— Да — Нет
Занесите ответы, соответствующие каждому виду деятельности, в отдельную колонку.
2. Определите общую продолжительность работы соответствующего дня (ƩПД).
3. Сосчитайте по каждой колонке продолжительность работ, по которым вы дали ответ «нет» (ƩАн, ƩБн, ƩВн, ƩГН).
4. Проведите расчеты по следующим соотношениям:
а) ƩАн/ƩПд * 100%
Если окажется, что более чем на 10% ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);
б) ƩБн/Ʃпд * 100%.
Если в более чем 10% случаев расход времени был слишком велик, то вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п. — см. гл. 2 и 4);
в) ƩВн/ƩПд * 100%
Если в более чем 10% случаев исполнение было нецелесообразным, то вам необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации (см. гл. 4 и 6);
г) ƩГ/ƩПд * 100%
Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т.п. — см. гл. 4 и 5).
Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту!
Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект!
- Обработка данных формуляра «Анализ помех».
Попытайтесь определить факторы, отвлекающие вас, и причины «помех».
Вопросы для обработки данных:
- какие «помехи» по вашей оценке были наиболее дорогостоящими?
- какие телефонные звонки оказались бесполезными?
- какие посещения были ненужными?
- какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?
- какие посещения могли бы быть короче или эффективнее?
- кто наиболее часто и без пользы отвлекал вас от дел? какие срочные меры вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к вам не пять, а один раз в день с «блоком» вопросов?
Предложите сотруднику готовиться к разговору, например с помощью «Плана собеседований» в виде листка-памятки (см. 6.3). Тем самым вы вынудите его настраиваться на четкую постановку вопросов и напомните ему о необходимости иметь при себе соответствующие документы.
Распознайте и определите в деталях с помощью обоих формуляров (анализа видов деятельности и расхода времени и анализа «дневных помех») критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки вашего стиля. С помощью следующей самоанкеты из 50 пунктов проанализируйте практиковавшийся вами до сих пор рабочий стиль и определите, в каких сферах вы теряете время.
| Потери времени при постановке цели | Да | Нет |
|---|---|---|
| 1. Имею ли я систематический обзор всех задач, которые возникают в сфере моей деятельности? | ||
| 2. Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы с функционированием всего предприятия? | ||
| 3. Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел? | ||
| 4. Занимаюсь ли я слишком многими различными проблемами и делами? | ||
| 5. Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей (целеориентированный менеджмент)? | ||
| 6. Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки? |
| Потери времени при планировании | Да | Нет |
|---|---|---|
| 7. Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимого для выполнения предстоящих дел? | ||
| 8. Готов ли я к возможным трудностям (кризисам) при выполнении работы? | ||
| 9. Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов или помех? | ||
| 10. Принимаю ли я надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы? | ||
| 11. Предпринимаю ли я слишком много деловых визитов или служебных командировок? | ||
| 12. Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени? |