающему после его приглашения, те, кто оставил свои контакты в обмен на презентацию, слайды, диски. Эти люди для медицинского представителя должны быть интересны: они своими действиями показали, что готовы идти навстречу, готовы работать.
В число важных можно отнести людей, интересных выступающему. Например, недоступного в обычных условиях лидера мнений, с которым спикер не знаком. Использовать коллективное мероприятие для новых знакомств очень выгодно и полезно, так как на них даже самые недоступные люди в большей степени расположены к общению. Той заинтересованной части аудитории, которая составляет 15 - 20% от общего числа посетителей в зале, медицинский представитель должен позвонить или написать в течение недели после окончания коллективного мероприятия. Если мероприятие проходит с понедельника по пятницу, то со следующего понедельника их нужно начинать обзванивать. Если дозвониться не получилось, то следует написать на адрес электронной почты. Естественная задача медицинского представителя во время звонка или письма — назначение встречи.
При использовании электронной почты рассылка должна быть индивидуальной. Каждое письмо обязательно нужно начинать со слов благодарности. Например: «Уважаемый, Иван Иванович, благодарим Вас за участие в конференции. Напоминаем, что мы делали доклад на тему: «...». Мы пообещали передать Вам диск с записью презентации. Нам было бы интересно встретиться с Вами, чтобы передать Вам обещанный подарок и поговорить на тему: «...». Давайте договоримся, в какое время и в каком месте Вам будет удобно встретиться».
Если на выступлении были врачи, на вопросы которых медицинский представитель по объективным причинам не смог ответить, он обязательно должен ответить на них либо позвонив, либо выслав ответ на электронную почту всех людей, контакты которых были собраны на мероприятии. В письме перед просьбой о встречи нужно добавить: «Иван Иванович Петров во время конференции задал интересный вопрос., на который я не смог ответить, так как не имел достаточных данных. Теперь данные собраны, и ответить на вопрос можно следующим образом:.» и написать ответ на вопрос в 3 - 4 абзаца. После чего можно написать предложение о встрече. Можно попросить кинуть смс на телефон, а потом самому перезвонить.
В последние 4 - 5 лет среднее количество записываемых контактов за выставку класса «Здравоохранение» остаётся достаточно высоким — от 150 до 200 человек. Всё это увеличивает базу контактов компании. Но к сожалению, зачастую увеличение базы во многих компаниях не соответствует количеству собранных контактов. Контактов собирается много, а клиентами становится очень мало посетителей выставок. Практика показывает, что с контактами, полученными на выставках и других коллективных мероприятиях, медпреды и менеджеры по поставкам продукции не дорабатывают, упуская хорошие возможности повысить реализацию своей продукции.
Остатки сладки?
Вторая группа более разнородная по своей заинтересованности в общении с медпредом. Часть группы с удовольствием получит от медпреда какую-то интересную для себя информацию. Другая (большая) часть так и останется нетронутой и активно работать с такими докторами чаще всего не получается.