Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Подобный процесс самоменеджмента может быть представлен как своего рода «Круг правил», наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями самоменеджмента.
Во внешнем круге обозначены следующие шесть функций:
1. Постановка цели.
Анализ и формирование личных целей.
2. Планирование.
Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.
3. Принятие решений.
Принятие решений по предстоящим делам.
4. Реализация и организация.
Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.
5. Контроль.
Самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости — корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая функция.
6. Информация и коммуникации.
Вокруг этой функции в известкой мере «вращаются» остальные функции, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента. Отдельные функции не следуют строго одна за другой, как это представлено в нашей модели, а многообразно переплетаются.
Однако дидактическое, построенное по главам изложение материала в данной книге раскрывает относящиеся к каждой из функций самоменеджмента рабочие приемы и методы, а также возможности их применения.
0.4. Назначение данной книги
Будем надеяться, что вы проделали «тест на самоменеджмент», ознакомились с альтернативами и проблемами инвентаризации времени и, возможно, «пробежали» глазами 50 вопросов анкеты «Анализ потерь времени». Результат должен быть таков:
Вы можете основательно улучшить свой самоменеджмент, если захотите!
Большая часть технических приемов и методов, которые мы предлагаем в этой книге, вам уже известна. Новым для вас наверняка будет компактное и систематическое их изложение. Однако проблема всех описываемых рабочих приемов в другом — в последовательном и долговременном их претворении в практику.
| Техника самоменеджмента | ||
|---|---|---|
| Функция-глава | Рабочие приемы, методы | Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет...) |
| 1. Постановка целей | Определение цели, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели. | Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, фиксация сроков и ближайших шагов. |
| 2. Планирование | Годовое планирование, месячное планирование, декадное планирование, планирование дня, принципы временного менеджмента, метод «Альпы», менеджмент с помощью дневника времени. | Подготовка к реализации цели, оптимальное распределение и использование времени, сокращение сроков исполнения. |
| 3. Принятие решений | Установка приоритетов, принцип Парето (соотношение 80:20), АБВ-анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование дел (перепоручение). | Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от «тирании» неотложности, продуктивность трудовых затрат. |
| 4. Реализация и организация | Распорядок дня, график продуктивности, биоритм, самопроявление, дневной рабочий план. | Применение самоменеджмента, концентрация на значительных задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний, становление индивидуального рабочего стиля. |
| 5. Контроль | Контролирование процесса работы (сравнение замысла с результатом), контролирование итогов (контролирование достижения поставленных целей, промежуточных результатов), обзор итогов истекшего дня (самоконтроль). | Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни. |
| 6. Информация и коммуникации | Рациональное чтение, рациональные совещания, рациональное ведение беседы, рациональное использование телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры. | Быстрое чтение, лучшая организация совещаний и конференций, выделение времени для собеседований, отгораживание от возможных помех, меньше отвлечений, меньше «бумажной войны». |